行政管理制度

第一章保密管理制度1第二章公文处理实施细则5第三章印信管理制度16第四章收发文件管理制度20第五章档案管理制度22第六章图书资料管理制度30第七章信息管理制度33第八章文秘工作管理制度37第九章会议管理制度40第十章复印、打印、传真管理制度59第十一章办公用品管理制度62第十二章接待和招待费用管理制度67第十三章出差管理制度73第十四章计算机管理制度80第十五章网络管理制度82第十六章通讯管理制度85第十七章车辆管理制度88 第十八章办公区域环境卫生管理制度96第十九章安全管理制度100 第一章保密管理制度一、总则为保障公司合法权益不受侵犯，保证深圳市前海华材投资有限公司正常的经营管理秩序，特制定本制度。本制度适用于深圳市前海华材投资有限公司全体员工。二、密级划分（一）划分原则：合理划分、确立密级、妥善保密，适当公开。（二）公司密级划分为：1.绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害。2•机密：一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害。3•祕密：一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害。4•内部资料：一旦泄密会使公司利益遭受一般损害。5•公开资料：公开有助于公司利益。三、密级的确立（-）依据保密分级表确立各类文件资料的密级。（二）公司各部门对其产生的文件资料，提出定级意见,由总经理签发，确定后均在文件右上角注明。（三）属公司祕密事项但不能标明密级的，通过口头通知、传达到接触范围内的人员。 四、密级变更及解密（一）因工作需要或环境变化需要变更密级的，由原产生密件部门或综合管理部提出申请，交总经理批准变更，或由总经理直接变更。（二）对尚在保密期的文件事项，因工作需要或环境变化，需公开且不损害公司利益的，由原产生密件部门或综合管理部提出申请，交总经理批准解密，或由总经理直接解密。（三）保密期届满，除要求继续保密事项外，自行解密。五、保密管理（一）公司全体员工必须贯彻执行国家有关安全和保密法律、行政法规和纪律。（二）对保密资料须专门登记入册，并定期清查，防止丢失和错漏。（三）传阅保密资料由机要人员统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅看，控制传阅件的行踪，以防丢失。（四）保密资料不得私自复制。复印件视同原件管理，复印过程的废页及时进行销毁。（五）保密资料严格按领导批准的份数打印或印刷，不得擅自多印多留。草稿视同原件一样管理。打印过程形成的废页、废件及时进行销毁。 （六）绝密件由机要人员另行打印、复印。（七）传递保密材料要有保密措施，传递应专送，不得办理无关事项，密件不得携入不利于保密的场所。（A）外出工作须携带保密资料，要经总经理批准。出国工作携带保密资料的，除经总经理批准外，还须经总公司和政府有关部门审批。（九）做好公司重要会议的保密工作。会址应选择有利于保密的地方，严格控制无关人员进入，严禁滥发会议文件,检查有无遗留材料、笔记本。（十）注意在通讯中的保密工作。不在无保密措施的电话、传真机上传递保密材料。建立专门的信息网络保密制度。（"一）公司员工需做好电子类文档资料的保密措施，个人电脑需设置密码，未经公司领导批准严禁将电子文档、资料等外传。（十二）严格限定密件的接触范围。凡查阅公司密件，一律须办理申请批准手续和登记手续。（十三）保密内容未经许可，不得擅自摘抄、翻印、复印、拷贝、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。（十四）公司保证员工的隐私权不受侵犯，个人资料不被有意泄露。 六、保密纪律（一）不该说的话，不要说；（二）不该问的事，不要问；（三）不该看的文件，不要看；（四）不该记（摄、录）的事，不要记（摄、录）；（五）不得擅自携带密件外出；（六）不得在公共场合谈论公司秘密；（七）不得在私人通信中涉及公司秘密；（A）不在不利于保密的地方放置密件；（九）不得利用公用电话、明码电报，以及邮局办理秘密事项；（十）发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻损害；（十一）客人问及公司秘密，应予以婉拒、避谈。七、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。 第二章公文处理实施细则一、职能与分工（一）深圳市前海华材投资有限公司公文是传达贯彻公司的方针、政策及深圳市前海华材投资有限公司管理工作的部署，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告沟通情况、交流经验的重要工具。（二）公司综合管理部负责公司的公文处理工作，具体组织和协调公文的全过程处理。（三）公司各部门是公文处理的具体责任部门，具体负责协调职能范围之内的公文处理工作。二、责任（一）收文处理1•综合管理部文档人员负责来文的签收、拆封、登记、分办、传递、催办、保管、归档、查阅，各部门根据领导批示负责来文的承办。1.上级公司送寄或由0A下达公司的公文由行政主管负责拆封、登记、传递、催办、保管。（二）发文处理1•公司发文由办文部门负责拟稿、审核，综合管理部负责核稿、审稿，送公司主要领导或分管领导签发。2•综合管理部负责对各部门、公司系统各单位的公文处 理工作进行统一指导、协调、检查。（三）综合管理部负责统一组织各部门、公司系统各单位文秘人员的业务培训。三、权限（一）综合管理部1.综合管理部有权拆封署名公司收启的信件。2•综合管理部有权根据收文内容，按部门职责范围进行分办。1.公司领导批办的重要文电，综合管理部有权实施督办和催办。（二）各部门1•需要其他部门协助办理的文件，主办部门有权召集协办部门共同研究办理。2•根据工作需要，部门有权提出发文意见，并草拟公文。3•拟稿人根据拟文需要有权查阅有关文件、资料，了解领导意图。4•各部门有权对公文处理工作提出改进意见。四、管理内容和要求（一）行文规则1.行文应当确有必要，注重实效。 2•行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被越过单位。3.向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式。“报告”中不得夹带请示事项。4•除上级公司负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级公司负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。5•凡部门之间尚未协调一致的问题，不得各自向上或向下行文。6•发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。（二）公文种类见附录A。（三）公文格式见附录B。（四）公文处理1.收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催（督）办等程序。（1）签收、拆封。凡署名公司信件，一律由综合管理部签收、拆封；署名部门收启的信件，由各部门签收、拆封、登记；各部门人员凡直接收到主送或抄送公司或公司部门的 文件，一律交综合管理部处理。（2）登记。对上级和公司所属单位来文，一律输入计算机分类登记。当天收文当天输入，登记正确率、准确率100%。