资产 、采购管理制度

资产管理制度总则一．目的：为了维护星河湾集团（以下简称“集团”）利益，规范资产管理行为，保证制度执行的连贯性，使集团各中心的资产能得到系统化、全面化的管理，结合现有集团各中心的实际情况，特制定本制度。本制度在集团各中心实施。二．目标：使集团资产管理达到系统化、制度化、规范化的效果，确保及时、准确地为集团各中心提供有用的管理信息。三．资产范围：本制度所称资产，是指本集团各中心拥有的赖以生存和发展的各类经济物资，包括固定资产、低值易耗品、物料用品。1.固定资产是指使用期限较长、单位价值较高、在使用中保持原有实物形态的资产，包括：（1）使用期限超过一年、单位价值在等值人民币2000元以上的资产，包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具、办公设备、器具、工具等。但经营消耗性资产除外，即使单位价值在等值人民币2000元以上，也不应确认为固定资产，如酒店的餐具、布草等。（2）使用期限超过一年、单位价值在等值人民币2000元以下的资产，如果属于公司经营重要资产、管理层认为需作为固定资产管理的，也应确认为固定资产（如电脑显示器、办公电子设备等）。 固定资产的确认应遵循一贯性原则，即：如果某一种资产之前是被确认为固定资产的，之后增加的同种资产也应确认为固定资产，而不管原值的变化。除非该种资产的市场价值已远远低于上述固定资产定义(1)的金额，公司管理层认为不需要再作为固定资产管理的，从公司管理层审批当日起增加的该种资产，可以不再确认为固定资产。固定资产具体可分为以下几类：A、房屋及建筑物：包括办公用房、生产用房、职工宿舍、食堂、仓库、锅炉房、道路、围墙、水塔、雕塑、水池以及附着于建筑物上不可拆除的供水设施、排水设施、污水处理设施、供电设施、供暖设施、电信设施、燃气设施、消防系统等。B、机器机械及生产经营设备：专门用于工程施工及建筑、建造的专用机械及设备。C、运输设备：包括小型客车、大型客车、货车、摩托车、电瓶车等。D、生产设备：指制造企业在实际生产工艺流程中所需，直接或间接参与生产过程的机械及设备。 E、器具工具及家具：指单位价值超过人民币2000元的办公桌椅、沙发、柜子等。F、电子设备：指单位价值超过人民币2000元以上的，包括办公所需的电脑、服务器、网络设备、打印机、复印机、传真机、音响设备、影像设备、空调、冰箱、洗衣机、通讯工具等。2.低值易耗品是指单位价值在200元以上（含）2000元以下,能单独计价，且不能归类为固定资产管理范围的各种办公用品、工具、器具、装饰用品、劳动保护用品以及经营生产过程周转使用的包装容器等。3.物料用品是指使用价值较低(200元以下)或在使用过程中易发生实物形态改变或完全消失了原有实物形态的物品，或用于业务经营、设备维修、办公、宣传、包装、劳动保护等方面的各种材料和物品。四．适用范围：本制度在集团公司各中心发生的请购/采购------验收------入库/出库------领用/使用------维修/保养------退库/寄存/报废------盘点/清查等一系列资产管理过程。五．责职分工：1．人力资源行政中心：人力资源行政中心对全集团各中心的资产管理进行统筹与计划，是集团各中心资产管理的主管部门，集团各中心在处置公司资产前应事先知会人力资源行政中心并遵循人力资源行政中心的意见,人力资源行政中心设置资产管理助理岗位协助全集团资产管理工作。其工作职责如下：(1)负责全集团资产实物过程的管理,过程包括采购、使用、调拨转移、移交、维修、报废、废旧物品处理、盘点。(2)负责OA资产台帐录入资产相关资料。(3)负责资产请购的审核并给出采购或调拨等相关意见。(4)负责资产使用、保管、维修等检查工作并给出相关意见。(5)核对仓管对物品的盘点及协助废旧物品的变卖处理相关工作。