管理制度(行政)

绿海云田农业投资（北京）有限公司管理制度汇编（试行）绿海云田农业投资（北京）有限公司业务招待管理办法一、目的搞好公司业务及有关接待工作，有效控制业务招待费的支出，以达到“开源节流，增收节支”的目的。二、范围适用于公司对业务招待费用的管理。三、职责1、财务部负责招待费用预算的确定；2、各相关部门负责制定本部门年度招待费用的预算；3、综合部负责对全公司招待费用进行统一管理。四、预算管理1、业务招待费的计划控制：每年的业务招待费计划开支总额，由财务部根据当年全公司预算收入总额的5%确定。2、各部门在年初将本部门全年业务招待费开支计划额报财务部，由综合部、财务部协调后，提出预算计划，交公司办公会审议确定。将审议确定的各部门计划开支指标交分管领导掌握，法人代表授权综合部统一实行归口管理。 3、公司高级管理人员因业务需要产生的招待费由综合部登记备案后交财务部代为报销。五、过程控制1、财务部对业务招待费的核算按各部门单独核算。当部门年内业务招待费开支达到年初经审定的计划开支额时，财务部提出警报。若需继续开支的业务招待费，不管金额大小须由法人代表批准方可开支。2、业务招待费支出，需事前填《业务招待费开支申请表》。3、对外来考察、访问的单位，综合部根据来宾层次，确定接待的标准，由经办人员在标准内组织接待，原则上不得超支。4、若事情特殊、时间紧来不及填写《业务招待费申请表》，可电话通知分管或主管领导同意后进行接待，接待后补填《业务招待费申请表》。六、签字人责任和义务1、经办人填写费用报销单，对提供票据的真实性、合法性负责。2、部门经理对事件的真实性、对招待的效果和产生的作用负责，并签字认可。3、财务部会计人员对原始凭证的真实性、合法性、齐全性进行审核。4、综合部负责协助法定代表人监督业务招待费开支的合理性。七、申请与报销程序 1、报销实施归口统一管理、统一控制。报销时，要将实际发生金额的票据（与用餐地点要一致）附在《业务招待费申请表》后，由综合部登记台帐后报总经理审核即可报销。综合部可根据实际情况确定500元以内的加班误餐及接待等。2、填写费用报销单时，若单笔金额超过500元时须经总经理签字报销；若单笔金额超过5000元时须经董事长签字报销。3、分管领导实行预算管理，确定是否招待、接待标准。八、相关记录1、《业务招待费申请表》绿海云田农业投资（北京）有限公司文档立卷归档管理办法一、目的科学、规范地保存公司信息资料，面向全公司提供资源共享。二、范围适用于公司各部门对文档立卷工作的管理。三、职责1、综合部指定兼职档案管理员一名，负责整个公司文书类与其他类档案的管理。2、各部门指定兼职档案管理人员一名，负责本部门文书类与其他类档案的管理。四、过程控制 1、综合部指定兼职档案管理员一名，负责整个公司文书类与其他类档案的收集，整理与妥善保管，形成公司的综合性卷宗。面向全公司提供资源共享。2、档案管理人员根据统一划定的文件归档范围与保管期限，制定统一分类大纲并以此为根据对各部门文档管理工作进行监督和指导；配合公司的发展，逐步建立电子文档，引进计算机管理，加强资料库建设。3、综合部档案管理人员定期对各部门的档案工作进行检查并形成记录；负责定期组织各部门档案工作人员进行培训和学习以提高专业知识与技能。4、公司员工要有档案收集分类意识，单独事件处理完毕后主动将资料交给档案人员归档。5、对档案资料管理不善、导致文件遗失，对部门经理及经办人可以按照《督导办法》给予处理。6、各部门设兼职档案管理人员一名，负责本部门档案文件资料的收集工作，根据归档范围负责区分鉴别部门应向公司归档的文件资料并整理立卷、建立目录，其分类方法和原则与公司保持一致性，定期向公司综合部移交档案文件。 7、各部门兼职档案管理员，负责文件资料的基础处理工作。对准备存档的文件仔细检查，其纸质、字迹、折叠方式等是否规范，对本部门所辖范围内的文件进行归卷整理，注意查缺补漏，保证归档文件的完整和案卷的质量，负责建立本部门文件目录，定期向公司综合部档案管理人员移交，保留移交记录。