（3）拟办、批办。综合管理部按来文的轻重缓急和公司领导分工，提出拟办意见分送相关领导批办或部门主办、协办。1）属全公司性重大政策、决策的文件，送总经理阅示；重大政策、决策的文件抄报董事会及上级公司。2）属某一方面的重大政策、决策的文件，或属某一方面的重要业务工作的文件，分送分管副总经理阅处并抄报总经理阅；3）属一般性业务工作的文件，分送部室承办；涉及几个部室共同办理的文件要明确主办部门和协办部门。（4）传递。除机要文件外，其它文件可通过书面流转传递或通过0A系统进行网上传递（流转）。机要文件的传阅按保密程序执行，有特殊要求的文件按要求办理。（5）承办。各部门承办的文件，部门负责人须签署承办意见，明确承办人。特急文件要求当日内完成，急件在3日内完成，一般公文办理时间不超过5日。（6）催（督）办。对公司领导有明确批示要求的文件，由综合管理部向各部门催（督）办，并做好催（督）办记录。1.发文办理发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、部 门审核、会签、综合管理部核（审）稿、领导签发、印刷、用印和装订、封发、归档等程序。（1）拟稿。公文拟稿人应事先掌握发文意图、发文主题，查阅依据资料，明确行文关系，正确选择文种，书面流转或在0A系统的发文管理中操作。草拟的文稿应做到：1）符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策和公司规定、规程、规章制度，依据正确、充分。2）情况确实，主题、观点鲜明，内容、要求明确，具有可操作性。3）对前面已发过类似内容的文件，要明确前后关系，避免产生矛盾。4）逻辑性强，文字精练、合乎语法，不生造词汇，不用不规范的简称，准确使用标点符号，篇幅力求简短。5）人名、地名、数字、引文准确；数字使用，除公文编号、统计表、序号、专有术语和其它必须用阿拉伯数字书写以外，一般使用汉字书写。6）文稿中所标的计量单位，严格按《中华人民共和国计量单位》规定的名称使用。7）章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为"1.”，第四层为“⑴”。8）公文格式标准中所规定的内容完整、准确，公文主题词标引正确。 （2）部门审核。草拟的文稿由文稿起草部门负责人审核。（3）会签。对涉及其他部门职能范围的文稿，主办部门须履行会签手续。会签部门对文稿涉及本部门职能范围的内容负责。如有不同意见应写明理由或当面协商。会签完毕须返回主办部门，审查会签意见一致后送综合管理部核稿。（4）公文核稿。公文核稿由综合管理部负责，核稿内容如下：1）是否需要行文。2）是否符合国家的方针、政策、法令、法规、规程和制度，与当前公司中心工作和其它有关文件有无矛盾、脱节,与公司已发的规定是否衔接。3）提出的要求、办法、措施是否明确、具体、切实可行。4）会签部门意见是否协商一致。5）是否符合本标准的规定。6）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。7）附件是否齐全。8）公文主题词的标引是否规范，文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确，发文代字是否正确。（5）签发。公司发文的书面文稿或电子文稿由综合管理部按公司领导分工和重要程度送相应的领导签发。（6）印刷。公文印刷由综合管理部负责，做到字迹清晰。公文印刷用纸厚度70-80克，纸幅尺寸应按国际标准 A4型。(7)用印。公司发文由综合管理部负责审核用印，印章使用正确率100%。(8)装订、封发、归档公司发文由综合管理部负责装订、留存归档并发送电子邮件，寄发或传真主、抄送单位。公文应及时统一交档案室。公文从交付打印到封发时间不超过2天，急件不超过1天。(9)公司各部门以部门名义行文一律用便函、传真形式，由发函部门负责人签发。以公司名义行文的便函、传真一律由总经理签发。(五)密级文件行文程序1.部室按职能分工起草文件。2•发文内容是否具有密级，由公司保密委确定。凡标有密级的行文不从办公自动化系统行文，采用人工方式行文。填写发文拟稿单(文件标题、密级、印发份数、发送范围)。1.部室领导审核签字，需有关部门会签的文件由起草部室负责组织会签。4•公司综合管理部机要秘书负责核稿、编号，并经综合管理部主任审核后，呈公司领导签发。5•总经理祕书负责密级文件的打印、校对、装订、用印 五、检查与考核由分管综合管理部的负责人根据本办法及其他相关标准进行考核与检查。六、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。 附录A公文种类使用标准A1决定（下行）适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。A2通告（下行）适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。A3请示（上行）适用于向上级单位请求指示和批准。A4报告（上行）适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议,答复上级单位的询问。A5通报（下行）适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或事项。A6批复（下行）适用于答复下级单位请示事项。A7通知（平行、下行）适用于发布规章；批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项及任免人员。A8意见（上行、下行、平行） 适用于对重要问题提出见解和处理办法；答复对方征求对某项工作的意见。A9函（上行、下行、平行）适用于平行的或不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准和答复审批事项等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。A10会议纪要（平行、下行）适用于记载、传达会议情况和议定事项。 公文格式使用标准B1公文一般由秘密等级和保密期限、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、单位印章、成文时间、抄送单位、主题词、印发单位、印发日期等部分组OB2涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中，“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。B3发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。B4紧急公文应当分别标明“特急”，“急件”。B5发文字号应当包括单位代字、年份、序号；联合行文，只标明主办单位发文字号。B6上行文应当注明签发人姓名。在横线上方左侧标注发文字号，右侧注明签发人，其中，“请示”应在成文日期之下空1行左空2格的位置向后标识联系人和联系电话，并括号括起来。请示不能抄送下级单位。B7公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。除批转法规性文件外，公文标题中一般不用书名号和其他标点符号。转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外, 其它文种可保留一级。