(6)每半年必须对全集团的资产进行检查一次或每年至少两次以上的资产检查和抽查工作,并按中心为单位形成检查报告及分析说明。(7)定期（一般每半年一次）对全体资产管理员进行培训或根据各单位的申请，对个别新接替的资产管理员进行专项的培训。2．使用单位：集团公司各中心各单位分别对各自的资产进行直接管理，接受人力资源行政中心的监督与核查，并内部设立、指定资产管理员，作为人力资源行政中心与其沟通联系的桥梁。部门经理及资产管理员工作职责如下：部门经理：（1）负责本部门资产使用的监督和管理，对部门使用资产的安全和完好负责；（2）部门经理新到岗时须对到岗部门资产进行确认。（3）对资产管理员日常资产管理过程负有领导管理责任。 资产管理员：（1）负责本部门的资产请购、领用、配发、盘点等工作。（2）负责本部门资产的转移、交接、请修/保养、退库、报废等手续的办理。（3）负责配合人力资源行政中心资产助理的抽查、检查工作。（4）对有关资产问题的反馈等工作。（5）对涉及本部门的资产相关资料进行登记、归档，编制本部门各员工资产在用明细表；资产管理员发生岗位调动或离职时，应将有关本部门的资产文档、资料一并交接。3．财务管理中心：财务管理中心设置资产账务管理岗位，协助全集团资产账务的登记、核算等固定资产相关的处理工作，其工作责职如下：（1）.财务管理中心对固定资产建立账务管理，对于每笔资产的增减变动交易，相关部门应及时(建议在两个工作日内)把申请、合同、资产清单、验收报告、发票和其他相关资料及时送财务部，财务部资产会计及时更新固定资产卡片明细清单，核算会计做帐务处理。每月3日前(遇节假日顺延，原则上不超3个工作日)，资产会计应编制《固定资产、低值易耗品增减变动明细表》与人力资源行政中心资产助理核对存查。（2）.财务管理中心负责固定资产的核算工作，包括新增、维修、折旧、出售、报废、租赁、对外投资、捐赠的账务处理等。（3）.财务管理中心与人力资源行政中心每季度应就固定资产帐面进行一次对账，以确保账物相符。（4）财务管理中心应监督资产的盘点，根据《固定资产盘盈盘亏报告》更新固定资产卡片，并作相应的会计处理。4、采购部门：采购部门负责物资的采购。5、仓库：仓库入出库、验收、盘点、资产标签粘贴（每月编制资产出入库汇总表等）、废旧物品处理等相关管理工作。6、集团领导：负责审批公司权限内资产的购置、转移、保养、维修、折旧、报废处理。分则六．请购：请购细则：（1）集团各中心各单位根据工作需要，在现有办公用品或设备等资产不足的情况下，日常使用物资（工程材料、临时大型活动、紧急情况除外）须统一于每月的20日-25日提出次月采购申请，并在1个工作日内经请购中心总监审批完毕；人力资源行政中心在收到申请后1个工作日内审批完毕；采购部在收到申请后1个工作日内审批完毕；人力资源行政中心按文件流程时限规定流转文件并进行督促。具体流程如下：按要求填写《物资请购单/申领单》经请购人--à部门经理审核--à资产助理查核-à采购部门市场比价-à中心总监审批-à人力资源行政中心经理核签-à财务管理中心审核-à常务副总裁审批-à采购部 执行并抄送相关部门/人员审阅。(相关部门含请购部门、财务管理中心、人力资源行政中心等)（2）人力资源行政中心在核对物资请购时应按三点原则分类核签：a．库存物品及资产使用情况。b．原供应商供应还是重新货比三家，人力资源行政中心是否应参与市场调查。c．库存领用、直接购买还是合同购买。（3）采购部门所有物品的购买应按采购制度执行。（4）所有签字人员应准确、快捷、高度负责地处理，并及时予以签审。七．验收：1．原则上采购回来的资产应先通过验收后方可投入使用，资产验收由采购部组织相关人员（请购部门、技术部门、人力资源行政中心、采购部门等）进行。