费用报销管理

财务费用报销制度第一部分总则第一条为进一步强化公司财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化和可控性，发挥财务在公司生产经营管理中的作用，以保障提高公司的经济效益，特制定本制度。第二条本制度根据《财经制度》及公司的实际情况，将财务报销分为日常费用报销、工程相关支出及专项支出，以下分别说明各项费用的具体财务报销制度和报销流程。第三条本制度适用公司全体员工。第二部分借款及预付款管理规定第一条个人借款流程及规定借款是指公司员工因公务需要的临时性借款；预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。第二条、借款管理规定（一）、出差借款：出差人员凭审批后的《出差预先审批单》按借款审批流程和审批权限办理借款，出差返冋3个工作日内办理报销还款手续。（二）、日常物资釆购借款：凡涉及公司日常物资采购借款，业务经办人员凭审批后的《物资采购询价比对单》按借款审批流程和审批权限办理借款；公司日常零星物资采购单项业务超过500元以上的支出原则上需以银行转账支付，不得用现金支付。（三）、其他临时借款：凡涉及公司费用性其他支出项目（如日常办公费用、招待费用、车辆费用等），业务经办人员凭审批后的《用款申请单》按借款审批流程和审批权限办理借款;业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐，除周转金外其他借款原则上在结清“前帐”后方可办理借款。（四）、各项借款金额超过3000元应提前一天通知财务室备款。否则，财务室有权拒付超出借款金额。（五）、所有借款费用，在业务办理结束且取得对方开具相应票据后，应及时到公司财务 部办理核销，一般借款业务核销期限为3个工作日，特殊业务可按具体情况适当延长，但需提前跟部门主管或相关负责人联系好。第三条、预付款管理规定（一）、各项工程预付款:凡涉及公司固定资产（房屋建筑物、机器设备、工具等）建设、安装、维修等需要支付预付款，由业务经办人员依据合同规定的付款方式及金额填写《用款申请表》或《付款屮请表》按审批程序批准后办理付款手续。（二）、日常零星物资、材料釆购预付款:凡涉及公司各项物资、材料采购需要提前预付货款由业务经办人员依据《物资供应采购合同》和《物资釆购询价比对表》按借款审批流程和审批权限办理预付款手续。（三）、办理公司各项预付款时，业务经办人员必须向财务室提供审批的“专项合同或协议”和《用款申请表》附《物资采购询价比对表》后，方可办理预付款支付手续，预付的金额不得超出合同规定的金额，财务人员要与经济合同核对后，方可支付。（四）、公司各项预付款的支付原则上使用银行转账方式支付，若因特殊原因需要现金支付必须经总会计师和总经理批准。第四条、借款及预付款流程（一）、借款人凭审核批准的《用款申请表》（出差预先审批单或资金使用申请表、付款审批表、物资采购询价比对表等）填写公司统一印制的《借款单》注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改），经领导签字同意后，到财务部相应领取支票或现金，待业务办理结束后，按一般业务报销流程办理核销。（二）、审批流程：部门、项冃主管经理审核签字T总会计师复核T总经理审批。（三）、财务付款：会计依据审批后的借款单编制会计凭证T总会计师审核T借款人在原始凭证上签字确认-出纳依据会计凭证付款。第五条、借款及预付款审批权限（-）、因公司业务借款在1万元（含1万元）以下由主管副经理审核，总会计师复核，总经理批准。 （-）、因公司业务借款在1万元以上和员工私人性借款由部门主管审核，总经理审批。（三）、公司所有借款须经总会计师在会计凭证审核记账。第六条、凡涉及公司经济业务需要领用空白转账支票的，由财务人员在支票存根上写明日期、用途及限额后，由业务经办人员在支票存根上和《支票领用登记表》上签收;支付吋必须完整填写支付日期、用途及大小写金额并及时告知财务人员具体付款日期和金额；任何人不得将空白支票交给其他单位或个人，作废支票要及时交回财务室留存。遗失支票，领取人必须在第一时间告知财务室并按规定和程序办理挂失手续，若遗失支票已被支付，领取人要按全额赔偿己支付金额。第七条、公司所有借款及预付款，原则上必须在“前帐结清”之后方可再借付，确因业务需要而来不及结清前帐，必须以书面形式告知财务室，经总会计师审核同意后方可再借付。第八条、公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后按3个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款；凡无理由未按规定期限报销者依据实际超出天数按当期银行贷款利息加罚滞纳金；凡超过两个月不结账者，一律不予报销，财务室有权从其本人工资中扣除借款或预付款。第三部分日常费用报销管理第一条公司费用报销的控制原则实行计划管理、分级负责、层层把关、额度审批权限制。由各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务会计和财务负责人对报销票据的合法性、可行性及合理性进行二级审查；由主管副总经理和总经理进行最后的审核批准。