行政管理制度

广东大荣实业发展有限公司广州XX服装有限公司名称行政管理制度编码TW-A-03-02版本A/0页次1/8修改状态第一章总则第1条为使本公司行政管理规范、有序，切实维护公司和员工利益，特制定本制度。第2条公司行政负责公司企业文化的建设，对员工进行职业道德的教育，维护企业公共安全、健康及环境保护等。第3条遵纪守法，为社会精神文明及经济建设作贡献，以造福社会为己任。第二章管理机构第4条公司人资行政部是公司从事行政管理的职能部门，其主要职责包括：（1）各负责建立各项规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理。（2）负责公司资料、信息管理，以及宣传报道工作，沟通内外联系。（3）公司印章、证照管理。（4）公司会议组织、记录等。（5）员工入职、离职有关行政工作的手续办理。（6）公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等。（7）员工暂住证、就业证等事项管理。（8）员工保健管理（9）员工福利管理（10）文件控制（11）公共关系维护和改善工作（12）各职能部门的协调工作（13）基础设施的建设与维护（14）房产、房屋管理、产权事项管理（15）企业绿化与企业环境管理。（16）环境保护与职业健康安全体系的运行认证（17）清洁用品、办公用品、电器配件等物资管理（18）固定资产管理（19）清洁卫生管理（20）宿舍管理（21）安全（消防）保卫管理（22）休闲、文化娱乐设施管理（23）水、电等管理（24）车辆、人员进出管理第三章行政办公管理第5条办公室管理需按以下要求执行。第6条公司员工要注意仪表，衣着整齐大方。办公区域一律不准穿拖鞋、背心上班。违者罚款10元/次(因本公司产品性质特殊，故销售部、教咨部等部门着装发型不作硬性要求)编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 广东大荣实业发展有限公司广州XX服装有限公司名称行政管理制度编码TW-A-03-02版本A/0页次2/8修改状态第4条上班、工作时间内同事沟通只准讲普通话。第5条员工工作时间（公司范围内）一律按规定戴工卡。第6条讲究卫生，保持办公室环境清洁。办公用品摆放整齐，不准随手乱扔垃圾，不准在公共场所乱写乱画。第7条保持办公室环境安静，不准喧哗打闹，不准窜岗闲聊，不准做与工作无关的事。第8条接待客人要有礼貌,言谈举止大方得体,不得在客人面前伸懒腰剪指甲、打哈欠等。第9条上班以后（规定的就餐时间外）一律不准用餐，一律不准在办公室吃零食，违者10元/次，三次以上警告处分。第10条未经主管同意，员工一律不准带本公司以外的人进入办公室。（特殊情况销售或教咨部及分公司可带客人进入，但原则上尽量避免）第11条办公设备（包括传真机、复印机、电脑等）实行专人管理，其他人不得擅自运用。非信息网络部门工作人员不准进行进入其办公室。办公设备的维修和保养由办公室负责人申请，经批准后方可执行。违者每次罚款10元。第12条非加班人员不准在办公室逗留，更不得利用晚上下班时间上网、聊天等做与工作无关的事情，更不得动用他人电脑（保管人应用密码保护，进行防护），违者电脑保管人和使用人均罚款20元。离开岗位15分钟以上及下班后要关掉各种电源，并锁好办公室门窗，违者一次罚款20元。第13条办公室钥匙由专人负责管理，其他人不得擅自复制。领用办公室钥匙要签领用合同。非工作时间不准进入办公室。未经同意而擅自转交钥匙给他人者，每次罚款20元，遗失一条钥匙罚款10元。因上述情况给公司造成损失的，由责任人全部赔偿。第14条员工必须爱护办公室绿化，不准把杂物丢进花（树）盆、花（树）槽内，违者罚款10元/次。第15条办公室人员外出工作，必须到前台登记手续，并交相关人员审批。否则视变离岗或早退。第16条要保持洗手间的清洁卫生，乱丢厕纸、将肮脏物弄到坐厕或周围的地面及用异物堵塞下水管道者，每人每次罚款50元。第17条利用公司办公设备处理个人事物，每次罚款50元，并作公开检讨。第18条区域规范(1)办公桌（辅桌）：桌面除电脑、茶杯、电话、文具、资料外，不允许放其它物品。