如“转发XX报告的通知”；转发的文种是通知时，为''转发XX的通知”。B8首页必须显示正文。B9公文如有附件，应在正文之后空1行，左空2格，用3号仿宋体字标识附件说明。附件说明如有序号，应使用阿位伯数码（如''附件：1.XXXXXX”），附件名称后不加标点符号。BIO公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。B11成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。B12文件应当按有关要求标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词，一般不超过五个词汇。标注位置一般在文件末页下端、抄送单位上方，词汇之间空一格。B13文字一律从左至右横写横排。公文纸一般采用国际标准A4型，在左侧装订。第三章印信管理制度一、总则（一）为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制订 本制度。（二）本制度依据行政印信管理工作要求及公司有关文印管理制度。（三）本制度适用于深圳市前海华材投资有限公司印信管理。二、管理内容与要求（一）印章的启用1•新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。2•印章启用要事先发启用通知，注明启用、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。（二）印章的保管、交接和停用1.公司各类印章必须有专人保管。（1）董事会、公司的正式印章、专用印章、钢印等由公司指定综合管理部专人负责保管；（2）各部门印章由各部门指定专人负责保管；（3）印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。(4)印章移交须办理手续，签署移交手续证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。(5)有下列情况印章须停用： 1)机构变动或机构名称改变；2)上级部门通知改变印章图样；3)印章使用损坏；4)印章遗失或被窃，声明作废。(4)印章停用要提出处理办法，并报经公司领导批准,及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。(三)印信管理1.公司公章和介绍信统一由综合管理部归口管理。公司公章由综合管理部专人负责保管，介绍信由行政主管保管。公章和介绍信不得随意放置、使用和擅由他人代行其职。2•凡是以公司名义对外发出的文件，需经公司总经理签发后，方可用公章。3•各部门对外发出的便函、报表、文字材料及办理其它事宜需用公司公章时，由各部门经理签注意见，经公司总经理同意后，方可用印。综合管理部应做好登记。4•各部门对外联系工作需出具公司介绍信时，属本部门业务范围的，由部门领导在便条上签注意见后，到综合管理 部用印；属于重大事项和到外省（市）办公、学习等，必须经总经理同意，可方用印。5.本制度所述公章包括钢印。（四）介绍信的使用1•开介绍信，必须填明公出理由、所去单位、公出人数及使用期限等。写介绍信文字应清晰，如有修改应用校正章,介绍信与存根间应盖骑缝章。严禁使用空白介绍信。2•介绍信要严格执行登记编号制度，详细如实填写存根。各部门领用的介绍信存根和作废的印鉴须及时交综合管理部注销，登记存档。3•加盖公章必须端正清晰，不漏盖、错盖。4.负责印信人员必须严格核对是否经领导签发并掌握文件份数、印制质量，经校验与领导审核无误后再加盖印鉴。5•加盖印章要齐年盖月，上不压正文，下压年月日即可。几个单位联合发文用印时，印章不可交错。三、附则（-）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。附：印章、介绍信使用流程 深圳市前海华材投资有限公司管理流程表标题印章、介绍信使用流程组织单元相关组织单元领导审批综合管理部相关 管理动作YesNo知道被驳冋NoYes登记备案 第四章收发文件管理制度一、总则（一）为提高公司行政事务管理效率，规范收发管理工作，特制定本制度。（二）本制度适用于深圳市前海华材投资有限公司收发文件管理。二、收发管理体制（一）公司所有收发管理工作均由综合管理部统一负责管理。（二）公司指定专职或兼职人员负责收发工作。三、收发业务（一）收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报、传真的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。（二）收发人员必须根据有关文件资料，如实填写收件登记簿、发文登记表。（三）收发业务文件处理，按照公文处理办法执行。（四）收发文件资料应及时、准确送达有关人员和部门,不得延误和积压。 （六）对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并由个人签字领取。（七）未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。（A）对投递错误的邮件，应及时退回。（九）对违反公司管理制度或与公司利益有冲突的文件、资料、传真件，收发人员有权拒绝收发，并将情况报告上级主管。四、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。 第五章档案管理制度一、总则（一）本制度根据《中华人民共和国档案法》、《电力工业企业档案分类规则》及有关部门的规定，结合我公司具体情况制定。（二）档案管理工作的基本任务是做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。（三）本制度适用深圳市前海华材投资有限公司档案管理。二、档案管理的体制（一）综合管理部是公司档案工作的主管部门。（二）公司设置档案室，由综合管理部专人负责档案管理，统筹、协调和组织公司的建档立卷工作，督促检查指导下属公司档案员对档案资料的收集和管理归档工作，代表本公司对外联系有关档案业务。（三）归档采取部门立卷制，公司各部门设置兼职档案管理员，定期将部门资料视情况移交公司档案室存档，各部门兼职档案员应相互协调，对部门间有串联的文件应严格按照事由发生制原则交事情经办部门归档。（四）下属公司档案工作在业务上接受上级档案部门的监督和指导。 （五）档案工作坚持集中统一管理原则。根据本公司管理体制规定，文书、科技档案由档案室负责管理。本制度分别制定各类档案的各类制度。（六）档案管理网络是以档案室归口管理、监督为主，以各所属电力公司档案人员为辅的管理网络。网络活动应传达和贯彻有关公司档案工作的政策和要求，开展档案业务培训，使公司档案实行规范、标准化管理。三、档案管理（一）文件材料归档要求1.归档的文件材料必须准确地反映本公司及下属公司投资、项目建设、生产营运、科研、基本技术和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。2•下属公司在生产活动中形成的文件材料，由下属公司档案员负责收集、整理立卷，完好保存，并定期将档案目录上交本公司档案管理部门，以备公司档案室随时调取。3.