8、无论专职还是兼职的档案管理人员在岗位异动或辞职时务必将手中资料照目录全数移交，并作好移交记录。9、文档管理：（一）查阅（1）严格执行资料档案的查阅制度及保密纪律。（2）公司各部门只能进行与其有关的内容查阅，若查阅其他无直接关系的资料、文件，则必须经有关部门经理审核、批准，并由综合部经理认可后，方可查阅。（3）外来单位来公司查阅资料，须经相关部门的负责人签字同意，方能查阅。（4）查阅时不得将资料、文件带出综合部，查阅时不得擅自抄录、涂改、复印。（二）借阅（1）公司各部门只能进行与其有关的内容借阅，严格按照借阅手续进行登记，并约定归还时间，按时归还。因工作需要不能按时归还，可办理续借手续，逾期不还，将通报批评。（2）借阅后不得任意毁坏、修改、抄录、公布所借阅资料档案，借阅的档案不得转借他人。 （3）借阅重要文件原件（如：营业执照、资质证书、开发项目等证），必须经总经理签字批准，方可执行。（三）领用（1）一般情况下仅允许项目经营管理部办理报建手续的员工领出原件，以办理相关手续时使用。如其他部门需要领出，则需其本部门经理签字并由综合部负责人签字的审批单，方可领出。特别重要的文件及资料必需有分管综合部工作的总经理签字。（2）领用资料状态为复印件，可仅由本部门负责人签字。（3）外来单位来公司查阅资料，须持本单位介绍信，并经我公司相关部门的负责人签字同意，方能查阅。（4）领出文件资料必须进行严格的登记，并留下审批单以备案（审批单要求填写完整）。（四）其他（1）员工离开公司，应还清所借阅档案资料，并由档案管理人的签字认可，方可办理其他相关离职手续。如有遗失，责任者应负责赔偿。（2）文件、资料在使用期内，因特殊需要，管理人员有权催还。五、相关记录1、《查阅登记表》2、《借阅登记表》3、《文件领用审批单》 绿海云田农业投资（北京）有限公司合同签订与审查制度 一、目的  市场经济就是法制经济，为了更好地加强对合同签订工作的管理，规范公司对内、对外合同、协议的签订、归档管理，防范合同书疏漏，维护公司合法权益。根据《经济合同法》及其他相关法律法规，特制定本制度。二、范围本办法适用于公司对合同、协议的管理。凡金额在人民币一万元以上的各类合同，都应提交法律顾问（含公司指定的法律事务负责人，下同）进行会审。三、职责1、各业务部门：负责拟订本部门主办业务的合同并送审；负责对其他部门拟送审合同中属于本部门专业范围的事项进行预审。2、财务部：负责对各部门合同中的付款方式、付款期限等财务安排进行审查。3、法律顾问：负责对送审的各类合同的合法性、有利性进行法律风险审查；负责参与交易金额较大（50万元以上）、交易程序复杂的商务谈判，并起草、审定合同。四、过程控制之合同签订控制（一）事前控制 1、公司对外签订任何合同，均需进行事前调查，满足如下基本条件：（1）合同对方单位必须具备独立的法人资格和必要的经济承担能力。（2）合同对方单位经办人应具备、出示如下证书，方可代表对方单位同我公司签订各项经济合同或协议：经过年检的营业执照正本复印件及经营许可证。法定代表人经办，应出示法定代表人证明书非法定代表人经办，应出示具时效，授权明确的法定代表人授权委托书2、公司对外签订经济合同，标的一定要准确、详尽，数量、质量表述清楚，违约违规处罚条款明确。条款包括但不限于：（1）标的产品（包括商品）名称、产地、生产厂名、商标名称、规格质量、型号、牌号等。（2）数量和质量：计量单位和验收标准、数量、议定损耗等必须明确，产品质量和包装质量的标准及类别（国标、部标、厂标、专业标准等）。（3）价款和酬金：价款必须注明价款是出厂价、发货地价款或公司收货地价款。酬金计算应明确货币单位。（4）必须有总金额。（5）付款方式、次数及金额：   承兑、汇票、转支或现金（本市辖区内用转支付款）    次数和日期：每次付款依据、日期及金额（6）履行期限、地点和方式明确可靠。