财务报销制度及报销流程

财务报销制度及报销流程　第一部分总则第一条目的：为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。　第二条范围：本制度适用公司全体员工。第三条参考文献：《中华人名共和国会计法》第四条内容：关于费用报销的一些操作规定为了明确公司财务管理级次，提高公司工作效率，落实各部门和各级管理责任人的责、权利关系，现结合公司的实际制订本财务文本。一、费用报销制度：(1）报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度)，且发票背面有经办人签名。　　(2)填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。　　(3)按规定的审批程序报批。　　(4)报销或借款2000元（含2000元）以上需提前一天通知财务部以便备款。 二、费用报销流程：（1）费用报销人报销申请（填制费用报销单，要求书面干净，金额大小写一致，不得涂改），打印费用明细并将费用原始单据粘贴于费用报销单后；（2）报销人部门负责人（或上级主管）确认签字；（3）公司总经理（或委托授权人）审批（侧重真实、合理性等方面负全责）；（4）财务人员复核并履行付款。上述流程为公司各项费用报销的既定程序，以后各项事务的报销均需要遵照上述流程操作，否则财务部有关人员有权拒绝付款。三、费用单据要求：为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务人员负责把控落实，以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字，四、单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。五、报销或单据传递时效要求：财务人员根据财务作帐的及时性、配比性要求掌握好各项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作，当月发生当月取得并当月报销（特殊情况除外），逾期不再处理。 六、费用报销的其他规定：公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条（特殊情况下可使用，但须征得各级主管同意并签字确认）或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也必须由总经理和上级主管的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。七、预借款的操作要求：公司员工因工作需要事前预借款的，必须填写借款单或支票使用申请单，写清借款原因、预计的金额和还款日期，财务人员严格控制现金的使用。借款单要由部门负责人、行政主管或总经理签字后财务人员才能放款。在预定还款日期到期后不能还款或报销的从有关人员的工资中扣除。具体借支管理规定及借支流程如下：（一）借款管理规定　　（1）公司发生预借款的情况下（如业务费、招待费、周转金等），借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。　　(2)各项借款金额超过2000元（含2000元）应提前一天通知财务部备款。(二)借款销账规定：(1)借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经按照费用报销流程取得上级批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。　　(3)借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 　（三）借款流程　（1）借款人按规定填写借款申请单，并注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金；　　(2)借款人部门负责人签字确认；（3）总经理审批认可。　　(4)财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。第五条交通费报销制度及流程(一)费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政主管同意后可以乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。　　(二)报销流程　　（1）员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。　　（2）审批:按日常费用审批程序审批。　　（3）员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。　　第六条固定资产、低值易耗品，节假日职工福利等报销制度及流程　　（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。 　　（二）报销流程（1）购置申请:公司行政部每季度根据需求实际情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单。　　（2）报销程序：报销人先填写费用报销单(附原始单据)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。（3）费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。　　第七条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程　　（一）费用标准　　（1）招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。　　（2）培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门或行政部统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。　　（3）资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。　　（4）其他费用：根据实际需要据实支付。　　(二)报销流程： 　　（1）招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。　　（2）培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。　　（3）资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。　　（4）其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。　　　第八条工薪福利核算准则及支付流程(一)工薪福利核算准则：（1）员工底薪按每月各自天数计算日工资；（2）当月办理离职的员工，没有实现公司核定工作目标的（群人数、电话量、意向客户量、工作差错、个人招聘量、定金客户续费率等），办理离职手续时根据完成情况可扣发部分或全部当月底薪；员工离职，工资各月发放（如8月份离职则工资10月份发放）（3）工资发放时间规定：工资计算期间从每月1日起至本月最后1日，并于次月20日前支付工资；若工资支付日适逢休假日，则提前一天发放，若遇连续休假日，则应于休假日前支付。(二)工薪支付流程：（1）次月5号前由行政部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款）转交财务部；（2）总经理提供职工月度奖金分配表； （3）财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表并编制成工资条；（4）次月20号财务部把工资条发放到职工手中；（5)职工核对无误后，到财务处领取工资并签字确认。第九条其他专项支出报销制度及流程　　(一)费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。　　(二)费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。　　(三)财务报销流程　　（1）审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。　　（2）签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。（四）付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款； （4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。第十条报销时间的具体规定　为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：　　（一）财务报销：公司财务部每周六为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。（二）借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。公司各阶层人员，在上述规范中操作失当，给公司带来损失风险的，根据情节大小由总经理办公室负责责任追究，讨论决定。第二部分附则1.流程图2.1.见附表12.附表2.2.1.费用报销单见附表22.2.2.报销单据粘贴单见附表32.2.3．领（借）款申请单见附表4 附表1报销人填写“报销单”取得各种发票财务记账是是领款人填写“借款单”是批准了吗？财务核算借款金额是同意吗？否否财务记账到出纳领款按授权得到适当批准修改申请部门负责人审核”修改预算表和“借款单”修改预算表和“借款单”提交预算表是是是是否是否是否是从工资中扣除超期借款跟踪职工还款及报销通知到借款员工及其部门经理准备职工借款明细表财务审核更改出纳处领款通过？批准了吗？获得适当的批准同意吗？直接主管审核 附表2费用报销单报销部门：年月日填单据及附件共页用途金额（元）备注领导审批合计金额大写：万仟佰拾元角分原借款元应退余款元会计主管复核出纳报销人领款人附表3报销单据粘贴单日期：年月日部门报销人报销事由批准人：单据张合计金额元其他车费票火车票飞机票旅住宿费其他补贴 附表4领（借）款申请单科目：年月日编号：原因或用途金额（大写）￥主管批示财会意见单位负责人签章申请人年月日