如果所购资产直接送货到使用单位时，采购部门应事先通知相关验收单位共同验收后，仓库给予及时办理入库出库、编码粘贴等相关手续。2．采购部仓管员对所购资产进行数量、规格方面的验收；若属固定资产的，还需记录其厂牌、型号规格、出厂序列号等相关资料，于每月5日前提供给人力资源行政中心作资产登记。3．请购部门对所购回资产进行数量、质量、性能等方面的验收，若有问题应及时反馈给采购部或人力资源行政中心。4．属于技术性资产，技术部门应参与验收，并提供技术支持与指导，确保资产质量、性能得到保障。如办公设备类、网络类资产由人力资源行政中心IT部参与；维修用品、机械产品由工程中心派人参与。5.人力资源行政中心及采购部门、技术部门、请购部门负责对固定资产进行验收，并由采购部门填写《固定资产验收表》，并于2个工作日内将《固定资产验收表》原件交至人力资源行政中心备案及资产资料的更新及复印一份财务管理中心保存。其它资产的验收，一般不另设表格记录，对存在问题的物品由使用部门作好记录并反馈给人力资源行政中心，并由人力资源行政中心向采购部提出调整建议。6.在验收完毕后，仓管员应在验收合格的物品上贴上资产编号标签。八．入库/入账：1．所有采购物资均应由采购代表办理入库手续，若属于先购回后补单的，应由经手人于3个工作日内补办相关手续。如属于合同方式采购的物资，则由合同经办部门派代表于合同验收完成后2个工作日内办理相关资产入库手续，固定资产和低值易耗品应于入库时及时贴上资产编号标签。2.所有采购物资均由采购部录入管理账，采购部仓管员应按采购代表提供的请购清单、物品明细进行查实，确认实物及数量，并在2个工作日内作好入库记录；并打印物品入库单，此单一式五份，一份仓库留底，一份供货商，一份人力资源行政中心，一份采购部门，一份财务管理中心，并于每周一把上述单据交相关部门；采购代表在报销所采购物资款项前，必须把已入库部分且单价在200元以上（含）的物品之《物品请购单》经人力资源行政中心签名审核方可进入报销流程。 如需要预付款时，请采购部门在询价审核时进行注明，并按相关流程审批后给予支付预付款，在结算时进行扣减；如有相关采购合同的，按采购合同条款执行。3．人力资源行政中心对固定资产及低值易耗品制定OA台账，并制定《资产登记表》，以明确资产的责任部门与责任人。九．出库/库存/领用：1．各部门的资产管理员负责该部门的物资领用、记账、盘存工作，该资产管理员为所有领用物品的第一责任人。此责任人根据所审批的《物资请购/申领单》办理出库手续。2．各部门的资产管理员在领用固定资产及低值易耗品后，应在1个工作日内到人力资源行政中心办理资产的登记手续，以落实真正的资产保管责任人；人力资源行政中心做好实物资产保管责任人和资产编号的登记及在OA资产台账进行录入和在一个工作日内提交一份在财务管理中心备案。1．采购部仓库打印《领用出库单》一式四份，经领用人员签名确认，应保证其完整无误，交一份领用部门，一份仓库留底，并于每周一把《领用出库单》一份交财务管理中心、一份交人力资源行政中心备案；《行政物资的出库汇总表》和《行政物资入库汇总表》应在每月的最后一天前提交至财务管理中心及人力资源行政中心等相关部门。4．集团各部门从仓库领出物资后，需妥善保管，并接受人力资源行政中心的定期或随时抽查。若经办部门自行保留一定库存，此库存量一般不得超过日常用量的30%。5．集团各部门对个人办公用品的领用需以个人为单位建立领用卡片，登记在《员工物品领用登记名单一览表》、《员工物品领用登记表》《物品类别一览表》、《物品领用登记表（个人办公用品）》，以备核查及移交；非个人办公用品的领用，登记在《物品领用登记表（非办公用品）》上，必须备注清楚责任人、单位、用途等。6．下列办公用品在领用时必须遵循以旧换新的原则（新入职员工及第一次申购的新品除外）：计算器，订书机，起订器，墨盒/硒鼓，剪刀，裁纸刀，签字笔/中性笔，打孔机，鼠标，文件架/文件栏以及单价在20元以上或人力资源行政中心认为需要以旧换新的物品。