（一）小额款项，由总经理授权相关人员直接负责审核、签字，执行一般报销流程。（二）用款额度在2000元以上的相关费用支岀，均需执行前置用款审批手续。必须按“先申请，后办理”的原则，用款前视情形填写《借款审批单》或《用款申请单》。第二条费用报销一般流程__ （一）公司所有资金支出报销由报销整理报销单据并填写对应《费用报销单》T须办理资金申请或出入库手续的应附批准后的《用款申请单》或物资验收单和《出、入库单》T部门主管审核签字-项目主管经理核实-财务会计复核-总经理审批-到|出纳处报销的程序办理。（二）所有费用在相关业务办理完毕后必须在2个工作日内凭有效票据，按审批流程到财务部报销，特殊业务报销期限可适当延长，但须跟主管领导或相关负责人提前联系好。（三）费用报销的具体规定：1、报销人：应将填写完整、附件齐全的《费用报销单》和已经审批过的《用款申请单》一起送交本部门负责人和主管经理进行审核，部门负责人和主管经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，审查无异议后，应在“费用报销单”上签署审核意见并签名。2、财务部进行审核，财务会计应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性及费用金额的计算进行复核，总会计师应对费用报销的必要性和有关财务制度及财经纪律规范性进行审查以及费用金额的计算进行稽查；3、总经理进行最后的审查和审批。总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。总经理审查无异议后，在“费用报销单”上签署审批意见并签名；公司总经理对公司所有资金支出的报销有审核批准权利并承担相应责任。注：报销当事人取得审批齐全的“费用报销单”以及“用款申请单”后，应在2天之内送交财务部门，办理报销手续，出纳人员应对“费用报销单”和会计凭证进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。第三条公司费用报销规定（-）公司卜切费用支出必须按“先申请•后办理”的原则进行，对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销，特殊情况必须经总经理批准。（二）公司所有费用支出报销原则上依据财务审核、总经理批准的资金限额凭有效票据实报实销；报销人员所报销的费用支出必须真实•合规，严禁和杜绝弄虚作假行为。 （三）报销人员必须凭真实•合规•有效的原始凭证报销,所持票据必须是国家税务机关统一印制的票据并要填写完整•数字清楚，严禁和杜绝白条入帐和费用支出项目与所附票据不符以及其他违规行为。（四）报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证，待逐级审核批准后，方可报销。（五）费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承担相关责任；（六）报销当事人应在费用发生过程中充分取得费用合理化的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务人员剔除的部分支出，原则上不予报销，由当事人自行负责。（七）费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的《费用报销单》规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、日常物品采购费等；车辆费用按养路费、加油费、保养费、过路过桥费、停车费等；）分类粘贴，便于归类计算和整理。（八）报销当事人在填写《费用报销单》时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字（楷书），《费用报销单》的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。第四条费用报销明细（-）办公用品及低值易耗品采购报销手续。1、办公室负责统一采购、验收、入库、并根据发票入库单报销。2、申购物品须事先填制物品申购单，经部门经理签字后交财务部，物品单价在500元以上（含500元）的须经总经理审核签字，未经审批而擅自购买者不得报销；财务人员审核时对照已收到的屮购单；购买物品原则上由办公室办理，专业用品自行购买需经总经理同意，后到办公室办理登记，交财务核报。 （二）车辆使用费报销1、车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费等。2、油费的报销需由驾驶员在背面注明行车起始路程。3、路桥费、洗车费由驾驶员每月汇总或视情况每周报销-次。4、车辆维修前须提出书面报告，说明原因及预计费用，填写《用款审批单》，报销时在发票上列明费用详细清单。（三）交通费报销1、交通补贴在员工I】资中发放。2、外出联系T作，应乘坐公交车辆，按实报销，若有特殊情况乘坐出租车辆，报销时须在发票背面写明出发地、目的地。（四）业务招待费。