（7）为确保公司的合法权益，必要时可以要求对方有担保措施。（8）必须写明对方银行帐号和开户行，在写对方单位和开户行时必须一字不漏地写全称，不得缩写或写简称。（9）必须写明对方单位详细地址，联系电话号码及经办人联系电话号码。（二）合同签订授权管理合同、协议签订原则由董事长、总经理签字。1、十万元至三十万元，由部门经理组织商签，总经理代表法定代表人审核签字。2、三十万元以上由分管领导或总经理组织商签，总经理或法人代表必须出场商签，由法定代表人代表审核签字。3、特殊情况，可由上述授权范围内总经理或董事长授权分管领导签字，但须有委托书4、本公司合同必须有经办人及审核人。合同商签人是经办人。（三）财务类要求1、各类合同、协议签订完毕后由经办人报送财务部。2、合同或协议中的付款，对方应出具税务机关认可的正规发票。   （四）责任追究 1、在签订合同或协议中，涉及双方各自责、权、利的条款，代表我公司的经办人、审核人必须保护公司的合法权益。因合同或协议条款失误，给我公司造成经济损失，由签约经办人、审核人承担一定经济责任，签订合同或协议若收取回扣、好处、人情，公司将对责任人从严惩处。情节严重的要追究法律责任。2、经办人负责合同全面执行，发现执行中有损害公司行为，或与合同约定不一至的应及时向上级报告。并对执行情况详细记录。经办人在合同期满时根据合同约定条款写出合同执行报告（不能执行完毕，必须写明原因）送综合部督察。否则，扣发经办人及所在部门经理半月工资。（五）付款及授权1、项目申请付款（贷款、委贷、担保和保险等）（1）项目、担保、保险经营管理部在填制项目申请付款前应按合同或协议要求，认真、严格地检查工作进度、质量，完全符合要求后，填报付款申请书，经项目、担保、保险经营管理部负责人审核后，再向授权领导申请拨付。（2）如在办付款申请书前经检查验收不合格者，待返工完全合格后，再办理付款申请单。付款后，若发现与付款申请单所填内容的有不符之处，公司将向有关责任人追究责任。2、材料、商品 （1）收货时，采购经办人（包括签订合同、协议经办人）按合同、协议及与合同、协议相一致的运单或发票内容要求进行按质、按量严格验收签字。（2）采购经办人凭合格发票（税务认可为准）和付款申请单到规定付款日期内，经财务部将所签合同或协议核定无误后，便可支付。（3）所购材料、商品或其他任何部门所购材料、商品必须入库，只能由库房发放给使用单位，采购者不得直接发放给使用单位，否则财务拒绝支付。（4）严禁从签合同、协议、采购到物品发放给使用单位或个人，一人包办到底，否则财务拒付，公司并追究其原因。3、付款授权  付款金额现金在5万元以内（含5万元），转帐支票在10万元以内（含10万元），总经理签字后，由分管领导签字。付款现金在5万至10万以内，转账支票在10万至20万以内由总经理签字。付款现金在10万以上，转账支票在20万以上，由董事长审批签字，方可支付。但付款现金在30万以上，转帐支票在50万以上，同时需经公司办公会讨论通过。在特殊情况下，可临时电话审批，但经办人必须在当日或次日补完手续，否则下次凡未一次审批签字，财务部拒付。4、付款计划（1）在每月的二十五日前由各部门将下月各项付款造表分别报送总经理、财务部，以候审核、审批。 （2）各部门必须制作部门付款台帐，做好付款的计划、考察、审核。5、关于收款。经办人应制作收款台帐。负责按约定收回应收账款，不能及时收回必须报告上级，并提出处理建议。若诉讼时效丧失，扣发经办人及所在部门负责人半月工资。（六）其他1、除工程材料外，低值易耗品、办公用品、劳保用品等由综合部统一采购，金额在500元以内由综合部负责人签字报销，金额在500元以上按付款授权签字报销。2、各部门需要购买上述物品，应由本部门提出申请，填写《物资采购申请单》后，报综合部酌处。