IT资产管理制度

IT资产管理制度发布时间：2010-09-10  发布部门：管理工程中心  版本：20101.目的通过对IT资产的管理，使设备处于良好状态，保证设备正常的运行，确保能够满足公司信息化管理的要求。2.范围适用于集团股份有限公司及下属分子公司的所有IT资产的管理。3.职责3.1管理工程中心负责信息化设备的管理工作，包括设备、配件及软件的采购、保管和发放，以及日常维护保养工作。4.定义4.1硬件资产包括计算机整机、内存、软驱、光驱、网卡、声卡、音箱、调制解调器、显示器、光刻设备、外接存储设备等。4.2耗材指在使用过程中逐步消耗掉的材料，如色带、硒鼓、磁盘、墨盒等，同时也包括键盘、鼠标、线缆接头等价值低于100元的易损零部件。4.3软件资产包括操作系统、办公软件、业务管理软件、辅助设计软件、以及其它打印软件、传真软件等。5.过程5.1硬件资产的管理5.1.1硬件资产的需求由使用部门提出普通办公类资产及配件需求申请报告；特殊设备和信息化系统中配套的核心设备由管理工程中心根据需求确认后，由管理工程中心提交申请报告；统一按照《内部授权一览表》第一项第20条“购买固定资产付款”的对应权限，由相应领导进行批准。5.1.2 普通办公类资产由管理工程中心负责根据市场行情变化选择确定基准配置；特殊设备和信息化系统配套设备由管理工程中心根据需求确定型号配置，超出管理工程中心评估能力的，由管理工程中心负责外聘专家进行评估确定。5.1.3硬件资产采购由管理工程中心负责执行，一次采购额大于5万的，由管理工程中心负责牵头，会同相关部门和审计部进行招标采购。5.1.4硬件资产到场后，由管理工程中心组织设备清点、资料核对、系统安装调试，验收合格后交付使用并填写信息化系统验收单。5.2软件资产的管理5.2.1软件资产的需求来源专项软件使用需求和信息化系统中配套，由使用部门提出申请报告，经管理工程中心评估确认提交申请报告，统一按照《内部授权一览表》第一项第20条“购买固定资产付款”的对应权限，由相应领导进行批准。5.2.2软件资产选型由管理工程中心根据需求组织相关部门和专家进行评审确定。5.2.3软件资产采购由管理工程中心负责进行。其中，通用标准型的软件如操作系统、办公软件、辅助设计软件等且一次性采购金额大于5万的将由管理工程中心负责牵头，会同相关部门和审计部进行招标采购。5.2.4经选型评审后管理工程中心有能力自行开发解决的软件系统，由管理工程中心负责会同相关部门成立项目组，并与需求提出者商定开发周期及费用，预算内的费用由部门经理提出，由分管领导批准，预算外的费用或直接由集团承担的费用，由总经理批准。5.2.5软件资产由管理工程中心根据不同的项目，会同相关业务部门成立项目组负责软件实施，项目结束验收合格后交付使用并填写信息化系统验收单。5.3IT资产的使用管理5.3.1资产的使用人或保管人即是该IT资产的责任人，负责IT资产的安全和一般性维护；5.3.2部门公用IT资产的责任人原则上是该部门负责人，或部门负责人指定的部门内员工。5.3.3IT资产的选择按职务和岗位的不同选用不同的机型和配置（见附表四）。5.3.4各使用部门对本部门使用的IT资产应指定专人进行日常清洁和保养，包括对鼠标、键盘、显示器的清洁。5.3.5使用人员应保管好自己的IT资产设备，并不得私自拆装，如果出现问题无法正常使用，应即时报告信息管理管理部，由信息管理管理部进行维修。如属使用人不按正常方法使用导致计算机损坏，则按集团股份有限公司办公用品管理办法处理。如属计算机老化或其它不可抗力等因素损坏，由公司承担修理。