归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备，书写材料要益于长期保管，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。4•下属公司文件材料的归档范围和保管期限分别以国家相关规定为标准。5.凡本公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料都必须移交档案室归档，任何部门和个人都不得占为已有。 6•工作人员因工外出学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按文件归档范围的要求交公司档案室归档。（二）档案保管1•接收档案要认真验收，并办理交接手续。2•存放档案必须有专用的档案室，做好办公、阅览、档案室三分开。档案室应具有良好的环境，具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等安全措施。3•定期检查档案室的安全措施，档案室的温、湿度分别控制在14°C-24°C和45%-60%o4•档案室内严禁烟火，不准堆放易燃、易爆物品，下班前要切断电源，关闭门窗。5•档案室内案卷排列要科学，便于利用和保管。6•定期进行室藏档案的清理、校对，做好帐物相符。7•凡离、退职人员都必须向档案室交还所借档案，并由档案室负责人在离职单上签字。8•档案管理人员的工作调动，必须要办理档案数量和状况的交接手续。（三）档案鉴定与销毁1.根据国家档案局及有关部门规定，编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。2.日常的鉴定工作由档案室负责，对新入库的档案应正确划分保管期限。 3•库存档案的定期鉴定由鉴定小组负责进行，鉴定小组由公司主管档案工作的领导、档案人员和业务技术人员组成，对超过保管期限的档案提出存毁意见，由档案部门写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。4•销毁的档案需严格掌握，销毁前要编制清册，提出销毁报告，经档案主管领导审批。销毁的档案要严格执行保密规定，将作废档案送至指定地点监销。5•档案销毁清册要永久保存。（四）档案统计1•档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。2•档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果统计。（五）档案信息开发利用1.档案信息开发利用是公司档案管理的一项重要内容，要积极开展档案的二次整理和编研，利用档案信息资源，有效地为公司及下属公司的各项工作服务。2•公司档案开发和提供利用，必须严格执行保密制度。3•根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的利用审批手续。外单位人员查阅公司档案，应持介绍信,经主管领导批准方予接待。未经允许不准拍照、复制、转抄,不准将档案带出公司外。 4•利用档案均需办理登记手续，爱护档案，不得折叠、拆卷，随意更改和涂写，如发现损坏、丢失和泄密，应追究责任。5•正本档案均不出借，一律在阅览室查阅，情况特殊者需经领导批准。（六）档案管理人员1.档案工作人员要忠于职守，具备专业知识和档案管理知识，熟悉和了解公司的各项管理活动。2.档案管理人员的工作安排要相对稳定，有利积累经验,开展工作。四、文书档案管理文书档案是记述和反映公司及下属公司经营的规划、方针政策、国家法律、法规和生产经营各项活动的真实原始记录，是公司的基本情况和历史面貌的记录，是查考、研究和总结的主要依据。（一）基本任务1・对公司文件材料进行归档。1.公司专职档案员应收集公司及下属公司每年所行成的文件材料，确保文件材料收集齐全、完整。2.文书档案案卷格式执行GB/T9705-88标准。（二）文书档案管理的内容1.行政管理方面 (1)公司注册成立的相关文档资料。(2)公司召开会议的记录、纪要，讨论通过的文件。(3)项目投资的信息分析、登记、立项相关材料。(4)规定、制度、通知、决定、决议、办法、通报、请示、报告录入。(5)计划、规划、统计报表。(6)工作总结、报告。(7)文档录入。(8)人事管理方面材料。2•经济合同类文件：生产经营活动中形成的相关合同、协议、法律文书等。五、技术档案管理(-)技术档案管理的内容1.下属公司工程建设中形成的文件：合同、合同附件、谈判协议、议定书各设计阶段的有关文件、审查议定书、国外设备材料验收及设计联络、开箱检验、记录、商检及索赔;基建方面；办公、生活福利建筑方面；生产技术管理方面的文件。(详见附件)2.公司及下属公司在生产经营活动中形成的技术文件资料、技术专利、技术科研成果等。(二)技术文件的收集办法 1.技术文件的收集由各所属电力公司档案员收集完整后由各所属电力公司存放保管，并将档案目录定期上交公司档案室，以备公司档案室调取。档案室在收集技术文件后须及时填写《技术文件入档单》通知有关领导和专业。2•下属公司基建工程应于工程竣工交接验收后，在30天之内由下属公司基建部门将竣工图及工程档案移交下属公司档案室，规模大的工程项目，可分阶段归档，施工图（翻译版和竣工图）均作永久保存，并将档案目录及相关资料报公司档案室。3•下属公司在基建施工、重大技术改进工程项目或每次科研成果进行鉴定验收时，必须有公司技术部门参加，对应归档的技术文件材料进行验收，以保证技术文件的完整性、准确性、系统性。4•下属公司国内购置或国外引进的设备随机技术文件、图纸、产品说明书、均由下属档案室集中统一收集后，将档案目录交公司档案室。设备开箱时须有档案人员（或兼职人员）参加并负责收集。财务和人事档案由相关部门按各专业的档案管理标准做好档案的整理、立卷、存档工作。六、档案的安全与保密（一）档案是公司的机密，档案室是机要室，无关人员一律不得入内。（二）档案管理人员不准向有关人员泄漏、散布或谈论档案的内容，一经发现，应视其情节轻重予以严肃处理。 七、档案的查阅与借用（一）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，应做好登记，一般只允许在档案室查阅。查阅协议、合同及其他重要技术资料必须经公司综合管理部同意方可查阅。（二）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办好手续，当天归还，如超过两天以上者，须经公司领导批准签字后，才能借出，但须如期归还。（三）借出的档案不得擅自复制、涂改、拆散、损坏，不得转借他人或外单位，如有违反者，视情节轻重严肃处理。（四）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件，一律不外借。（五）外单位借阅我公司档案者，须持单位介绍信，经公司领导签字批准，方可接待，但只限于本室，一律不准外借。八、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。附件：《深圳市前海华材投资有限公司会计档案管理办法》《深圳市前海华材投资有限公司工程档案管理制度》《深圳市前海华材投资有限公司投资拓展相关档案管理规定》《深圳市前海华材投资有限公司技术档案管理规定》 《深圳市前海华材投资有限公司下属企业档案管理制度》《深圳市前海华材投资有限公司人事档案管理制度》 第六章图书资料管理制度一、总则（一）为有效达到信息资源共享、节约行政费用目的，特制定本制度。（二）本制度适用于深圳市前海华材投资有限公司图书资源管理。