《费用报销办法》

《费用报销办法》报销办法第一章总则第一条目的和原则：进一步加强财务管理，规范报销行为，控制费用支出。第二条适用范围：第三条费用类别（一）差旅费（二）业务招待费（三）通讯费（四）办公费（五）其它费用备注：费用实行预算控制和事前申请相结合的办法据实报销。第四条报销人：谁发生、谁报销，严禁代报。代报冒领：指报销人以他人名义报销或冲销他人借款的行为。处罚：没收或在工资中追扣。第二章费用报销—17— 第五条销层级分类（一）级次划分1.一级：领导2.二级：中层干部3.三级：一般员工（二）地区划分（见附表一）第六条报销费用（一）差旅费出差人员应填写出差申请表（见附表二）。1.交通费（1）市内出差：①一级人员市区出差据实报销交通费用（已享受车贴的人员除外）；②其他人员原则上乘坐公共交通车，事前征得部门负责人同意可报销出租车费。（2）市外出差：工具　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　级次飞机火车长途汽车一级普通舱软卧实报二级普通舱硬卧实报三级硬卧实报备注：三级人员自愿乘坐飞机，按硬卧标准报销；特殊情况经分管院领导批准，可据实报销。2.住宿费—17— （1）出差或外出开会、培训等，对方已安排住宿的，不再报销住宿费。（2）报销住宿费必须附正式的住宿发票限额据实报销，超过规定住宿费标准的，超过部分不予报销。（3）出差期间借宿在亲戚、朋友家，未发生住宿费用的，可按规定标准的50%凭财务认可的票据予以补贴。（4）市外住宿费报销标准（单位：元/人/天）级次一类地区二类地区三类地区四类地区一级二级三级注：①应优先选择经济型酒店。原则上不得住宿四星级及其以上的高档饭店（宾馆），不得住宿豪华房间。多人出差入住标准间。单人出差或男、女出差人员为单数，其单个人员可入住单间或标准间。②地区类名单见附件3.电话费员工市外出差长途电话费补贴标准10元/天（含漫游）。已享受通讯费补贴的员工除外。4.生活补贴—17— （1）出差生活补贴报销标准：员工市区外出差生活补贴标准不分职位级别，重庆市区外国内各地区出差生活补贴标准按40元/人/天计算，重庆郊县出差生活补贴标准按30元/人/天计算。（2）外出开会、培训等，接待单位已经安排生活的，不报销生活补助。（3）出差期间生活补助天数实行“算头不算尾”法计算报销。（二）业务招待费用1.业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的餐费、礼品费等。2.业务招待费的开支实行事前申报审批制度。由经办人事前填写《接待计划申请表》（见附表三），经上级领导审批同意后，方可进行。如果有临时性应酬，应事前电话请示上级领导同意，事后必须补办《接待计划申请表》。接待任务完成后到财务处进行费用报销时须附《接待计划申请表》。接待任务完成后及时到财务部进行费用报销，报销时须附合法发票、与报销金额相对应的消费清单（点菜单或有消费明细的收银条等）、《接待计划申请表》等。无《接待计划申请表》和合法发票、发票项目与消费清单不符的财务部门有权拒绝报销。(见附表三：《接待计划申请单》)3.业务招待费实行预算定额管理，部门招待费定额按学院—17— 每年公布的标准执行。招待费定额根据招待对像确定招待标准。业务招待费的管理部门为学院办公室。4.其他人员未经授权不得办理。（三）通讯费1.通讯费指因工作需要产生的座机电话费、手机话费，包括基本收费、本地及长途通话费、漫游费、信息费等。2.按学院每年审批的标准执行。报销说明:（1）通讯费报销额度采取年度审批法，由学院院长负责审批。（2）通讯费报销实行定额内实报实销，非本人真正使用的座机、手机话费一律不予报销；3.通讯费由学院办公室统一进行交纳并报销，对于超过标准的，由财务处统一将超出金额、名单报学院人事处，从当月工资中扣除。（四）办公费用及低值易耗品费用1.办公费用及低值易耗品费用指各种办公家具（不属于固定资产范围类）、办公用品、印刷品、办公设备耗材、零配件、劳保用品、低值易耗品的购置和其他零星办公物料等的采购支出或日常办公耗费。2.办公用品及低值易耗品实行统一采购、按计划领取、集中报销的原则管理。—17— 3.各部门办公费用在学年度开始时由学院统一给定各部门办公费用额度。各系部在学期前提出总需求计划，各职能部门在每月25日前提出次月月度需求计划,报后勤处汇总统计。学院后勤处汇总形成办公用品月度购置计划报经批准后，由采购部统一购置，财务处按规定程序办理借款及报销。学院后勤处负责办公用品发放。4.后勤处每月20日止统计各单位、部门使用办公用品数量、费用，于每月25日前以电子档方式提交各领用部门，各部门单位负责人在接到电子档后进行复核，如有异议，于每月28日前核对完毕后再交财务核算，超过28日无回馈意见的，视为无异议，月底财务处统一核算。（五）其它费用1.租赁费：租房、办公环境绿化、交通车等租赁费由学院办公室统一报销。2.其他部门日常费用由各部门填报，分管院领导审核、涉及费用归口管理部门的，还需要由归口管理部门复核后方可报销。例如：凡涉及人力成本费用的，由经办部门审核后，还需要人事处复核。第三章票据要求第七条所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据、机打票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票—17— 据，票据的付款单位、或购买单位需填写为重庆正大软件职业技术学院，收据（财政票据除外）及白条不予报销；公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。