十．使用/保管：1．集团各部门或个人应对领用的资产正确使用，若属专业设备的，需严守使用程序与方法，出现故障时应及时请求专业人员的支援与帮助，或者报告给上级领导；列为个人为责任保管的资产，应本着节约爱惜公物之原则，做到物尽其用，避免浪费。2．各部门负责人或实际使用、管理人员对所有领用、管理之物品，均负有正确合理使用、维护保养等义务；对丢失、故意或重大过失丢失或造成损失的，要予以赔偿并负连带之责任。3．固定资产及行政财产的管理应落实使用责任，实行资产定号、保管定人、管理定户，集团各中心各部门可按实际使用人落实责任保管人，属公用部分可落实给部门负责人或部门资产管理员，以加强对资产的保管，保证资产使用的完整与完好。4．各维修工在使用维修用品时，需登记在《物品领用登记表（非办公用品）》，必须备注清楚领用数量、维修单编号、并由资产管理员签名确认，以证明此维修用品的用途去向。十一．调拨/转移： 1．集团各部门在提出《物资请购/申领单》的申请时，人力资源行政中心应进行内部查核，若在其它部门可进行调拔使用的，应尽量实行内部调拨。2．办理转移时需由经办部门填写《资产调拨/转移表》，经相关人员审核后可办理调拨/转移手续，并把此单的原件交由人力资源行政中心保存。3．财务管理中心凭《资产调拨/转移表》作账务处理，人力资源行政中心凭《资产调拨/转移表》作资产责任人变更登记。4．资产调拔/转移办理流程如下：开始资产助理查实可内部调拔/转移申请人填写《物资申购/申领单》或以其它形式提出申请填写《资产调拔/转移表》调出部门领导审核并签名调入部门资产保管责任人核对并签名调出部门资产保管责任人查核并签名感人力资源行政中心经理审核并签名资产助理核查并签名调入部门领导审核并签名资产助理存档，并调入、调出部门、财务管理中心各一联常务副总裁审批人力资源行政中心总监审核调入部门/协助部门凭单执行办理结束十二．维修/保养：1．资产若因损坏需进行维修的，由经办部门及时知会技术部门（技术部门的分工参照第七点验收的第4小点），技术部门检测后，若能自行解决的则自行解决；否则，按以下两种情况处理：（1）属于保修期内的资产维修，由经办部门与技术部门共同联系保修单位上门维修或送外维修。（2）非属保修期内的资产维修，按以下流程办理：行政人力资源中心根据实际情况可调配使用的，调配同类资产暂用经上级领导审批经办部门提出申请维修报告责任部门把维修情况反馈给行政人力资源中心及财务管理中心行政人力资源中心检查完成情况结束 1．定期保养的资产，技术部门作好备案，按时督促合作单位上门定期保养，并作好相关的记录并存档。十三．借用/捐赠：1．集团各部门因工作需要暂时需借用资产的，可填写《资产借用单》，经人力资源行政中心审核后可借用，借用部门或个人需保持资产的完整完好，并按规定日期内归还，借出部门及时做好销账。2．资产借出期间内资产相关保管责任由借用单位负责，如遇盘点时借出单位可用《资产借用单》做盘点依据，但盘点人员需要检查借出及使用实际情况。3．若发生捐赠业务的，应按捐赠性质作处理。借用/捐赠的资料应及时报送人力资源行政中心和财务管理中心，以更新资产信息和做帐务处理。十四．退库：1.集团各部门不需用的资产，经书面或OA报告给人力资源行政中心后，由人力资源行政中心审核是否退库。2.若经审定为废旧资产（一般指低值易耗品）即无法再用或在本单位内已无法再用的，由经办部门填写《废旧资产处理表》交采购部仓库暂存。（注：若属批量的低值易耗品应事先写《资产报废申请单》并获批后才可退库）。一般情况下，各单位每月一次清理废旧资产并退库，若数量比较多可要求仓库与人力资源行政中心协助特别处理。