二、管理原则和体制（一）综合管理部为图书报刊资料管理的职能部门。（二）公司图书报刊资料统一由综合管理部保存和管理。（三）综合管理部应积极、主动地利用图书报刊为各部门提供信息服务。三、图书资料的订购和收集（一）年末订阅下一年图书资料时，综合管理部负责通知各部门阅订图书报刊的有关事项。（二）各部门应在限定的时间内将欲订阅的图书报刊目录、费用、订期、份数等计划汇总至综合管理部。（三）经综合管理部审核、平衡，报经公司领导批准，方可订阅、采购。（四）凡由各部门专业人员采购的图书均应在综合管理 部办理入库手续，再行出借。（五）各部门在业务交往过程中收到的赠阅资料、信息、论文、图书，除特殊专用留用外，均应送交综合管理部留存。（六）公司为领导订阅的报刊，及时送达领导办公室。四、图书资料的借阅和归还（一）凡借阅图书资料均须填写借阅登记簿。（二）员工借阅的图书资料应尽快归还综合管理部，不得损失和遗失；否则应根据具体情况进行赔偿。（三）员工离开公司时，须交还借阅的图书资料。（四）员工离开公司时，个人积累的与公司有关的工作资料不得带走，均应由该部门和综合管理部接收、整理、归档。五、图书资料的利用（一）综合管理部应做好图书资料的分类、编目工作。（二）编制检索、参考资料。六、编制检索工具（一）书目。包括图书目录、资料目录和专题目录。（二）索引。包括文件索引、资料索引、报刊索引、专题资料索引和报刊索引。（三）文摘。 七、编辑参考资料（一）资料汇编；（二）资料摘录；（三）资料评述；（四）剪报。1•对有参考价值的资料、文献、资料收集人员应及时提供给业务部门和公司领导，或使用传阅单，供有关人员传阅了解信息动态。2•信息汇编人员提出有深度的专题信息研究报告和建议。八、附则（一）除业务特点要求上班时间阅读报刊资料外，任何人不得在上班时节看报打发时间，看报时间规定为午休或下班后。（二）未经许可，报刊资料不得被随意带离公司。（三）本制度解释权属公司综合管理部。（四）本制度自公布之日起执行。第七章信息管理制度一、总则（一）为使公司的信息管理规范化、系统化，特制订本制度。（二）本制度规定了常规性信息管理工作的内容与要求，检查与考核。 二、管理内容（一）信息管理原则1•公司按集中与分散结合、纵向与横向结合的原则建立信息管理系统。2.公司信息管理由综合管理部统筹协调。各部门负责各职责范围内的信息管理。（二）信息种类1•本制度涉及的信息包括国家、地方法律法规、政策文件，国家、地方社会经济、科技发展动态，本公司及上级的经营管理情况，公司整体规划、计划及有关综合统计汇总信息、材料，公司订阅的图书、报刊、杂志资料。2•行政信息系统。由综合管理部负责，主要范围为地方政府、上级公司文件、指示，公司各类公文、来函电记录，办公用品功能和市场价格，车辆运行、维修及消耗情况，最新的管理制度。3•人事信息系统。由综合管理部负责，主要范围为省、地方劳动人事法规，工资福利，社会保障政策，人才市场信息，人事、工资档案，以及人员培训、考核、考勤等人事执行情况。4•财务信息系统。由财务管理部负责，主要范围为省市财务制度、会计、税收、利率、汇率制度、政策，公司上级、本部和所属电力企业财务报表，资金使用状况，国家通用的会计、审计、税收惯例、准则，公司融资、社会资金走向，金融、货币、财政信息。5.其他业务信息系统。根据实际情况可由各业务部门建 立。(三)信息收集1.信息收集来源(1)从公司内部各部门已有的生产、经营、管理活动资料获得；(2)从公司外部公共图书、情报信息机构获得；(3)通过社会调查、外出考察获得。2•信息收集渠道(1)各类统计报表；(2)报纸、期刊；(3)年鉴；(4)书籍；(5)论文与报告；(6)原始记录和文件。3•信息收集方式(1)原件；(2)剪贴复印；(3)文摘卡片；(4)简录。(四)信息加工1.加工方式(1)筛选。围绕公司的中心工作、参考价值大、有前瞻性和启发作用的原则进行选择。 (1)鉴别。核实和查证，去伪存真，衡量效用。(2)分类。按公司需要分类。(3)综合。对信息进行定性定量分析，对其进行编辑和研究。(三)信息传递1•传递方式(1)空间传递。通过阅读、宣传、会议、电话、邮政等传递信息；(2)时间传递。通过写字、印刷、影像、录音等媒体随时间流逝而传递。1.传递方向(1)公司内部传递。在公司内自上而下、自下而上、平行、交叉传递信息；（2）公司内外传递。2.传递时间各种信息传递可规定其时限。（六）信息存储1.建立信息档案。2•信息存储电子化，即通过运用计算机信息管理系统技术。（七）信息使用1•为领导决策服务，即信息自下而上的传递，提供决策 依据、素材。2•为贯彻公司各部门日常经营管理事务服务，即信息自上而下的传递。3•为公司各部门日常经营管理事务服务，由各个信息系统自行使用信息或上下传递。4•为公司协调工作服务，即信息平行传递。5•为特定的咨询问题服务。5.为适应上级领导部门和有关部门需要服务。6.为公共关系目的服务。三、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）制度自公布之日起执行。第八章文祕工作管理制度一、总则（一）本制度主要依据“国家行政机关关于文祕工作的要求”修订。（二）本制度适用于深圳市前海华材投资有限公司文秘管理。二、工作内容与要求（一）文秘工作是综合管理部主任指导下，负责本公司 公文处理、通信文印、调查研究、接待会务等日常行政事务工作。（二）认真贯彻执行国家各项方针、政策、法规、法令及本公司制订的各种工作、管理标准，准确及时地完成公司领导交办的各项工作。（三）具体负责草拟部门工作计划、总结、请示、报告、文件、会议纪要和文件的核稿。文字材料力求做到言简意赅,结构严谨，政策性强。（四）负责公司召开会议的组织安排、记录、议定事项的催办工作。对办公会议议定事项的催办工作要及时、准确。（五）负责上级和有关单位来文件的登记、分办、批办、承办、催办和归档工作。各种行政文电传递处理做到及时、迅速、准确、不丢失、不失密。（六）经授权可负责公司介绍信、公章的管理和使用。（七）负责公司行政文书档案的保管、整理、归档、销毁等工作。严格执行有关保密规定，确保档案的完整与安全。（A）负责公司行政传真材料的收发登记、传阅和各类文字资料的打印、复印工作。做到字迹整洁、版面规范、文字无差错、装订整齐。（九）负责公司值班名单安排，并做好值班的协调工作。（十）负责公司领导和综合管理部主任布置的有关工作，做到随交随办，提高工作效率。 三、责任与权限（一）对公司领导和综合管理部主任交办的各项任务及时完成负责。（二）对文祕工作规定的工作内容和各类标准严格执行负责。（三）对文稿质量不合格，会议记录不全及文书档案混乱负责。（四）对文件积压、丢失及承办不及时造成贻误负责。（五）对公司公章、介绍信使用不当和机密件失密负责。（六）对打字、文印、传真质量负责。（七）有权对公司领导的各种会议所决定事项的督促、检查和催办。（八）有权对综合管理部主任分办事项的联系协调和催办。（九）有权向各部门统一收集文书档案规定的项目资料。、四、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（一）本制度自公布之日起执行。 第九章会议管理制度一、总则（一）为使深圳市前海华材投资有限公司的会议管理规范化和有序化，提高会议质量和行政决策效率，特制订本制度。（二）本制度规定了会议管理内容、要求、检查与考核。本制度适用于深圳市前海华材投资有限公司。（三）会议应本着精简、高效的原则进行，会议内容应简明扼要、切中主题、注重效果，切忌空洞无物，漫无边际,泛泛而谈。