五、过程控制之合同审查控制（一）对合同草拟的一般性要求1、一般商务性活动，公司各部门经办人应当在与对方单位或个人（以下简称对方）充分协商的基础上草拟合同，对方单位备有标准格式合同的，经办人应当从专业的角度研究合同表述是否准确，并进行修改。2、公用事业单位（煤气、水、电、通讯等）的标准格式合同，如果经办人认为有些条款对公司不利的，应当草拟补充协议，对不利的合同条款进行修改和补充。 3、勘察、设计类的标准格式合同条款中，如对因勘察、设计缺陷造成公司损失的赔偿额限定为不超过所收勘察费、设计费的，应力争修改为“因勘察、设计缺陷造成损失的，勘察方、设计方应按照我国法律、法规的规定进行赔偿”。4、在各类建筑设计合同、广告设计、制作合同以及委托代为制作美术作品合同中，应对因履行该类合同所产生的著作权、专利权约定为归公司所有。5、合同中应约定公司持有的合同份数不少于三份，由相关部门分别存档备查。6、需要法律顾问参与谈判的商务活动，应提前通知法律顾问参加，并由法律顾问负责起草、审定合同。（二）合同起草责任部门及预审1、业务类合同由投资发展部或项目经营管理部起草，送交法律顾问审查。  2、办公用品等采购合同由综合部起草。3、对上述各类合同，在提交法律顾问审查后还需通知财务部，由财务部对付款安排做出计划。4、合同草拟部门负责人在《合同签审与督办表》上签名后，由经办人将合同送交法律顾问进行审查。（三）合同送审1、合同经办人应在合同草拟完成并经部门领导签字后，及时将合同草案一份送公司法律顾问，提出明确的送审要求（包括审查时间）。 2、法律顾问、经办人签名确认的《合同签审与督办表》，由公司保留，法律顾问可要求保留复印件。   3、如送审合同修改内容较多的，合同经办人可将写有合同草案内容的计算机磁盘（3.5英寸）一张送法律顾问，由法律顾问直接在计算机上进行修改。4、经办人提出的审查时限应当是可行的，以保证法律顾问能在要求的时限内完成审查工作。非特殊情况下，审查时限应不少于四小时。（四）合同审定1、法律顾问应当以严谨、负责的工作作风对送审合同进行审查、修改，并在可能的情况下提出可行性建议。2、对公司严重不利和有重大法律隐患的合同，法律顾问可以直接进行修改。3、法律顾问在对合同进行审查后，应在《合同签审与督办表》上填写合同审查时间、审查地点、审查合同名称、处理结果等内容。4、对审查通过的合同，律师应当在合同评审表上签名或加盖“合同审查专用章”。5、合同审查数量与质量作为业绩考评的主要指标。（五）签领：经办人向法律顾问（含公司指定的法律事务负责人）索取合同评审表。（六）签订合同 1、合同经办人持《合同签审与督办表》及由法律顾问加盖“合同审查专用章”的合同，按照公司《合同签订制度》向相关领导报请签署。公司领导签署合同时，应在合同每页上签名。由授权代表签署合同的，授权代表应在合同每页上签名。2、在公司领导签署合同后，经办人应到公章管理人处加盖公司公章或者合同专用章。合同总页数超过两页的，需加盖骑缝章。3、一般情况下，对方授权代表或者法定代表人，应当当着公司经办人的面，签订合同。4、经法律顾问审查通过的合同，一般不得更改。如果对方要求更改，或者公司负责人认为需要更改的，经办人应当及时向法律顾问提出口头或者书面咨询，由法律顾问分析后进行修改。六、合同的归档管理1、合同签署后，合同经办人应将合同原件各一份分别送交所在部门、综合部以及财务部。2、法律顾问签名的《合同签审与督办表》由综合部作为相应合同附件归档备查。3、财务部应制表反映每份合同应付款项、已付款项、（及付款时间）、余额等财务情况。七、本制度自公布之日起执行。八、相关记录 绿海云田农业投资（北京）有限公司会议管理办法 一、目的加强公司各层面的信息沟通，对公司重大事件进行研究、决策，从而提高工作效率和管理水平。二、适用范围适用于公司各类会议的管理。三、职责1.各部门负责搜集本部门会议议题（包括本周工作总结、下周工作计划、需要管理层解决的问题等）。2.