费用报销审批流程

上海东方泵业（集团）有限公司费用（含货款、借款）报销审批流程操作细则第一条为了加强费用开支管理，完善付款办理手续，明确各部门职责，科学地理顺审批程序，对原集团公司总部实行分行政系统、营销系统、制造系统费用分级统一审核，最终分系统审批报销付款的财务管理流程进行修订。第二条系统划分与批准1.系统划分系统所属部门公司分管领导行政系统总裁室、行政办公室、财资中心、核价部、上海东方泵业南通有限公司及其下属单位。总裁营销系统常务副总裁室、企划部、人力资源中心、销售中心、营运中心、财务结算中心及其下属单位。常务副总裁制造系统副总裁室、企管办、成本核算组、制造中心、技术中心、质保中心、供应中心、老园区管理办公室及其下属单位。分管副总裁2.批准。2,1各公司分管领导分别负责所属系统费用和该系统部门归口管理费用报销的最终批准，具体范围见第三条表格。2.2批准代理2.2.1总裁不在岗位，交常务副总裁批准，前二位都不在岗位，交副总裁批准，计划外付货款和临时付货款超过10万、本系统借款和超额度借款，总裁回岗后，出纳交总裁补签。2.2.2销售总监和营运总监、财务结算中心总监按常务副总裁授权进行分管费用审批。总监不在岗位，授权交委托人或上交常务副总裁（见表）。2.2.3常务副总裁不在岗位，交总裁批准；前二位不在岗位，交副总裁批准，销售系统借款常务副总裁回岗后，出纳交常务副总裁补签。2.2.4分管副总裁不在岗位，交总裁批准，前二位不在岗位，交常务副总裁批准。总监不在岗位，审核授权上交副总裁。制造系统借款副总裁回岗后，出纳交副总裁补签。第三条费用分类和审批流程、归口部门、批准范围与审核内容见附件，包括：附件1、流程A.直属系统审核的费用报销审批流程附件2、流程B.职能部门归口管理的费用报销审批流程附件3、流程C.职能部门归口审定直属系统审核的费用报销审批流程附件4、流程D.借款审批流程附件5、流程E.货款支付审批流程附件6、付款委托书4 第四条费用报销总体要求1、各级审核人员责任：（1）报销人按不同费用科目分别汇总发票填写报销单，粘贴单据。注明该费用总金额和发票张数，单张票据金额超过一百元的，当事人要在该票据背面签名，须亲自填写报销单，不准让人全程代办报销业务。（2）各级审核人员要严格按公司财务规定审核，严格执行公司审批签字流程。部门负责人和主管总监主要核实费用科目的真实性，归口部门和审核部依托部门专业优势，以相关制度和标准为据，审计其报销内容的有效性，审核部对流程、标准、票据、金额等齐全、正确性综合把关，对两种（包括）以上费用填入一张报销单的不予审核签字。分管总裁负责批准，负监督责任。出纳在支付前要认真复核各道人员签字和单据有效齐全，单据金额与报销总额一致。2、发票和票据要求：按国家税务部门的发票管理规定，正规合法的发票应该盖有税务监制章和有税号的发票专用章或财务专用章，正规合法的收据应该盖有财政部门印章和财务专用章的行政收费收据。能够取得增值税发票（17%抵扣率）和正规公路运输发票的业务，报销人员要落实取得，为公司节省税费。对于不能取得17%增票或7%运输发票采购人员要在采购合同中注明并在采购价中扣减相应的税款。严格控制“白条”和不符合规定的票据列支，对上述不合规票据须经直接上司和主管总监、总裁在“超标报销申请单”上批准后，单独填写报销单审核报销。对于正规发票，但超出公司规定标准的发票，须经直接上司和主管总监、分管总裁在“超标报销申请单”上批准后，才能报销。3、报销凭证书写规范。最后实报的大小写金额不应涂改，一经发现涂改，不准报销，重填报销单。4、报销时间规定：当月费用当月报销；不能当月报销的次月内核销，逾期不予报销。5、由总裁（常务副总裁、副总裁）批准的“白条”和不合规发票以及营销系统费用在营销系统财务结算中心总监室出纳处报销并作相关费用统计记录。非上述费用在财资中心出纳处报销。6、审核依据包括（但不限于）：1）公司有关规定2）有关批文：①出差单，②会议通知，③委托付款书，④总监、副总监可以不提供出差单，⑤合同、协议书，⑥预算单，⑦申请单。7、办理付款单据手续要求：①银行付款凭据适合办理电汇、汇票、支票、本票、贷记凭证、承兑汇票。办理上述银行付款票据必须遵守客户是本公司关联业务单位，涉及货款必须是增值税发票（或普票）开票单位，填制银行付款凭据单位名称必须按上述要求一一对应，采购人员填写并提供相关单位名称、开户银行、帐号等，出纳会计负责核实。领取银行票据的客户必须在相关单据上签名签收，客户身份的真实性采购部门（或相关经办部门）经办人负责。客户领取银行票据或现金的手续由公司采购经办人代为办理。②报销凭证适合办理小笔零星采购付款，报销凭证后附发票、入库单、申购单等。③公司支付客户委托付款时，客户要凭加盖公章的“付款委托书”4 来公司办理付款业务。采购部门负责确认该业务内容，“付款委托书”留审核部分管会计处备查。第五条各费用科目填报说明：1、差旅费按公司差旅费用报销规定执行。填报时分别按“起止时间”、“起止地”统一粘贴发票在一张粘贴单上（发票有：“长途交通费、住宿、市内交通费、通讯费”等）。