二、会议类别A类（按公司章程和制度定期召开的深圳市前海华材投资有限公司级会议）。如：A.1深圳市前海华材投资有限公司董事会会议A.2深圳市前海华材投资有限公司计划工作会议（如:年度计划工作会议、季度述职会议）A.3深圳市前海华材投资有限公司总经理办公会议A.4深圳市前海华材投资有限公司行政人事工作会议A.5深圳市前海华材投资有限公司财经工作会议A.6深圳市前海华材投资有限公司工程建设工作会议 A.7深圳市前海华材投资有限公司工作会议A.8深圳市前海华材投资有限公司投资工作会议A.9深圳市前海华材投资有限公司科学技术工作会议B类（深圳市前海华材投资有限公司工作会议）。如：B.1深圳市前海华材投资有限公司工作例会A.2部门工作例会B.3部门专题会议（如运行经济分析会议、工作推进会、招聘会、处理突发性事件等）A.4深圳市前海华材投资有限公司各委员会专题会议（如项目评审会议、招标会、考核会议等）C类（临时召开的各种会议）。女卩：B.1政府部门召开的有关会议B.2企业大型公关活动D类（各种非正式会议）。如：C.1公司员工联欢会C.2公司内部座谈交流会三、会议内容及要求（一）深圳市前海华材投资有限公司董事会会议1.董事会年度例会出席人员：董事会成员、总经理、副总经理、董事会秘 书及会议有关列席人员。会议主持:董事长或董事长授权委托的董事会议时间:董事长定会议地点:会议议题:待定（1）审议深圳市前海华材投资有限公司上年度经营计划工作执行情况报告；（2）审议深圳市前海华材投资有限公司下一年度经营目标与计划；（下年度生产计划、财务预算报告；投资与基建计划；综合工作计划）（3）审议深圳市前海华材投资有限公司利润分配方案;（4）审议深圳市前海华材投资有限公司重大奖惩事项;（5）审议深圳市前海华材投资有限公司经营班子提交的有关重大事项的提案。召开次数:一次/年会议记录:董事会祕书形成文件:董事会会议纪要、董事会决议督办部门:文件密级:董事会祕书处机密（二）深圳市前海华材投资有限公司计划工作会议1.深圳市前海华材投资有限公司年度计划工作会议 出席人员：总经理、副总经理、各职能部门负责人，各子公司总经理/常务副总经理、总工程师、财务负责人，各项目筹建处负责人、总工程师、财务负责人，优秀员工代表以及会议有关列席代表。董事会成员可自主决定与会。会议主持：总经理或总经理授权委托的副总经理会议时间：每年一、二月份会议地点：待定主要议题：(1)听取并审议各下属公司年度经营计划执行情况述职报告；(2)总结深圳市前海华材投资有限公司年度经营目标计划执行情况与各项管理工作开展情况；(3)制订下一年经营目标计划；(生产计划、投资基建计划、综合工作计划、财务计划及年度预算)(4)表彰年度各项先进；(5)其他重大事项。召开次数：一次/年会议记录：办公室机要秘书形成文件：会议纪要，下发深圳市前海华材投资有限公司各部门，各下属控股、参股公司督办部门：深圳市前海华材投资有限公司综合管理部文件密级：秘密 1.深圳市前海华材投资有限公司季度经营计划执行述职工作会议出席人员：总经理、副总经理、各分管领导、各职能部门负责人，各子公司总经理/常务副总经理、总工程师、财务负责人，各项目筹建处负责人、总工程师、财务负责人以及会议有关列席代表。董事会成员可自主决定与会。会议主持：总经理或总经理授权委托的副总经理会议时间1一、四、七、十月份中旬会议地点：会议议题：公司会议室或下属子公司所在地(1)总结公司上季度经营计划执行情况，制订下季度经营目标计划方案；(2)听取并审议各下属公司季度经营计划执行情况述职报告，由深圳市前海华材投资考核委进行考评；(3)审议其他重大事项。召开次数：一次/季会议记录：深圳市前海华材投资有限公司办公室机要秘书形成文件：会议纪要，报深圳市前海华材投资有限公司董事会，下发深圳市前海华材投资有限公司各部门 文件密级：秘密(三)深圳市前海华材投资有限公司总经理办公会议1•总经理办公例会出席人员：总经理、副总经理、各分管领导(董事长等董事会成员可列席参加或必要时可扩大至各职能部门负责人参加)。会议主持：总经理或由总经理授权的副总经理会议时间：每月五日会议地点：深圳市前海华材投资有限公司会议室会议议题：(1)审定深圳市前海华材投资有限公司过去一个月月度经营报告(报表)，报深圳市前海华材投资有限公司董事会;(2)审定深圳市前海华材投资有限公司月度工作计划与财务预算计划，报深圳市前海华材投资有限公司董事会；(3)按职责权限审议各部门提交的提案。召开次数：一次/月会议记录：深圳市前海华材投资有限公司办公室机要祕书董事会，下发深圳市前海华材投资有限公司各部门 督办部门：深圳市前海华材投资有限公司综合管理部文件密级：秘密1.总经理专题办公会议出席人员：总经理、副总经理、各分管领导、有关深圳市前海华材投资有限公司专业委员会代表、有关部门负责人及人员、特别邀请的人员。会议主持：总经理或由总经理授权的副总经理会议时间：每周一召开或临时召集会议地点：深圳市前海华材投资有限公司会议室会议议题：专题讨论决定有关事宜召开次数：不定会议纪要：深圳市前海华材投资有限公司办公室机要秘书、总经理秘书形成文件：会议纪要督办部门：相关部门文件密级：视内容而定（四）深圳市前海华材投资有限公司行政人事工作会议1.深圳市前海华材投资有限公司行政人事工作例会出席人员：行政人事分管领导、深圳市前海华材投资有限公司以及各下属公司行 政人事部门的负责人以及会议有关的列席人员。视会议内容要求各下属公司总经理、财务负责人参加。会议主持：行政人事分管领导或由深圳市前海华材投资有限公司综合管理部负责人会议时间：每季度最后一周会议地点：深圳市前海华材投资有限公司会议室或下属公司所在地会议议题：（1）总结季度深圳市前海华材投资有限公司行政人事工作计划执行情况；（2）安排下季度深圳市前海华材投资有限公司行政人事重点工作事项；（3）有关行政人事重要政策与制度及工作模式；（4）交流行政人事工作信息与经验；（5）其他临时安排的事项。召开次数：一次/季会议记录：深圳市前海华材投资有限公司综合管理部形成文件：会议纪要督办部门：深圳市前海华材投资有限公司综合管理部文件密级：视内容而定 1.财经工作例会出席人员：深圳市前海华材投资有限公司财经副总经理、深圳市前海华材投资有限公司相关人员、各下属公司财务负责人、财务部经理或相关人员，必要时可扩大至有关人员。会议主持：深圳市前海华材投资有限公司财经副总经理会议时间：每年一、四、六、九月份会议地点：待定会议议题：(1)检查和总结上阶段财务工作情况，布置下阶段工作;(2)处理本阶段需要集中研究解决的问题；(3)其它事项。会议次数:一次/季会议记录:财务管理部形成文件:会议纪要督办部门:财务管理部文件密级:秘密2.财经专题会议出席人员：指定人员会议主持：深圳市前海华材投资有限公司财经副总经理会议时间：临时会议地点：待定 会议议题:相关专题会议次数:不定会议记录:财务管理部形成文件:会议纪要督办部门：财务管理部文件密级:秘密（六）深圳市前海华材投资有限公司安全生产工作会议1.深圳市前海华材投资有限公司安全生产工作例会出席人员：分管领导、深圳市前海华材投资有限公司部、深圳市前海华材投资有限公司各相关职部门的负责人、各项目公司负责人、总工程师、相关生产管理人员。公司其他分管领导可自主决定与会。会议主持：安全生产部经理会议地点：不定会议时间：每季度第一个月主要议题：（1）总结上季度生产营运计划执行与生产安全管理等情况和布置下季度相关工作；（2）处理上一季度生产营运中需要集中研究解决的问题; (3)其他事项。