各部门负责向会议报告本部门工作情况，并执行会议决策。3.综合部负责会议纪要的撰写、会议决策的督办。四、管理办法（一）会议种类1.公司办公会议（公司领导班子会议）公司办公会议是为了高管层之间定期交流工作信息，对重大投资决策、重大事项、重要人事调整进行集体研究。（1）会议时间：原则上每月举行二次。（2）会议主持：董事长（3）参加人员：总经理、副总经理（4）会议议题收集：综合部负责人（5）会议记录：综合部文秘 2. 总经理例会总经理例会是为了加强公司各部门的信息沟通，及时解决工作中遇到的困难，提高工作效率。（1）会议时间：原则上每周举行一次，时间为：周一上午九点。（2）会议主持：公司总经理或其授权人（3）参加人员：各部门负责人及其他因工作需要参加的人员（4）会议内容：  各部门简要汇报总结本部门上周工作情况、下周工作计划各部门需要沟通、协调、研究和决策的问题（5）会议记录：综合部文秘3、公司员工大会（1）会议时间：原则上一季度举行一次。（2）会议主持：董事长。（3）参加人员：公司全体员工。4、其他临时工作会议（二）会议纪律1、准时到会2、提前准备相关会议材料3、执行会议决策（三）会议纪要：经会议主持人签字同意后，根据会议要求发布会议纪要。 （四）会议决策的执行：各部门按会议纪要的要求认真执行会议决策。（五）会议督办：综合部负责按照会议纪要的要求，对会议决策执行情况进行督办，并在下次会议上通报督办结果。五、相关记录会议纪要绿海云田农业投资（北京）有限公司印章、介绍信使用制度 一、目的保证公司各项业务工作的顺利开展，安全有效的发挥各种印章和介绍信的作用，根据国家有关政策、法规，特制定本管理制度。二、范围本办法适用于对公司各种印章和介绍信的管理。三、职责1、公司公章、合同专用章和介绍信由综合部设专人管理。2、财务专用章、法定代表人名章由财务部设专人管理。四、定义1、印章包括公司公章、法定代表人名章、公司财务专用章、公司合同专用章及其他经公司批准使用的印章。 2、介绍信指以公司名义出具的介绍信。介绍信仅供外出联系工作所用，不代表公司的任何授权。五、过程控制1、印章的管理（1）印章管理人员须严格执行公司印章保管及使用制度，并经常对印章进行检查和精心保护，印章出现异常情况应及时报告主管领导，重要情况应立即报告公司总经理和法定代表人。（2）公司印章原则上不能外带使用。如有特殊原因需外带使用，必须办理书面手续，并经公司总经理签字批准。（3）印章须存放于铁皮柜或保险柜内，妥善保管，确保安全。2、印章的使用（1）公司公章、合同专用章的使用必须填写《印章使用登记簿》，注明用章名称、时间、事由、部门、加盖份数，使用人、综合部负责人签字，并经副总经理以上领导签字批准后方可盖章。（2）印章管理人员在用章前，应认真审阅用章文档，不得随意加盖，并对所阅知文档的内容严格保密。（3）加盖印章由印章管理人办理，盖章位置应准确，图案要清楚。（4）所盖公司重要的文书、文件、合同、协议必须经公司总经理以上的领导签字后，方可盖章。加盖公章的所有文件均应在加盖公章同时保留存档备份。 （5）公司财务专用章、法定代表人名章的使用办法另行制定。3、介绍信的管理和使用（1）公司介绍信由综合部指定专人管理。（2）介绍信管理人员必须严格遵守介绍信管理使用制度。（3）开具介绍信必须经公司综合部负责人签字批准，并应详细登记存根联内容。（4）已开具的介绍信被损坏或丢失，管理人员应及时上报主管领导。重要情况应立即向公司总经理和法定代表人报告。（5）未经法定代表人或其授权的委托人书面签字同意，任何人不得持有加盖公司公章的空白介绍信。（6）盖有公司公章的空白介绍信必须登记编号，在履行批准手续后，由持有人签字领取。持有人严禁将盖有公司公章的介绍信转借他人。（7）持有人应将未用完的空白介绍信交综合部销毁。（8）公司介绍信存根必须妥善保管以备查。