(2)电脑：桌面呈45度角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下。(3)垃圾篓：置辅桌后。(4)其它物品：摆放有序。第一章会议管理第19条会议室由公司人资行政部前台文员专职管理，使用者需提前预约（总公司除外），使用后必须关掉所有电源，自觉清理会议室内有关会议的一切资料及其它杂物。第20条会议时间在两小时以上时间的需报告人资行政部主管，征得同意后方可进行。第21条由于临时变动而取消预定会议的，需提前30分钟告知前台。第22条与会者进入和离开会议室，会议联络人均需告知前台。第23条与会者必须严格遵守开会时间，迟到、早退视时间长短一律以“迟到”、“早退”、“旷工”论处，并处罚金。第24条会议过程中所有人员不准离开，特殊情况要征得会议主持人同意。编制人员审核人员批准人员 编制日期审核日期批准日期广东大荣实业发展有限公司广州XX服装有限公司名称行政管理制度编码TW-A-03-02版本A/0页次3/8修改状态第4条进入会议室开会，手机一律置于“震动”状态，违者每次罚款10元。需复机的人员，征得主持人同意后方可离开。第5条会议超过一小时，中途可休会一次，休会时间为10分钟。发言者需注意发言内容简洁明了，自觉控制发言时间。所有发言人必须围绕主题发言，严禁闲聊与会议内容无关的事情。第6条发言时不得恶意攻击他人或随便打断他人发言，不得发生与会议主题无关的争吵。与会者须按要求保守会议秘密第7条会议时间超过预定时间，需征得会议室管理人员同意，违者每次罚款10元。第8条会议分类：公司级会议、专业会议、系统或部门会议、班组会议。第9条例会安排：每周有“管、销协调会”（周一下午）、每月有“月度总结会”、每年有“年终总结会”（全员）、“年终干部考评会”、“市场营销策划会”等等。第10条会议准备；所有与会人员一律做好会议准备（包括事先拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、落实会场、座位、茶水茶具等）第一章礼品、礼金上交和保管、使用第11条礼品、礼金上交的程序（1）公司员工凡收到供应商、客户、代表公司参加活动或其它途径得到的礼品、礼金或奖品，均应交到公司人资行政部。（2）人资行政部将礼金交财务，礼品入仓库后，给当事人开具单据。第12条礼品的保管（1）人资行政部将入仓礼品分类按保持期妥善保管及建帐。（2）人资行政部应及时分类处理有效期礼品。第13条礼品的使用（1）礼品申领者，须填报申请交人资行政部审批，开具出仓单方可领用。（2）食品、饮料类，待客、员工培训、会议及福利使用。（3）其它物品类：供公司开展各类活动使用。第二章物品（办公、清洁用品或其它物品）领用第14条办公用品每周领用一次，时间定为星期二。第15条钢笔、签字笔领用人员：主管级以上、财务人员（细尖）、统计人员。入职时公司统一配各钢笔一支，一年内损坏、丢失不再领用。其他人员不能领用。第16条圆珠笔定为公司各部门办公室人员书写工具，特殊工种人员（策划员、美工、文书、电脑打字员）可领四色圆珠笔，其他岗位人员原则上不予配备。第17条圆珠笔不得重复申领，笔蕊以旧换新。第18条原则上一个办公室可领一台订书机、一瓶涂改液、一把剪子、一瓶墨水等，由专人负责，如岗位工作量大，特殊人员可一人申领上述用品。第19条计算器除财务、统计、主管及特殊岗位（经经理批准）可领用外，其他部门人员不得领用。 编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期广东大荣实业发展有限公司广州XX服装有限公司名称行政管理制度编码TW-A-03-02版本A/0页次4/8修改状态 第4条特殊部门的报表、表单、公文单须对口使用，经主管或经理批准，方可领用。特殊办公用品、行政物资须特殊岗位使用（如胶卷、胶片、手套、拖鞋、电脑文具用品、各类灯泡、电池、毛巾等其它物品）第5条每位员工须爱护自己领用的物品，办理离职手续的员工，须将领用的物品交回人资行政部（遗失或非正常损坏均需赔偿）第一章档案管理制度人资行政部对各部门、各岗位的办公用品、行政物资、每月进行分类统计核算，每年清帐一次。