召开次数四次/年会议记录深圳市前海华材投资有限公司安全生产部形成文件督办部门会议纪要深圳市前海华材投资有限公司安全生产部文件祕级视内容而定1.深圳市前海华材投资有限公司安全生产专题会议出席人员：分管副总经理、深圳市前海华材投资有限公司安全生产部、深圳市前海华材投资有限公司各相关职能部门的负责人、各子公司总经理/常务副总经理、总工程师、相关生产管理人员。公司其他分管领导可自主决定与会。会议主持安全生产部经理会议地点不定会议时间不定会议议题相关专题召开次数不定会议记录形成文件深圳市前海华材投资有限公司安全生产部会议纪要督办部门文件秘级深圳市前海华材投资有限公司安全生产部视内容而定(七)深圳市前海华材投资有限公司工程建设工作会议1.深圳市前海华材投资有限公司工程建设工作例会出席人员：分管领导、深圳市前海华材投资有限公司工 程建设部、各相关职能部门的负责人、各项目公司负责人、总工程师等。公司其他分管领导可自主决定与会。会议主持工程建设部经理会议地点不定会议时间主要议题不定(1)总结上季度工程建设工作情况和布置下季度工作;(2)处理上季度中需要集中研究解决的问题；(3)其他事项。召开次数一次/季会议记录深圳市前海华材投资有限公司工程建设部形成文件会议纪要督办部门深圳市前海华材投资有限公司工程建设部文件秘级视内容而定2•深圳市前海华材投资有限公司工程建设专题会议出席人员：分管领导、深圳市前海华材投资有限公司工程建设部、各相关职能部门的负责人、各项目公司负责人、总工程师等。公司其他分管领导可自主决定与会。会议主持：工程建设部经理 会议地点：不定会议时间：不定主要议题：相关专题召开次数：不定会议记录：深圳市前海华材投资有限公司工程建设部形成文件：会议纪要督办部门：文件秘级：深圳市前海华材投资有限公司工程建设部视内容而定(A)深圳市前海华材投资有限公司投资工作会议1.深圳市前海华材投资有限公司投资工作例会出席人员：分管领导、深圳市前海华材投资有限公司投资发展部、各相关职能部门的负责人、各项目工作组负责人、各办事处负责人等。公司其他分管领导可自主决定与会。会议主持：分管领导或投资发展部经理会议地点：不定会议时间：主要议题：不定(1)总结上季度投资工作开展情况和布置下季度工作;(2)处理上季度中需要集中研究解决的问题；(3)其他事项。召开次数：一次/季 会议记录:深圳市前海华材投资有限公司形成文件:会议纪要督办部门：文件祕级:深圳市前海华材投资有限公司投资发展部视内容而定1.深圳市前海华材投资有限公司投资工作专题会议出席人员：总经理、常务副总经理、分管领导、深圳市前海华材投资有限公司投资发展部、各相关职能部门的负责人、各项目工作组负责人、各办事处负责人等。公司其他分管领导视会议内容与会。会议主持:分管领导或投资发展部经理会议地点：不定会议时间：不定主要议题:相关专题召开次数：不定会议记录:深圳市前海华材投资有限公司投资发展部形成文件:督办部门：会议纪要深圳市前海华材投资有限公司投资发展部文件秘级:视内容而定（九）深圳市前海华材投资有限公司科学技术工作会议1•深圳市前海华材投资有限公司科技工作例会出席人员：总工程师、深圳市前海华材投资有限公司总 工程师办公室、深圳市前海华材投资有限公司各相关职能部门的负责人、各项目公司负责人、总工程师等。公司其他分管领导视会议内容与会。会议主持：总工程师会议地点：不定会议时间：不定主要议题：(1)总结上季度科技工作情况和布置下季度工作；(2)处理上季度中需要集中研究解决的问题；(3)其他事项。召开次数：一次/季会议记录：深圳市前海华材投资有限公司总工程师办公室形成文件：会议纪要督办部门：深圳市前海华材投资有限公司总工程师办公室文件祕级：视内容而定1.7.2深圳市前海华材投资有限公司科技工作专题会议出席人员：总工程师、深圳市前海华材投资有限公司总工程师办公室、各相关职能部门的负责人、各项目公司负责人、总工程师等。公司其他分管领导可视会议内容与会。会议主持：总工程师办公室负责人会议地点：不定会议时间：不定 主要议题：相关专题召开次数：不定会议记录：深圳市前海华材投资有限公司总工程师办公室形成文件：会议纪要督办部门：深圳市前海华材投资有限公司总工程师办公室文件秘级：视内容而定(十)深圳市前海华材投资有限公司工作例会出席人员：常务副总经理、公司分管领导、深圳市前海华材投资有限公司各相关职能部门的负责人。会议主持：常务副总经理或相关分管领导会议地点：深圳市前海华材投资有限公司会议室会议时间：每周五下午主要议题：(1)总结上一周工作情况和布置下一周工作；（2）处理上周工作中需要集中研究解决的问题；（3）其他事项。召开次数：一次/周会议记录：深圳市前海华材投资有限公司办公室机要祕 形成文件：会议纪要督办部门：深圳市前海华材投资有限公司综合管理部文件祕级：视内容而定（十一）项目评审会议出席人员：总经理、常务副总经理、财经管理分管领导、投资拓展部经理、工程建设部经理及相关人员。会议主持投资分管领导会议地点深圳市前海华材投资有限公司会议室会议时间不定主要议题相关专题召开次数不定会议记录投资发展部形成文件会议纪要督办部门投资发展部文件秘级视内容而定四、会务管理（一）所有会议的会务工作均由深圳市前海华材投资有限公司综合管理部统一管理。（二）会务管理细则1.安排与联系 例会在正常情况下不再变动，特殊情况另行通知。其他重大临时性会议，如由政府召开的各种会议、投资洽谈会等应提前三至四天通知与会人员。通知时应讲明如下内容：会议名称、参加人员、召开时间与地点、主要议题、被通知人应准备的与会材料等。无特殊情况会议应以书面形式予以通知。1.纪律管理被通知参加会议的人员应准时出席，因故不能参加会议者应提前二天向深圳市前海华材投资有限公司综合管理部请假。2.会场管理（1）公司会议室由深圳市前海华材投资有限公司综合管理部负责管理，各部门需用会议室时，需提前一天向深圳市前海华材投资有限公司综合管理部联系，由深圳市前海华材投资有限公司综合管理部统一安排。会议室应保持卫生清洁，桌椅摆放整齐。(1)因会议重要或参加人数多而需要外借会议室时，应提前七至十天联系。包括场地大小、费用、提供何种服务、联系方式等。需要安排食宿的，应按公司有关接待管理办法,提前安排好宾馆、酒店。对于VIP客人，还要安排好车辆。(2)由政府部门召开的重要会议，领导座次要安排合理并备有名牌。另外会议室要安排水果、小毛巾、茶水、鲜花，欢迎牌、横幅视情况而定，提供摄影。由集团召开的深圳市前海华材投资有限公司工作会议，会议室要求有水果、 餐巾纸、茶水、鲜花、横幅，门口有欢迎牌。(1)会议开始前，会务人员要详细检查会场的灯光、音响、投影设备是否运行正常。1.材料准备凡是需要发给与会人员发放的材料，应提前一天做好打印、装订、分装工作，并在与会人员签到时予以发放。2.费用管理对于重要的会议，应提前十天做好会务预算工作，并报分管领导批准。会后要及时结算，报帐。A类会议除董事会会议费用由深圳市前海华材投资有限公司董事会费中列支，其他会议费用由各参会单位分摊。B类会议费用由会议召集部门负责预算，结算。C、D类会议费用根据会议具体内容由相应召集部门负责预算，结算。3.接待管理(1)会议用餐A类会议用餐由会务组安排统一的会务用餐，并计入会议费用预算。B类会议原则上不安排会议用餐，如有外地人士与会，按公司客饭标准接待。C、D类会议根据具体情况按公司招待审批程序办理手 续后安排用餐。(1)会议住宿A类会议住宿由会务组按照公司规定员工出差住宿标准统一安排，并计入会议费用预算。B类会议原则上不安排会议住宿，如有外地人士与会,按公司员工出差住宿标准接待。