4、其它（1）凡违反本制度要求者，视其情节严重给予通报批评、警告、记过、记大过、降职、撤职、开除等处分；给公司造成损失的，应依法承担相应赔偿责任。（2）本办法由公司综合部负责解释。（3）本办法自公布之日起执行。 六、相关记录1、《印章使用登记簿》绿海云田农业投资（北京）有限公司保密管理制度一、目的保守公司秘密，维护公司权益。二、适用范围本制度适用于对公司保密制度的管理。三、职责1.综合部负责制定保密制度。2.公司秘密关系到公司利益，公司员工都有保守公司秘密的义务和责任。3.综合部负责对违反本制度的员工进行处罚。四、保密范围和密级的确定（一）公司秘密包括：1、公司重大决策中的秘密事项。2、公司尚未付诸实施的经营战略，经营方向，经营规划，经营项目及经营决策。3、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录等。4、公司财务预决算报告及各类财务报表，统计报表。5、公司所掌握的尚未公开的各类信息。 6、公司职员人事档案、工资性及劳务性收入及资料。7、其他经公司确定应当保密的事项。（二）公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、和“秘密”三级。1.绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；2.机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受严重损害；3.秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。（三）秘级的确定：1.公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。2.公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。3.公司人事、合同、协议、职员收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。（四）属于公司秘密的文件、资料，应当标明密级，并确定保密期限。五、保密措施（一）对于密级文件，资料和其他物品，必须采取以下保密措施：1.非经部门分管副总经理同意不得复制和摘抄。 2. 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。3.在设备完善的保险装置中保存密级文件。（二）在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。（三）具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：1.选择具备保密条件的会议场所。2.根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。3.确定会议内容是否传达及传达范围。（四）不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。（五）不准未经主管领导同意私自把公司秘密资料携带回家。（六）公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告主管领导。六、责任与处罚（一）出现下列情况之一者给予警告，并扣发当月工资，情节严重者将予以解聘：1.泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。2.已泄露公司秘密但采取补救措施的。（二）出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失： 1.故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。2.