住宿发票应是写明住宿人姓名和开票日期、盖有税号的发票专用章（或财务专用章）的正规发票。2、春节探亲路费按公司春节探亲路费报销规定执行。3、工伤医药费按部门经理、主管总监批准的“工伤报告单”、本人医药费发票和看病车费以及人力资源中心人事部核准的工伤期间工资进行报销。4、退职工资由人力资源中心人事部薪资专员依据合规的《员工离职流程（总部）等流程和表格》，计算填制的工资报销凭证。总部副经理（含）以上人员离职及其工资发放在上述流程基础上，增加总裁最终批准。6、定额手机费按公司手机费定额报销规定执行。为了提高工作效率，对上报10元移动总机功能费的手机和未加入公司套餐的手机，由行政办公室统一汇总办理报销。有手机费定额人员，月终手机费超过定额标准部份自理；若当月有出差者，凭人事部签字的当月《出差单》回执联，按出差天数的标准（每天10元手机补贴）冲抵超出部份，未冲抵完的余额部份自理；补贴冲抵后多余部份不跨月享受；定额手机费按月核销，不准跨月平均核销。7、手机、座机电话费的套餐管理，电信部门的选择和服务合同签订由行政办公室统一管理，并建立台帐统计。8、配备、自备汽车费定额汽车费按公司规定的标准定额报销。执行《总部人员车辆配备及自备车辆补贴管理办法》。实行车辆管理部油票管理，自行加油须经车辆管理部核销。9、体检费指由公司行政办公室统一组织办理的按公司标准《行政级别（副经理）和技术级别工程师》报销50%的规定体检费用。属于个人承担的体检费用部份在当月工资表中扣除。行政办公室负责编制体检费报销名册和与医疗机构办理体检结算和发票报销工作。10、水电费是指公司新老厂依据电力公司和自来水厂装置的电表和水表记录的实际消耗的费用。水费的抄表核实（均在报销单据上签字）和普票换增票报销工作由行政办公室办理；电费的抄表核实和用电峰谷管理及报销工作由车辆管理部办理（均在报销单据上签字），会计部负责普票换增票工作。11、快递费用分为：①接待部前台负责的快递费用；②接待部文员负责的发票等重要文件邮局办理快递费用；接待部统一对快递费用进行管理，月终，对接待部前台、文员依据各部门的经办人的快递单签发联和快递单的汇总统计表核对，进行审核报销工作。12、后勤办公费指行政办公室分管的新老厂门卫、综楼、食堂、办公楼和行政办公室发生零星办公用品、零星维修、水果、食品、香烟等费用，公司授权行政办公室自行采购报销管理。13、购发票费指会计部向税务部门购回销售需要开具的普通发票和增值税专用发票的工本费用。会计部负责办理审核报销工作。14、运费是指物流部、供应部发生的运输费用，各部门经办人员要取得正规的公路运输发票（可以抵扣7%增值税）进行报销。核价部负责物流部正常运费和超标运费（超重超大）的核价工作。4 15、公司汽车费用指由公司全额承担的机动车辆费用。包括油费、过路费、过桥费、停车费、维修费、违章罚款等等，相关部门和驾驶员办理报销工作。违章罚款属于个人行为报50%，属于公司行为报100%，部门经理确认。汽车维修费须经车辆管理部经理审核（审核维修内容、收费标准）核价部核价。16、因公借款和特殊借款，由部门负责人审核和分管总裁批准，批准额度：副总裁5万，常务副总裁20万元，超出额度报总裁审批。根据需要，要求工人生活费借款等提供第三方书面担保。17、总裁、副总裁直接批准费用：招待费、会议费、培训费、报刊杂志费、公证费、审计费、评审费、协会会费、咨询费、专利费、检测费等，财资中心审核部只作发票正确性审核。18、招聘费用由人力资源中心人事部依据公司各部门用人需求而开支的招聘现场摊位费、招聘网站年费等费用。19、银行卡提现手续费指总部长期出差从事销售管理工作人员为保护现金安全而使用银行卡提现的手续费用。根据出差期限审核报销。20、特殊工种体检费是指公司喷柒工、打磨工、电（氧）焊工、货车司机、客车司机等工种，由人力资源中心人事部组织的上岗、在岗、离岗期间的专项体检费用（摘“员工健康管理办法”）。依据人力资源中心人事部的相关通知标准和发票及审批手续报销。21、特殊工种上岗证年检费是指公司电工、电（氧）焊工、铲车工、锅炉工、压力容器操作工、电梯工、管道工、起重机械工等工种，由人力资源中心人事部组织的培训费和证件年检费（摘“特殊工种管理办法”），依据人力资源中心人事部相关通知标准和发票及审批手续报销。22、退货运费、中铁快递费、航空运费是指售后服务管理的退货短途运费和发货的中铁快递费、航空运输费等；由售后服务部负责管理，要及时取得正规公路运输发票（抵扣7%增值税），月终按分公司统计运费报表报审核部等相关部门。23、设备维修费是指车间生产设备、公司办公设备和其它设备的维修费用；按《关于明确公司各类设备、设施维修职责的通知》执行，生产设备维修费和维修现场更换配件费用由设备部负责报销，办公设备维修费、配件和其他设备费和生产设备维修配件采购款及生产设备中低值易耗品（含小型工具维修）由采购二部负责报销，核价部负责核价。上海东方泵业（集团）有限公司2011年10月10日4