第6条管理部门（1）文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办单位视实际需要留存影本，如为特殊案件因业务处理需要，原稿需由经办部门保管者，需经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影印本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影印本。（2）文件与部门代码部门代码表董事长室01财务部04蓝炫07总经理室02丹卓丽销售05广告部08人资行政部03客服部06网络部09第7条文件点收（1）检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应追查归入。（2）所有文件处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。第50条文件装订（1）中文直写文件以右方装订为原则，装订时对准右上角为原则，横写或外文文件则以左方装订为原则，装订时对准左上角。（2）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第51条档案分类（3）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目分类。先以部门区分，部门别后依案件性质分类，再在同类中分成若干小类。如前三级不足以分清的，则可增第四、五级等多外小类，并在卷宗上标注清楚。第52条每一卷宗或文件夹上应设立目次表，并按案件归档的时间依序编号登录。归档与档案清理a)归档文件，应以目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视需要使用“见出纸“注明目次号码，以便查阅。b)档案袋的下面及档案夹的背脊应标明案件的的分类及编号，以便查档。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期广东大荣实业发展有限公司广州XX服装有限公司名称行政管理制度编码TW-A-03-02版本A/0 页次5/8修改状态第51条保存期限a)永久保存：公司章程、股动名薄、组织规程及办事细则、董事会会议记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权状况及其它债权凭证、我程设计图、其它经核定需永久保存的文书。b)10年保存：预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料、其它经核定需保存10年的文书。c)5年保存：期满或解除之合约、其它经核定需保存5年的文书资料。d)1年保存：结案后无长期保存必要的文书。e)规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。f)所有文书档案实施“5S”管理（即整理、整顿、清扫、清洁、素养）。第52条调卷程序及其管理a)各部门人员因业务需要调阅档案时，如为本部档档案，则应征得主管同意，如为其它部门，则应征得双方主管同意，若为公司档案，则应征得人资行政部主管人员同意，并作好借调阅登记手续。b)调卷单以“一单一案”为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情况欲延长时间，需征得相关负责人同意。c)所有文书归还时相关负责人需检查文书有无损坏遗漏，如有，则追究借阅人责任；如相关负责人未履行职责，则责任由负责人承担。d)与借调阅文件业务无关的人，原则上不得借调阅文书。如确实需要，则应报告人资行政部，同意后方可借调阅。第53条提案管理制度为启发员工的创造和思考能力，借以挖掘公司全体同仁的才能（潜能）、智慧和技能，更使员工提高工作热情，彼此间以沟通意见，以达成观念一致、步调一致。第54条提案范围a)物料设备等保管、运输、管理等简化或减少浪费的方法。b)产品品质之改进。