违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。3．利用职权强制他人违反保密规定的。绿海云田农业投资（北京）有限公司公文管理一、目的为进一步规范公文管理，提高工作效率，根据国家对公文管理的相关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。二、范围本办法适用于公司公文的管理。三、职责综合部负责公司的公文管理工作。四、定义本办法所指公文分为收文和发文两类。收文：是指由外单位发送到公司的公文。发文：是指以公司的名义向外单位或公司内部发送的公文。 五、过程控制1、公文的密级设置与管理（1）公司公文实行密级管理。密级公文分绝密、机密、秘密三等。绝密指极为重要并且不得再传达和复制的文书；机密是指次重要，仅能向规定范围传达且不得复制的文书；秘密可向规定范围传达或发送的文书。（2）密级公文必须严格管理，不得放置于公共场所。对于违反公文密级管理，泄露公文内容或超出规定范围传达者，公司将视其情节轻重予以处罚。（3）根据公文的内容和工作需要，制发后的公文需要变更和解除原定密级，必须经总经理批准后办理。2、收文管理程序（1）收文办理包括签收、登记、分送、批办、承办、督办、归档等程序。（2）签收。收发人员收到公文时以签字或盖章的方式给发文方以凭据，并逐件清点，如发现问题，及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施，急件应注明签收的具体时间。收到的文件务必在24小时内交与综合部公文管理人员。 （3）登记。综合部公文管理人员收到文件后应及时在《收文簿》登记（传真件应复制后办理），同时填写《外来文件传阅登记单》，并粘贴到公文的第一页。（4）分送。登记完毕的文件由综合部负责人填写分文意见后，公文管理人员按分文意见分送办理。（5）批办。公司高层管理人员、高级业务主管或部门负责人对收到的文件提出处理意见。（6）承办。相关人员或部门根据处理意见落实办理。（7）督办。综合部公文管理人员按照办理时限和要求对承办工作情况进行督促检查，并及时收集办理进展情况上报。（8）存档。承办人或部门及时将办结的文件交综合部公文管理人员备案归档。3、发文管理程序（1）起草。根据工作需要，文件拟稿人员起草文件原稿，并填写《发文稿纸》。（2）初审。由承办部门负责人提出初审意见，有多个部门承办的公文，由会签部门负责人提出初审意见。（3）复审。由分管领导或高级业务主管提出审核意见。（4）签发。公司公文由总经理或授权副总经理签署。（5）制文。经签发后的文件原件及电子文档交公文管理人员统一排版制作。（6）用章。将制作完毕的公文加盖印章，所盖的印章应清晰、端正。 （7）发送。综合部公文管理人员完成发文登记后：  a.对外行文交由公司领导同意的专人办理，经办人应向综合部确认文件的送达情况。  b.对内行文由综合部公文管理人员根据发送范围以电子文档的形式发送，不具备条件部门以纸介质形式发送。  c.经公司领导批准需以公告形式张贴的公文，由综合部公文管理人员负责办理。（8）归档。经签署盖章后的文件，应将正式公文原件和电子文档交公司公文管理人员存档。4、文件传阅的管理方式综合部负责人指定文秘人员负责文件的传阅。对传阅文件实行登记，传阅人及时阅读文件后，签名、做记号并退回综合部。综合部对传阅人意见进行处理。5、文件的借阅管理（1）文秘人员在文件借阅管理中，应严格按照规章制度办事。涉及企业机密的机密性文件不能随便外借，必须有领导批准，并严格办理借阅手续才能借阅。（2）借阅者在借阅期间对文件负责并及时清退，以防文件散失或影响他人借阅。文件清退要求及时，完整，不能有丢失或缺损。6、文件的存放管理 加强文件库房建设，由文秘人员负责将文件进行分类立卷存放保管，做到文件盒或文件袋文件目录与存放文件一致，以利查找。