招待费是指公司管理人员及各职能部门在业务往来屮招待有关人员所发生的餐费、礼品费及其他相关费用，招待费报销原则上实行“事前申请，确认标准，按标准报销”的控制程序，对超出标准的招待费公司不予报销，由经办当事人承担。（五）国内差旅费。员工因公赴外出差，路程超过6小时及需要过夜的可购买硬卧火车票,轮船票不超过「:等舱位，飞机票不超过经济舱；住宿费每日标准180元，超岀部分由经办人自行承担；遇特殊情况，经总经理批准方可给予报销；住勤补贴普通城市按每FI40元标准，大中型城市视地域标准，报批而定。（六）通讯费用。1、移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准。2、I古I定电话费，公司为管理人员提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。公司办公电话原则上严禁员工在上班期间打私人电话。 由办公室人员负责定期交付。（七）借款。按借支管理规定执行（八）报销时限的规定1、费用发生后，原则上在取得付款收据或发票次日报销。2、如因公出差，返回3天内将所需报销的所有票据整理粘贴清楚，到财务进行审核报销；原则上票据发生时间与报销时间不能超过30天；如有特殊情况，由部门区域经理负责说明并确认相关人员的出羌时间第四部分专项支出财务报销规定第一条、专项支出主要包括公司固定资产支出、咨询顾问费用、工程安装施工费、广告宣传活动费及其他专项费用等。第二条、专项资金支出报销的一般规定（一）、公司固定资产支出（包括大修理支出）依据《固定资产暂行规定》有关规定执行。（二）、公司所发生的一切咨询顾问费用必须经总会计审核总经理批准，否则一律不予报销。（三）、工程安装施工费、广告宣传活动费及其他专项费用等报销由职能部门提出资金预算待逐级审批后按合同或协议审批权限签订“专项”合同或协议，并按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。（四）、公司专项资金支出报销必须附正规发票、各项验收单、“专项”合同或协议，财务人员依据合同或协议之约定办理付款手续。第五部分其他费用的报销第一条、其他费用是指公司因工作需要而发生，并且上述条款不包括的费用。第二条、其他费用的报销必须坚持“先申请，后办理，再报销”的原则，按口常费 用报销程序和审批权限办理报销手续。第六部分：工程材料方面具体参照《工程材料管理制度》执行，材料采购要形成询价比对体系第七部分原始凭证的审核第一条各项报销的原始凭证，经各部门经理和主管经理审核签字后，报财务审查其合法性并送公司总经理批准。第二条、原始凭证应具备的内容：1、原始凭证名称；2、填制凭证的日期；3、填制凭证单位的名称或填制人的姓名；4、经办人的签名或盖单；5、接受凭证的单位名称；6、经济业务的内容；7、数量、单价和金额；8、各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章，从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖单；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其屮办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。第三条、对原始凭证的技术性要求：1.凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。2•购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须填 写出入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资,除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章。3•支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。4•职工因公出差借款的借据，必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收据，不得退还原借款借据。5•预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。6•属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。7.自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧、职工福利基金等，要列名称、计提基数、提取率、提取额等。分配工资及费用时，要列分配标准、分配率、分配额。&凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退冋或重新补正。第八部分、附则第二十五条、本制度未涉及事项，暂按总会计师或总经理的意见核定报销，之后由财务室对该制度进行补充及完善。第二十六条、本制度解释权归公司财务部。第二十六条本制度口发布之日起执行。