c)工作效率之改进或革新方法d)经销之改进方法e)如何提高业绩或减少费用之方法f)精减人力之方法g)帐务处理与成本结算之革新方法h)薪资制度之革新方法（内容不得涉及某一个人某一部门之薪资及人事问题）i)管理改革之方法提案j)提案不必获得各级主管之许可k)提案需使用规定之用纸，于每月20日前填妥，授于意见箱并写上实名（提案用纸由人资行政部送各部门备用，也可直接到人资行政部索取）编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期广东大荣实业发展有限公司广州XX服装有限公司 名称行政管理制度编码TW-A-03-02版本A/0页次6/8修改状态第51条提案审查程序a)组织审查小组，委员名单由总经理提名组成（一般包括总监、丹卓丽总经理、蓝炫总经理、教育长）。b)职责：调查提案内容，检讨、协调、并决定评价事宜c)作业时间：每月20—30日调查与分析工作完成期，次月1—10日综合分析并作结论后，提呈核定，次月11—20日为核定期。d)委员小组在审查过程中，如需提案人或有关人员列席说明时，得通知参加，并须交付有关单位限期研究或调查、分析。e)审查标准：思考程度、价值程度、适用程度、性质范围、需用经费程度。f)如被采用，且创造经济效益或效果有明显改观，可进行奖励（参照《人力资源管理制度》）执行。第八章出差管理第58条出差流程（其他部门人员销售、教咨部人员一样，只是勿需拟定月计划）（1）各品牌、区域经理（总监）拟定月度部门（公司）出差计划，交总经理（董事长）审核。（2）根据月度出差计划，销售总监（经理）安排人员出差；出差人制定出差计划（或由上司告诉其出差计划），包括期限、地点、工作任务等。（3）出差前填写《出差申请单》，并在“出差工作安排栏”处详细填写出差计划（如地方不够可以附页方式详列）交相交领导审核。（4）出差完成后（一个客户或最终返回）须填好一份“出差报告书”，把本次出差或每服务完一个客户（或一周）向销售总监报告工作开展情况（客户满意度、工作效果、疑难问题等），如有特殊情况需及时向销售经理、销售总监报告。此单回传此单据至客服部品牌对应人员即可，由她们向销售经理、总监转交。（5）凭“出差申请单”向财务预支一定数额的差旅费，具体按职级等进行。报销时按财务部制定的相关制度执行。（6）差旅费报销不得超过公司既定标准，特殊情况需由一定权限的领导签名确认。第59条审批权限（出差时间、地点）：（1）参照《人力资源管理制度》执行（2）销售、教咨部人出差30天以上或跨月出差，需总经理（董事长）批准；所有国外出差程序按上述A、B执行，但最终需交总经理（董事长）审核，报人资行政部备案。第60条差旅费补贴标准（销售人员、教咨部人员不在此列，按既定方案执行）1．员工因工作需要出差，为使员工能尽量走好、吃好、住好，以便更好、更快、更有效的完成，特对出差人员之食宿、交通工具选择给予明确规定，详情参照“人力资源管理制度”执行。2．出差费用借支规定，原则上不超过员工当月工资。（包括其它费用借支），编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期广东大荣实业发展有限公司广州XX服装有限公司 名称行政管理制度编码TW-A-03-02版本A/0页次7/8修改状态职务单次借支最高限额每月可借支次数备注董事长20000元2次总经理10000元2次总监、厂长、分公司总经理5000元2次（含兰炫总经理、教育长）经理3000元2次含丹卓丽销售总监主管（含品牌经理）2000元2次一级讲师主任以下1500元以下2次借支标准表注：特殊事件专案处理：出差人向单位主管申请，经理审核，后交人资行政审核，由总经理最终核准。第九章车辆管理制度第61条适用范围：大荣实业有限公司及XX服装有限公司的公务用车的使用、申请及开车前后应的手续，如检查、保养、维修及使用中交通法规的违规及车辆损害处理等。第62块出差或办其它公务，须使用公车时，由使用人填写填写申请，交单位经理级领导审核，再交人资行政部安排用车。丹卓丽公司驾驶员资格：驾驶人必须有一年以上驾驶经验并取得国家规定的相应驾照，经人资行政部考核认可后方可驾驶公司车辆。第63条车况检查：驾驶员在出发前，先检查车况，如车灯、水箱、刹车系统、轮胎、油等核对登记簿的公里数，如发现有任何损坏或不符或不良情况，应向人资行政部报告，并注明清楚。