票据的合规性、合法性见原始凭证的基本规范及要求。原始凭证的基本要求：（一）原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；相关责任人员的签章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。（二）从外单位取得的原始凭证，必须按照有关规定加盖有填制单位相应的公章（发票类凭证公章指财务专用章）。从境外取得的原始凭证，遵从国际惯例。从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签章。自制原始凭证必须有经办单位负责人或者其指定的人员签章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章（发票类凭证公章指财务专用章）。（三）购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款依据。其他事项的原始凭证，也应当履行经办人、证明人和审批人员的责任手续。（四）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。（五）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以加盖公章（发票类凭证公章指财务专用章）的其中一联作为—17— 报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写（发票和收据本身具备复写纸功能的除外），并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。（六）增值税发票应实行机具开票。发生销货退回的，必须有退货验收证明；已开具发票的，必须将原发票作废或开具（红字）发票。退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。（七）职工因公借款的凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据，不得退还原借款收据。（八）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证的附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号或附批准文件复印件。（九）原始凭证不得涂改、挖补、刮擦、使用药水消除等。发现原始凭证有错误的，应当按照以下规定办理：凡是金额有误的原始凭证，必须重新填写；文字和数量错误的，可以由开出单位更正，更正处应当加盖开出单位相应的公章（发票类凭证公章指财务专用章）。（十）财务部门受理原始凭证后，应根据情况及时加盖“现金收讫”、“现金付讫”、“转讫”、“附件”、“作废”等印章。（十一）原始凭证中涉及附件的，应当确定其附件是否符—17— 合认定标准。原始凭证的附件是指对原始凭证作进一步佐证、说明、细化的证明文件。单位在填制原始凭证的附件张数时，应当以符合原始凭证附件的证明文件为统计依据。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签章、被分割凭证的名称及号码、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。第八条原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧贴单据顶界和左界从左往右、从下往上均匀粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分页粘贴，不得竖向粘贴。第九条原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通讯票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。第十条所有票据，报销人须在原始凭证摘要栏处注明票据开支的用途。项目人员发生的费用须在报销凭证上注明项目编号、项目名称。填制原始凭证，字迹必须清晰、工整，并符合下列要求：（一）填制原始凭证使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（复写的凭证除外）或者铅笔书写。—17— （二）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写，合计金额前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。（三）所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者划符号“——”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“——”代替。（四）汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用〇、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。（五）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。（六）阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。