7、其他（1）凡涉及公司公文及相关问题的处理均应严格按照本办法执行。（2）公司综合部负责本办法的解释与修改。六、相关记录1、发文流程示意图2、《发文稿纸》3、《外来文件传阅登记单》4、《收文簿》 发文流程示意图文件拟稿人起草文件的原稿，并填写《发文稿纸》。会签报分管领导提出复审意见报总经理或总经理授权的副总经理签署签署完毕的公文原件及电子文档交公文管理人员公文管理人员制作公文 发文存档绿海云田农业投资（北京）有限公司车辆管理办法 一、目的为进一步规范对公司机动车的管理，切实提高工作质量和效率，保证各项业务的顺利开展，特制定本办法。二、范围本办法适用于对公司机动车辆的管理。三、职责综合部负责对公司机动车辆和交通补贴进行管理。四、过程控制1、车辆管理、安排、使用(1)公司车辆的安排使用原则为:限于公事用车，先上级后下级，先远途后近途，先重要、紧急公事后一般、日常公事。(2)车辆的档案资料由综合部行政管理人员管理，车辆保险和各种证照的年检等有关事务由综合部统一安排办理。(3)综合部负责做好驾驶员的管理、车辆加油和维修保养安排、证照手续审查和管理、费用结算等工作。 (4)各部门在使用车辆时，须填写《用车申请单》，经部门负责人同意，并经综合部负责人批准后统一调度安排。驾驶员出车，必须经综合部负责人同意。否则视为私自用车，违者扣发驾驶员50-100元，第二次即作辞退处理。(5)原则上车辆下班时间应停放在公司办公楼车库的指定位置，并停放整齐。2、车辆安全(1)车辆应按规定进行定时保养和维修。(2)乘车人员应主动配合驾驶员工作，不得乱动车内的各种设施。(3)公司员工驾驶车辆必须有合格的驾驶执照，否则不得驾驶。(4)收车后，车辆必须停放在公司规定地点，违者罚款50元。(5)坚持进行安全教育。(6)为保证车辆行驶安全，对于连续行车及休息不足的驾驶员应安排适当的休息。3、车辆维护及修理(1)驾驶员应负责所驾驶车辆的清洁卫生和日常维护保养工作，每天出车前应对车辆进行例行检查和清洁卫生工作，对于车辆出现的不明损伤，驾驶员应立即报告综合部负责人，否则视为最后驾驶员责任。 (2)车辆维修由综合部指定专人负责鉴定，对于车辆出现的问题，经鉴定，属轻微问题，由驾驶员自行维修;属必须进修理厂维修的，由驾驶员填写《车辆报修单》，报综合部负责人签明意见后，凭报修单到指定修理厂修理。每月结算总缝修费，报综合部负责人核实并签明意见后，报公司领导审核批准报销。4、费用管理(1)公司车辆实行定点修理，费用由综合部行政管理人员按程序统一结算。(2)车辆因公外出在指定路线上发生的过路费。停车费、洗车费、油料费、修理费等费用，应由驾驶员认真填写各种票据的时间、地点，经综合部负责人逐笔审核后按程序报销。5、车辆购置因工作需要购买车辆，应经公司总经理批准，由综合部进行市场调查后，提出购车报告，经综合部负责人同意后，报公司领导批准，并按公司固定资产管理办法办理购置手续。6、驾驶员管理(1)综合部全面负责驾驶员的选聘和管理工作。(2)综合部行政管理人员具体负责车辆的日常调度工作。7、事故及车辆的损坏处理(1)车辆发生损坏，若属对方全责或意外事故，修理费用中对方支付保险费用不足部分由公司承担;其余情况，根据公司车辆承担责任份额，保险公司理赔不足部分由当事驾驶员补足。(2)若因驾驶员工作失误造成车辆丢失，保险赔付后根据情况由驾驶员承担部分损失。 (3)驾驶员在事故中受伤，若属意外事故或对方全责，按工伤处理;其余情况，按病假处理。8、交通补贴发放(1)公司采用发放交通补贴费方式解决公务交通问题，原则上公司所购车辆非因重要公务目的不能使用。普通公务不能以没有安排车辆作为借口而使公务拖延或失败。(2)公司所购车辆由综合部统一管理，因私用车，由用车人向综合部提出申请，按使用次数支付使用费。小型车60元/天，其余车型80元/天，车辆的路桥、停车等杂费，由用车人承担。9、其他本办法由公司综合部负责解释。五、相关记录1、《用车申请单》