费用报销制度

成都**文化传播有限公司文件编号：**-CW-2013-001费用报销制度（暂行）制定审批第一章：总则第一条为了规范公司费用报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、通讯费、招聘费、培训费、会议费等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条本制度适用公司所有人员。  第二章：费用报销基本制度及基本流程第四条报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)。第五条费用报销单填写及票据粘贴要求：一、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；二、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；三、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；四、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；五、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；六、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；七、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；八、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；九、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；十、出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认；第六条单笔报销总额超过2000元，需要提前3天通知财务备款。共6页，第6页 第七条：费用报销基本流程：   经办人领款签字出纳审核并付款公司负责人审批会计审核报销凭证经办人填写报销单部门负责人审批签字第八条：差旅费报销一、因公出差的办理程序1、因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单”，由部门负责人批准，公司负责人审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。3、凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。4、出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。5、出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“费用报销单”，后附“出差申请单”，执行费用报销流程。二、差旅费补助报销标准职  务区域住宿费伙食补助交通补助交通工具一般员工省内000元/天00元/天00元/天汽车省外火车或飞机部门经理省内000元/天00元/天00元汽车省外火车或飞机总经理（副总）省内000元/天00元/天00元汽车省外火车或飞机注：原则上出差地距离成都600公里以内，交通工具以乘坐火车或汽车为最佳；出差地超过600公里以上的，交通工具可选择飞机。三、差旅费报销注意事项1、出差到经济发达地区（北京、上海、广州、深圳）的，住宿费、伙食补助可上浮30%。共6页，第6页 2、出差期间的住宿费、餐补和交通补助按实际发票结算，超出差旅补助标准的由个人承担，报销时必须提供住宿发票、交通发票（出差当地交通票据）。3、报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点之前出发及15点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。4、出差期间招待客户需要事先经公司负责人同意后方可报销招待费，回来后补办招待申请程序。5、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销差旅补助。6、不同级别的人员一同出差所乘交通工具及住宿可享受最高级别所使用的工具。7、部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经公司负责人批准后方可乘坐飞机。8、到达目的地后，除公司负责人外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。9、上述住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准。      10、出差期间因公招待客人、其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。11、出差期间能在火车上休息的，不享受住宿补助。12、公务及业务活动在大成都区域内的，不享有差旅补贴，凭票只报销区间车费。第九条：办公费报销行政部负责（公司出纳暂负责）办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”，执行公司借款流程。行政部采购专员在借款之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。第十条：业务招待费一、公司级招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。二、部门因公需招待时，应事先申请，经公司负责人批准后方可招待。三、进行招待申请时应填写“业务招待申请单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。四、其它非公招待客人一律由个人承担第十一条：交通费共6页，第6页 原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车。报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。第十二条：通讯费公司办公所用电话费，由行政部（公司出纳）按照实际金额填写费用报销单报销。第十三条：未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由公司财务部上报总经理酌情处理。第三章：报销时间的具体规定第十四条：为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：一、每周星期三下午为财务费用报销时间，由财务部出纳提前预留所支付款项。二、因财务预留备用金为2000元，如借款金额超过2000元，需提前通知财务部。2000元以内借款可随时办理。第四章：借款标准及流程第十五条：借款标准一、员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额。二、试用期员工原则上不允许借款。三、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部出纳处支取现金。四、员工借用公款，需还清之前借款及报销手续，否则不得再借。五、个人非公原因一律不得向公司借支。部门负责人审批签字经办人领取借款出纳审核并付款公司负责人审批会计审批借款人填写借款单六、借款流程第五章：费用审批管理第十六条：费用审批管理共6页，第6页 一、公司负责人在董事会授权内行使审批权。 二、公司所有货币资金支付的审批权限原则上由公司负责人统一审批。三、公司负责人外出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，公司负责人回来后要立即补办批准手续。四、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。五、货币资金支付的批准方式为书面方式。六、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。七、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5—10倍的罚款，情节严重者按法律程序处理。八、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。九、因审核过失造成借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。十、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。十一、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人（副总）、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。第六章：附  则第十七条：本制度经董事会讨论通过并由总经理签字后生效。第十八条：本制度解释权归公司财务部。共6页，第6页 成都********有限公司共6页，第6页