—17— 第十一条不符合上述规定要求的报销单据，财务处有权退回，要求报销人重新整理填报。第四章借款、费用报销和付款审签流程第十二条借款、费用报销和付款报销流程（一）借款、费用报销和付款流程原则1.借款、费用报销和付款流程按预算计划的原则来办理，对于确实需要增加的预算外项目发生的相关支出，经预算调整审批后纳入预算内，并相应调整原预算，借款和报销流程按预算内执行。未及时办理预算的，按预算外支付流程进行支付。2.借款、付款和报销流程原则上按以下流程进行：（1）借款、费用报销流程：见附件四《借款/费用报销流程图》经办人及部门负责人→业务分管领导→费用归口管理部门→资金计划处→财务处→审计处→董事长。未涉及到的环节不审签。对于日常的水电费、通讯费报销，可不需归口管理部门会签。计划外的还须经资金计划处审批、总额5000元以上的费用支出及预算外支出须经审计处、财务分管院领导审批；奖金等非常规性支出视具体情报董事长审批。（2）付款流程：见附件五付款单经办人及部门负责人→费用归口管理部门→分管领导→财务处→审计处→董事长。未涉及到的环节不审签。—17— 月度资金计划外的，须由资金计划处审批；金额在5000元及预算外支出的，须由审计处审批；金额1万及以上或预算外支出须财务分管院长审批；总额10万元以上或预算外支出的，须经董事长审批。第五章借款、费用报销和付款时间第十三条借款、费用报销和付款时间要求（一）对于借支，要求在业务完成或票据取得的5个工作日内进行核销，当年12月28日前所有借支全部进行清理完毕，业务完成的进行票据核销，业务未发生的归还借支，业务未完成的，不能归还借支的，进行手续上核销。（二）对于费用类报销，在当年12月28日前全部完善报销手续，并交财务处。（三）费用报销和付款时间：每周星期三、星期四(每月最后一天，12月29-31日为财务结帐日，不进行货币资金支付)。支付的时间：星期三、星期四早上10：30—12:00下午1:30---4：30第十四条如遇特殊情况需其他时段处理的，需经财务处负责人同意。第六章其他说明第十五条惩罚性条款：弄虚作假、虚报费用、虚构业务—17— 报销费用等行为者，一经核实，除收缴所报费用金额外，处以5000元以上罚款并开除，情节严重者送司法机关追究法律责任；对于参与或听任弄虚作假、虚报费用、虚构业务报销行为的审批签字人给予5000元罚款并给予行政撤职处分或辞退。第十六条财务处在执行以上制度过程中，如有听任弄虚作假、虚报费用、违反制度报销的情况，对当事人处以5000元以上罚款并开除；对存在明显过失的人员，处以2000元罚款。第十七条财务处应根据国家有关法规和公司规定，以及合同、协议、董事长及院长批示的报告进行审核，对手续不完整的要求报销人补充完整。有权拒绝报销任何不合规、不真实、不可靠的费用并收缴销毁违法单据。第十八条对各项报销凭证，财务处长可再次审查，对可疑经济业务提出询问，杜绝不合理、不合规、不合法的报销凭证。第十九条出纳应对已按规定程序审批的报销凭证，进行最后一次全面审核，对不符合有关规定的凭证应予以拒绝。第二十条费用报销人员应于业务发生后10个工作日内（出差人员回学院后10个工作日内）至财务处报销，对于有借支的，应于年终结账前全部进行归还；否则于次月发放工资时从工资中扣除，并对未扣除部份每延期一天，按报销金额的1%处以罚款。第二十一条本制度自公布之日起即日实施，原费用报销制度作废。—17— 第二十二条本制度由财务处负责解释、修改。附表一：费用报销地区级次划分表—17— 市区市外一类地区二类地区三类地区四类地区指重庆市主城九区，包括：渝中区、南岸区、沙坪坝区、九龙坡区、大渡口区、江北区、巴南区、渝北区、北碚区北京、上海、天津、广州、深圳各省省会、大庆、青岛、宁波、温州、无锡、苏州、常州、厦门、汕头、东莞、珠海、张家港其他各地级市和县城重庆市郊县附表二：出差申请表—17— 申请人姓名：部门：身份证号码：出差时间：出差地点：出差任务或内容：出差费用信息费用项目交通费补助通讯费招待费其它合计预计金额申请借款否?借款金额:小写:大写:出差服务信息起程订票种类:飞机:□火车:□汽车:□班(车)次________时间__________地点_______起止地:从______经______到____起程时间:___________________返程订票种类:飞机:□火车:□汽车:□班(车)次________时间__________地点______起止地:从______经______到____返程时间:____________________是否接机(车):是否预定住宿:出差地联系人:注意事项:出差审批信息部门负责人:业务分管领导:财务分管:备注：１.员工出差应事先填制本表申请；２.本表作为借支差旅费和报销差旅费的依据。附表三：接待计划申请表—17— 申请人部门或单位：申请人：招待事由：主要招待对象信息姓名单位职务备注招待共计_________________人招待费用计划费用项目住宿费餐饮娱乐观赏礼品合计计划金额招待计划:住宿地点:住宿天数:餐饮地点(可变):日程安排:审批信息部门负责人:党政办主任核定接待标准：业务分管领导:备注:接待支出须事前填表申请。附件四：借支/费用报销流程图—17— 按要求填写借款单/费用报销单YESNO直接领导/部门负责人/分管领导审核(真实性、合理性、必要性)YESNO费用归口管理部门（复核）YESNO资金计划处审核（计划外安排）YESNO财务审核（合规性、金额是否预算内）　YESNO审计处审核（5000元以上及预算外）　YESNO董事长批准（2万元以上及预算外）YESNO出纳付款—17—