仓库与人力资源行政中心、财务管理中心每月一次（可视废旧物资的数量多少调整）对废旧物资进行清理及变卖，并于2个工作日内把相应款项交财务管理中心。废旧物资变卖时应事先按相关流程进行审批后才能实施，变卖后应把相关账务及资料提交公司领导审阅（人力资源行政中心总监、常务副总裁）。2．经判定为可再次利用的资产，可按以下分类处理：（1）使用部门预知日后有用并且可自行保管的，不需办理退库。若使用部门无法自行保管的，按第十五条规定处理。（2）使用部门预知本部门不可用的，经人力资源行政中心内部查核调拨使用后，判定为可退库的，使用部门将物品退回仓库后，应列出详细清单至仓库及人力资源行政中心。（3）对于已办理退库手续的物品，人力资源行政中心将每月汇总反映在《资产统计月报表》上，集团各中心、办（室），属下各单位需用时，应向人力资源行政中心提出申请，按第十一条规定处理。十五．报废：资产报废可以分为正常使用寿命报废、人为损坏报废和过度损耗报废三种情况，凡属固定资产、行政财产或人力资源行政中心认为须办理报废手续的低值易耗品的报废，无论是哪一种报废原因，经办部门均应填写《资产报废申请单》，经申请人申请申请部门经理批准技术部门鉴定（若属专业设备的,且鉴定意见中须包含拟报废资产的保修期情况及相应的处理意见）资产助理查实行政部经理审批财务管理中心审核净值（仅限于固定资产报废的情形）　 人力资源行政中心总监审核　　常务副总裁审批后，办理报废手续。申请部门凭此报废单把报废资产放置于采购部仓库，等待与其它废旧物资一起作变卖处理。人力资源行政中心与财务管理中心凭《资产报废申请单》作销账处理，原件保存在财务管理中心以便财务管理中心年末向税局进行备案。十六．盘点/清查：1．固定资产建立半年盘点、清查制度，具体由人力资源行政中心组织实施，各部门予以配合。2．低值易耗品及物料用品的盘点、清查按如下分类进行：（1）集团各中心单位实行月度盘点、清查计划。仓库应每月末进行盘点一次，并于每月最后一天前制定《行政物资的出库汇总表》和《行政物资入库汇总表》交予人力资源行政中心及财务管理中心存查及抽查；集团各中心单位等每月末盘点后，制定《物品领取、盘点清单》于每月最后一天前交人力资源行政中心存查及抽查。（2）集团各中心各单位的储物柜物品按照《领用出库》单的物品编号进行分类摆放，具体物品编号如下：BG－办公用品类、JC－建材类、RY－日用品类、HG－化工类、SP－食品类、JD－机电五金类、DZ－电子电器类、QT－其它类。3．人力资源行政中心根据各单位提供的有关盘点资料及实际情况，不定期（每年度不得少于2次）对公司资产的保存、使用等情况进行抽查并对抽查情况作出《资产抽查报告》，报各级领导审核。4.资产管理员应于盘点结束后，及时编制《资产盘盈盘亏报告》、《资产损坏报告》，有关领导审核后交财务部做帐务处理。十七．资产统计月报表人力资源行政中心应于每月15日前牵头汇总一份《资产统计月报表》，以反馈给公司领导和相关部门作决策之用。十八．寄存1．集团各中心各单位无法自行保管的资产，可上报书面报告，经申报中心总监、人力资源行政中心审批同意后，可进行寄存。若经审定经办部门无法自行保管该资产的，由经办部门填写《资产寄存单》并经相关人员审核后可办理寄存手续，在获批准后该资产交仓库暂存，并把《资产寄存单》原件交由人力资源行政中心保存。2．寄存资产退购仓库后，仓库应作为保管部门，但对于寄存要设定一个寄存期限，（由于寄存物品不同，应根据具体物品的保质期进行确定，对于一般物品可以3个月为寄存期，特殊物品应根据其保质期应灵活掌握。）对于寄存期限到期后，仓库应知会寄存部门，请其对该物品进行处理。若该资产仍须进行寄存的，在办理寄存手续后该资产的寄存期限可延续寄存1次，寄存期限到期后经办部门必须对寄存物品按程序报批后处理。3．对于已办理寄存手续的物品，人力资源行政中心将每月汇总反映在《资产统计月报表》上。