否则视为驾驶员损坏，使用返回公司后，必须把登记薄交回人资行政部。第64条公务用车如有损坏，如为驾驶员违规操作，则应由驾驶员负担。如为私人用车损坏，则由申请用车人负全责。第65条使用（驾驶）人如有意图虚伪欺瞒或擅自当卖及借与第二人使用等情形，开除处理。车辆丢失的，追究其法律责任。第66条公务用车的保养与检查（1）每行驶500公里送公司指定保养单位定期保养，车辆每周至少洗一次。（2）公务用车一周未使用者，车辆管理员必须发动一次，温车5分钟。第67条运载限量：轿车一律限载4人，卡（货）车按核定吨位，不可超载。第68条保持车内清洁a)物料应放在行李箱内，不得放在椅子上。（仪器仪表除外）b)保持车箱内清洁，不可有脏物，异物、异味。第69条违规处理：超速、超载、任意停车、撞红灯等违反交通法规的情况，造成车辆损坏及所有处罚均由驾车人承担，驾驶员把车借给他人使用的，所有一切后果均由驾驶员承担。无照驾驶一律开除。第70条公务用车完毕应办的手续a)登记公务车行车登记薄，填写里程表，目的地等交人资行政部。b)人资行政部检查完车辆后，签名确认，车停回指定位置。c)如有损坏，当场说明，并做好登记。d)车辆钥匙交回公司保安处(分公司人资行政部)统一管理。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期广东大荣实业发展有限公司 广州XX服装有限公司名称行政管理制度编码TW-A-03-02版本A/0页次8/8修改状态第十章安全保卫制度第64条安全保卫承包责任制要以各部门、室、丹卓丽、蓝炫公司为单位全面实行。要落实到部门，责任到人，签定承包合同，明确职责，落实奖惩。第65条丹卓丽、蓝炫安排人员在公司住宿，早晚关门开门，保证公司财产安全。第66条重点部位一律实行“四铁两器”。重点部位是指工作要害部位：机房、电脑机房、财务部存放一万元以上现款的部位、存放秘密文件的档案室、图纸资料部位、存放贵重物品、的库房及其他应该切实保障安全的部位。“四铁两器”是指铁门、铁窗、营业柜台护栏、保险柜及灭火器、报警器（包括销售展厅防抢报警铃）。现金提送也要注意安全。第十一章清洁卫生制度第67条本公司为维护员工健康及工作场所环境卫生，特制订本准则。凡本公司卫生事宜，除另有规定外，皆依本准则实行。第68条本公司卫生事宜，全体人员须一律确实遵行。凡新进入员工，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。第69条各工作场所内，均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。各工作场所内走道及阶梯，至少每日清扫一次，并采用适当方法减少灰尘的飞扬。第70条各工作场所内，严禁随地吐痰；饮水（机旁）必须清洁，。第71条洗手间、更衣室及其他卫生设施，必须保持清洁第72条凡可能产生有碍卫生的气体、灰尘、粉末，应作如下处理：a)用适当方法减少有害物质的产生。b)用密闭器具以防止有害物质的散发。c)生产此项有害物的最近处，按其性质分别作凝结、沉淀、吸引或排除等。第73条各工作场所的采光（包括日光灯或其它照明电器），应依下列的规定：a)工作部门须有充分的光线。b)光线须有适宜的分布。c)光线须防止的眩目及闪动。第74条各工作场所的窗户及照明器具的透光部分，均须保持请清洁。第75条凡阶梯、升降机上下处及机械危险部分，均须有适度的光线。第76条各工作场所须保持适当的温度，温度根据不同季节予以调节。第77条各工作场所须充分使空气流通。第78条食堂及厨房的一切用具及环境，均须保持清洁卫生。第79条垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生的要求，放置于所指定的范围内。第十二章附则第80条本《行政管理制度》由人资行政部负责解释，并由人资行政部组织相关部门进行修订，呈董事长批准，自2004年10月1日起实施。第81条未尽之事宜,如公司其他规章制度(包括部门)有规定,按相关规定执行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期