费用报销管理制度

费用报销管理制度第一部分总则   第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条费用报销应取得报销事项对应的正规发票，对于公司能够抵扣增值税的情形（财务应在各部门普及增值税抵扣知识，汇总可以抵扣情形给各报销部门），应该要求对方开具增值税专用发票（公司纳税识别号？）未取得发票，需用其他发票代替报销使用的，应经部门经理同意方可使用。可以抵扣增值税的情形如下：抵扣项目抵扣税率办公用品17%电子耗材17%车辆租赁17%印刷13%水费/电费13%/17%房屋租赁11%物业管理6%邮电费11%/6%手续费6%咨询费6%会议费6%培训费6%住宿费6%劳务派遣服务6%广告服务，设计服务，广播影视服务6%公路通行（5-7月）3% 第三条经办人员应在费用发生后1个月之内办理报销手续。特殊情况需延期报销的，须书面说明原因并经部门经理或（经理级以上的由直接上级）预先审批后办理。（当月费用当月报销执行能够坚持执行将为财务进行部门费用分析和财务预算工作做好准备。）第三条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第四条本制度适用公司全体员工。第二部分借支管理规定及借支流程第一条借款管理规定(一)出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。(二)其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。(三)借款销账规定：(1)借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐;(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。(四)借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。第二条借款流程(一)借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。(二)审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。(三)财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。第三部分日常费用报销制度及流程第一条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 第二条费用报销的一般规定(一)报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。(二)填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写，注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容和事由，时间。统一格式：**部门**报销***（报销事由）费用(三)按规定的审批程序报批。第三条费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。第四条差旅费报销制度及流程。(一)费用（补贴）标准:1、交通费报销标准：交通工具汽车及其他自驾出行火车（高铁）飞机具体规定1、汽车车票实报实销(打的除外)。2、因下列情形需打的，注明原因后可报销：a)携带大额现金或其他贵重物品；b)因携带物品且距离目的地1公里以上不方便乘坐公共汽车；c）夜间办事无公共汽车；d)其他需办理紧急事项。3、符合上述打的标准b、c项的，酌情给予报销三轮车费用。自驾出行给予报销仅限于出行目的中发生过路费和加油费用1、行程在6小时以内乘坐硬座（高铁）。2、行程在6小时以上(含6小时)可乘坐硬卧。3、原则上不允许乘坐软卧(特殊情况需总经理审批)。1、需经总经理预先审批同意。注1、未按以上规定乘坐交通工具的，超标部分费用由个人承担。2、乘坐以上交通工具须索取正规发票，票面信息应记载完整，否则视作无票处理。无票按标准费用的50%报销。2、住宿费报销上限标准（单位：元/天）：地区级别乡镇县及县级市地级市省会（经济一线）城市普通员工（区域经理）主管级部门经理(大区经理) 总监及以上注：1、同性别两人及两人以上出差的，应合住。2、出差人员应向住宿单位索取正规发票（一般要求增值税专用发票），票面记载信息应完整，未标明住宿单位名称和联系电话的，应予以注明，以供财务核实。3、出差目的地公司已设分支机构的，原则上不报销住宿费，特殊情况须说明原因后报总经办审批。4、超过以上住宿费标准部分由个人承担。3、伙食费报销标准：省内出差补贴/天，省外出差/天（执行补贴标准相比实报实销容易控制支出）(一)费用标准的补充说明：1.住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。（从节约成本角度可以对报销人员未超出标准的进行奖励补贴，补贴金额可以是未超部分的一半或是？）2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准。3.伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。(二)报销流程1.出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由部门经理？总监？批准。2.报销或借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。3.需要购买机票或者高铁的最好能由公司行政部门统一购票4.返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，后附正规发票和《出差申请表》， 部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批;原则上前款未清者不予办理新的借支。第五条电话费报销制度及流程(一)费用标准1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准。2.固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。(二)报销流程1.公司人力资源部每月初(10日前)将本月员工手机费执行标准(含特批执行标准)交财务部。2.财务部通知员工于每月中旬(20日前)按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。3.财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。4.员工到财务部出纳处签字领款(每月25日前)。5.固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。第六条交通费报销制度及流程（市内外出）(一)费用标准：1.员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;2.市内因公公交车费应保存相应车票报销。3.公车加油应使用加油卡充值,报销加油费需提交加油卡充值凭证,公车长距离外出发生的费用,应有派车外出单申请作为报销凭证.(二)报销流程1.员工整理交通车票(含因公公交车票)，在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好报销单并附上《外出单》 1.审批:按日常费用审批程序审批。2.员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。第七条办公费、低值易耗品等报销制度及流程(一)管理规定:为了合理控制费用支出,总部办公楼的费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。生产所用机修物料报销由生产中心购置，派专人负责(二)报销流程1.购置申请:公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。生产中心的机修物料？2.报销程序：报销人先填写费用报销单(附请购单，入库单，必要时应附购销合同)，报销单上能够明确使用部门的必须填写所使用的部门，方便财务归集各部门的相关费用。按日常费用审批程序报批，审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。3.费用归集：财务部按月根据行政部和生产中心提供的各部门（车间）领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。第八条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程(一)费用标准1.招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。2.培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。3.资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。4.其他费用：根据实际需要据实支付。(三)报销流程： 1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。第四部分专项支出财务报销制度及流程第一条专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。第二条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。(一)填写购置申请：需求部门填写《资产购置申请单》并报批，由采购部统一进行采购。(二)报销标准：固定资产（金额2000以上），软件购置相关的合同协议及批准生效。(三)结账报销：1.资产验收(软件应安装调试)无误后，报销时要求提供增值税专用发票，《资产购置申请单》，购销合同，验收单等缺一不可，按规定填写报销单；2.按资金支出规定审批程序审批；3.财务部根据审批后的报销单付款；4.若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。第三条其他专项支出报销制度及流程(一)费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。(二)费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等)，经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。(三)财务报销流程 1.审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。2.签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，(合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等)。3.付款流程：1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);2)按审批程序审批：主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批;3)财务部根据审批后的报销单金额付款;4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。第五部分报销时间的具体规定第一条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：1.财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。2.借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。第六部分附则第一条罚则：（一）经办人员未按以上规定操作，审核（批）人员应不予办理相关手续，否则给予相关审核（批）人员50元罚款。（二）经办人员伪造虚假手续骗取公司财物的，给予经办人员报销金额的十倍罚款并辞退处理，情节严重的依法移交司法部门处理。（三）经办人员串通相关审核（批）人员骗取公司财物的，给予经办人员及相关审核（批）人员报销金额的十倍罚款并辞退处理，情节严重的依法移交司法部门处理第二条本制度解释权归公司财务部。 第三条本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。