5.3.6 通用类软件资产如办公软件、电子邮件、OA系统等，由管理工程中心负责安装和维护，并针对使用者的情况进行操作培训；专业类的软件资产如设计软件、财务软件以及ERP系统，由管理工程中心负责安装维护，操作培训由各相关业务部门负责。5.4IT资产的资产管理5.4.1IT资产验收合格后，应建立IT资产台帐，原始数据和资料(包括说明书、图纸、合格证、设计文档、实施文档和操作文档等)，由管理工程中心进行存档保管。所有属于固定资产的资产，都应按编号规则编号。每半年进行盘点，以保证台账正确。5.4.2IT资产的监督和检查1.管理工程中心负责IT资产管理的监督和检查。2.各分子公司、部门应积极配合管理工程中心对IT资产使用情况进行监督检查，认真维护本部门、公司的IT资产台帐。3．各部门、各公司每年年底，应对公司的IT资产汇总登记，并上报管理工程中心备案。5.4.3IT资产的使用情况发生变化后应及时更新IT资产台帐，记录相应得变更信息。5.4.4IT资产的报废应符合以下条件之一：1、已超过规定使用年限的资产，不能满足使用最低要求，无法修复或无修复价值的；2、因意外灾害或事故，使资产受到严重损坏无法使用、修复的；3、更新升级后替换出的旧资产不能利用的；5.4.5报废审批由使用部门提出申请，由管理工程中心评估确定后填写IT资产报废申请单，报财务部和总经理批准5.4.6报废的资产经批准后，由管理工程中心和财务部对固定资产台帐进行注销，并存档。报废资产由使用单位负责移交管理工程中心，按指定地点保管存放。5.4.7报废资产的处理报废资产经管理工程中心、财务部进行价值核实，总经理批准后，由管理工程中心统一处理。.5.5离职人员信IT资产清退5.5.1由于人员离职或人员调动,引起的IT资产使用权变动,需要报信息管理部门进行登记管理,并对使用权进行再分配.5.5.2离职人员需申报IT资产包括        办公电脑       办公电话,电话号码       公司邮箱帐号       其他由公司为个人配置的IT资产(例如,照相机,摄像机,笔记本电脑等)5.5.3离职人员在离职时需将使用的IT资产交付部门领导或新使用人确认并签字,再至信息管理中心核实并对离职人员原有名下IT资产使用权转移后再签字确认.5.5.3.1若无离职人员所使用IT资产部门无新使用人，需将IT资产移交至信息管理中心，统一验收保管5.5.3.2笔记本电脑清退凡公司为个人配置的笔记本电脑，一律将电脑移交至信息管理中心，进行验收与登记。5.5.4资产清退赔偿经由信息管理中心验收和审核后的IT资产配置，如办公电脑/笔记本电脑配置：内存，硬盘，显示器，芯片与IT资产库中不符时，需由管理工程中心相关人员审核与判定是否需要相应人员进行赔偿。5.6计算机维护5.6.1公司办公计算机,及其他办公用仪器设备(投影仪,打印机)的维护施行外包制度.由专业公司负责提供技术支持与服务.5.6.2服务承包商需承担外包合同所制定相关规定与要求,在服务期满后根据服务质量来决定是否续签合同.主要考核因素:响应时间,维修时间,维修质量.5.6.3外包服务范围  台式PC机、笔记本电脑、电话及周边设备维护  桌面计算机软件、办公网络维护服务  电脑及周边设备硬件维护详见IT外包服务管理规定 集团股份有限公司IT资产台账序号资产编号资产名称规格入账日期使用部门资产原值12345678910填制人： 集团股份有限公司IT资产验收单资产名称使用部门供应厂家联系人联系方式主要技术参数（详见合同或说明书）安装记录验收结论本资产经验收合格，同意移交使用部门投入使用。资产使用部门：日期：管理工程中心：日期：备注 集团股份有限公司IT资产报废单呈报单位：年月日资产名称编号规格型号预计使用年限已使用年限原值已提折旧净值预估残值备注资产状况及报废原因处理意见使用部门管理工程中心财务部总经理