企业费用报销办法及报销流程

开封凯乐实业有限公司费用报销办法及报销流程第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，提升报销流转速度，充分发挥会计核算及监督职能，根据公司实际情况，特制定本办法。第二条费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由（副）总经理进行二级的审核批准；由财务经理对报销票据的合法性有效性进行最终审查。第三条公司各部门负责人应对下月所需的各项费用进行预计，并于每月25日前将编制的《月度费用预算表》经部门分管领导签字审批后，报送财务部汇总审核。经总经理办公会讨论研究后批准或予以驳回。第四条财务部应对各部门费用预算和使用情况进行监控，对即将超出或已超出预算应及时提醒或向相关领导反馈。各部门实际产生费用的控制成效将在部门负责人季度考核表中进行考理，预算外支出一般情况下，本月不予以报销，特殊情况需经董事长和总经理批准后，财务部门才予以办理。　　第六条费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务经理剔除的部分支出，公司不予以报销，由当6 事人自行负责。　　第七条费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分类不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求当事人予以改正，不改正的有权予以拒绝受理。　　　　第八条当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，经部门经理审查无异议后，在“费用报销单”部门经理处签署意见认可，批主管副总或总经理批准。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。　　第九条当事人取得批准后的“费用报销单”，送交财务部费用审核员处，审核员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备，费用金额是否在预算内等信息。审查无误后，签署审核无误后，报财务经理处。第十条财务经理应对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行最终进行核查。财务经理审查无异议后，应在“费用报销单”财务部门一栏签署审批意见并签字，通知出纳付款。6 第十一条财务部出纳员收到签批手续齐全的费用报销单后，方可按实际批复的付款金额及付款方式付款，如有一项签批手续不全，出纳员不得付款。　　　第十二条公司费用报销必须真实合法，并取得有效票据，严禁使用白条或其他不合法的票据，一些特殊情况如因工作需要对外赠送礼金的需要使用替代票据，也必须由主管副总和财务总监的共同认可，报总经理批准。同时做到财务操作的安全合法。另外替代票据要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。第十三条公司所有运输车辆（包括公司租用货运车辆及外请货运车辆），在结算运输费用时，一律持增值税专用发票（运输费）结算，发票购买方开具为“开封凯乐实业有限公司”，持有专用发票以外其他票据不予付款。第十四条出差人员的住宿费按实际住宿的天数和标准凭据报销（具体标准见附件一）。实际发生额未达住宿标准差额不予以补偿；超过住宿标准部分由出差人自行承担不予报销。报销天数按照交通工具出发到返回的自然天数计算。第十五条出差人员往返的交通费和其他杂费凭相应发票据实报销。到达目的后，除公司董事长和总经理外其他人员原则上不得乘坐出租车辆，因特殊原因需要乘坐出租车辆的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。第十六条出差人员的出差餐补按一定标准和出差往返自然天6 数，予以补助。出差餐补不包括驻厂客户端出差人员。第十七条若存在出差当地有公司长期租赁的办事处，则出差人员应入住办事处，不再报销住宿费。出差时由对方提供餐饮、住宿及交通工具等的，也不再报销相关费用。第十八条市场部驻厂人员工资中包含驻厂补助的，公司不再报销相关费用。日常水电气暧费、个人日用品等其他费用公司不予承担。第十九条驻厂人员往返公司与驻厂城市，要乘坐公司发货货车，若有紧急情况需要往返的，提前向有关领导申请汇报，经领导批准方可选择合适的交通工具，否者有关费用财务部门有权拒绝办理报销。第二十条凡是因工作需要对外招待的，由相关人员在业务招待发生前填写《业务招待申请单》，注明招待地点、招待项目、预计费用等内容，报部门负责人和副总经理审核审批；因特殊原因无法及时填写《业务招待申请单》的，要事先征求有关领导同意，业务发生后要及时补办申请程序。大额(5000元以上)和超预算招待费应事前征得董事长和总经理的同意。第二十一条办公费包括各部门办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。此类费用由公司行政部统一管理，定点集中购置,并指定专人负责。相关人员根据报销程序办理报销手续。　第二十二条公司发生的培训费由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源部。相关人员根据规定程序办理报销手续。6 第二十三条公司发生的车辆汽油费需由驾驶员在派车单上注明行车起始路程，由行政部根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核，经行政领导签字审核后，按规定的程序进行报销。第二十四条公司发生的车辆维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，由行政部根据车辆维修情况复核，经行政领导签字审核，报公司有关领导批准后，凭发票和修理清单报销。第二十五条为了便于工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间安排在每周三、周六，其他时间一般不再办理报销事项。　　　第二十六条本办法解释权归公司财务部，原有相关制度和其他规定如与本办法冲突的以本办法为准。第二十七条本办法经总经理办公会议讨论通过并由董事长和总经理签字后生效2017年3月12日6 附件一补助项目地区餐补/天住宿/天交通费董事长、总经理经理以上人员经理以下人员一类消费水平地区60元600350元280实报实销二类消费水平地区50元450220元180实报实销三类消费水平地区40元350180元150实报实销郊县30元22080元60实报实销一类消费水平地区包含：北京、上海、杭州、温州、青岛、大连、武汉、哈尔滨、西安、长沙、广州、深圳、厦门、珠海、海口、桂林、三亚、成都、南京、汕头；二类消费水平地区包含：天津、沈阳、南昌、烟台、石家庄、郑州、兰州、南通、宁波、无锡、长春、吉林、威海、昆明、中山、福州、徐州、惠州、大庆、常州、东莞、顺德、南海、佛山、攀枝花、贵阳、重庆、合肥、呼和浩特、乌鲁木齐、拉萨、洛阳、柳州、韶关、茂名、江门、十堰、岳阳、银川、大同、衡阳、连云港。三类消费水平地区包含：除一类、二类消费水平城市以外地市地区。6