费用计入会议召集部HoC、D类会议根据具体情况按公司招待审批程序办理手续后安排住宿，费用纳入会议预算。(2)会议用车等接待工作按深圳市前海华材投资有限公司接待工作标准执行。五、检查与考核(一)会务检查与考核由深圳市前海华材投资有限公司综合管理部执行。（二）检查标准按上述条例进行。（三）对于违反本制度的单位或个人，按深圳市前海华材投资有限公司有关奖惩办法执行。六、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。 第十章复印、打印、传真管理制度一、总则（一）为加强公司复印、打印、传真的规范管理，特制订本制度。（二）本制度适用于深圳市前海华材投资有限公司复印、打印、传真管理。二、管理内容与要求（一）公司各部门需打印文件材料时，原则上由部门自行打印，除红头文件、涉及公司重要内容的文件或打印数量较大时统一交由综合管理部打印。交综合管理部打印前，应认真填写申请单，注明完成日期，并经部门经理、综合管理部签字后交付文员打印。（二）打字员应检查打印文稿是否符合打印要求，如发现文稿字迹潦草、难辨、有出入等情况，打字员有权要求退回文稿以进行修改。（三）来稿部门应在申请单上明确文件的发放标准（发放单位范围），注明文件发放份数。原则上文件打印份数为一份，其余份数通过复印完成。（四）打字员应做好打印文件的登记，定期作好电脑中 （五）为维护电脑系统，保护电脑硬盘中的文件，无关人员末经许可严禁操作综合管理部电脑。（六）对复印件要严格控制，严禁复印与工作无关的材料。涉及公司重大利益或形象、重要图纸或资料等的材料复印，必须经总经理批准。否则，其后果由申请复印部门承担。（七）为控制各部门复印用量，达到节约用纸的目的,复印、打印用纸统一由综合管理部打字员按办公用品领用程序到综合管理部领用，并做好领用登记手续。各部门需用纸时，到综合管理部领取。综合管理部将随机抽查部门的用纸情况，对部门复印纸的领用数、使用数与存量进行核对，如发现使用数、存量与领用数存在较大差别（合理损耗除外）,将对该部门进行考核。（A）使用人员应按使用方法正确操作复印机，如有疑问或出现卡纸、不能操作等现象，一律停止复印，并立即请综合管理部文员前来处理，严禁私自打开机器或乱按按键，如出现因人为操作不当或擅自处理故障而产生的复印机问题，将追究具体操作人的责任。（九）公司各部门所有对外传真需经部门经理审核批准后交综合管理部操作发送。末经公司领导审核签发的文件，所有人员不得自行操作传真，所有传真件复印件须交综合管理部存档，原件由发文部门保存、归档于年终整理立卷后移交公司档案室存档。（十）严禁使用公司传真机发送与公司工作无关的材 料。（十一）所有收到传真件都由综合管理部以传真复印件形式存档，传真原件交收件人或相关部门，符合立卷要求的于年终一并立卷。（十二）外来业务人员或来客使用公司打印、复印、传真设备，必须经由接待的相关部门办理，涉及公司内部程序的申请后，报部门经理批准后实施。（十三）各部门应配合综合管理部严格执行本制度。如有未按程序或违反本制度的情节发生，综合管理部应拒绝执行打印、复印、传真操作。如因综合管理部管理不力，影响本制度的实施，将视形成后果的轻重程度，参照公司有关制度对有关责任人进行处罚。（十四）综合管理部必须认真做好电脑、复印机、传真机的日常维护保养工作，发现问题应及时报有关领导及时组织维修。（十五）凡不符合上述规定的打印、复印和传真材料，打字员有权拒绝。（十六）要加强对复印纸张的管理，节约用纸，每份复印材料一般不超过30份，对大数量的复印，经综合管理部批准后方可外委复印。（十七）对于工程图纸复印、晒图，由使用部门经理审三、附则 （一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。 第十一章办公用品管理制度一、总则（一）为加强公司办公用品管理，本着节约成本、杜绝浪费、降低办公费用，合理使用办公用品的原则，特制订本管理制度。（二）本制度规定了办公用品类别、采购及管理办法。二、办公用品类别（一）一般消耗性办公用品：单位价值在100元以下的,如纸、笔、墨水、笔记本、信笺等；以及价值超过100元，但一次性消耗的物品。（二）低值易耗性办公用品：单位价格在100元及以上1000元以下可重复使用的，如办公桌椅、电话机、柜、家具、计算器、工具等。（三）固定资产类办公用品：单位价值在1000元以上可重复使用的，如电脑、打印机、数码照相机、摄像机、投影机等。三、办公用品及设备的采购口管理。 （二）综合管理部编制办公用品年度采购预算，经财务管理部审核后报总经理签批。如当年办公用品采购费用需超预算，应由综合管理部编制办公用品年度采购预算追加报告，经财务管理部审核后报总经理签批。（三）公司各部门在工作中如需领用办公用品，应事先提出领用申请报综合管理部，综合管理部根据库存情况编制《办公用品月度采购计划》，经财务管理部审核后报总经理批准，派专人统一采购；涉及固定资产类的办公用品采购，需由综合管理部编制《固定资产类办公用品釆购计划》，经财务管理部审核后报总经理批准，派专人统一采购。（四）采购人员将所需办公用品采购完成后，必须到综合管理部保管员处办理入库手续，由保管员根据《办公用品月度采购计划》或《固定资产类办公用品采购计划》中的名称、数量、规格填写《办公用品购入汇总表》，并由采购员、保管员双方签字认可。（五）采购人员凭《办公用品月度采购计划》或《固定资产类办公用品采购计划》及购物发票填写《报销单》，交综合管理部及财务管理部审核签字后报总经理批准报销。（六）财务管理部必须根据采购人员持有的经总经理签字审批的《办公用品月度采购计划》或《固定资产类办公用品采购计划》、《报销单》及购物发票才可办理报销手续，否则有权拒绝报销。 四、领用及管理办法（一）单位价值在100元以上的低值易耗品类办公用品领用以卡登记，实行年限管理，并记入个人工具卡中；更换时，实行以旧换新制度；单位价值在100元以内的，及一般消耗性办公用品（含文件架、文件夹）实行定额管理，以卡登记，实行以旧换新制度。（二）各部门办公用品的领用，由领用人填写《物品领用申请单》报部门经理审批后，到综合管理部领取。保管员根据审批后的领用单并核对“费用限额卡”，正确无误方可发放。月终，财务管理部核对各部门办公用品领用金额，根据计划进行考核。对于单位金额超出“一般消耗性办公用品”标准的，如文件架、文件夹，考核时取几个月份的平均数予以考核。如因工作需要超出定额，由部门提出申请，报总经理批准，并通知财务增加定额。（三）属公用物品，如复印用品、申请单、单据、宣传用品（笔、广告涂料、纸、胶卷等）、打印用品、财务记帐用品、电脑耗材、国旗、公司旗、垃圾袋、电池和清洁用材（扫帚、拖把、水桶等），不记入部门定额。（四）对于低值易耗办公用品的领用及管理办法1.建立低值易耗办公用品登记卡，实行一人一卡，按品种进行登记。2•新调入员工需配置办公用品时，由本部门提出申请， 3.员工需新增低价易耗性办公用品，固定资产类办公用品，须向本部门提出申请，部门经理同意并报综合管理部，综合管理部负责办理批准手续并负责采购。4•公司员工如需更换办公用品，需由本人提出更换申请，说明更换理由，经部门经理同意并报综合管理部，由综合管理部负责办理批准手续，费用计入该部门当月办公用品费。5.如人员在公司内部门间调动，原领用的有关办公用品需办理转移手续。6.员工在使用过程中如有人为的损坏或保管不慎遗失，则按办公用品的折旧情况进行赔偿；离开公司时，应按登记卡内容交还所领用的本类办公用品，如有短缺，则按物品原价值进行赔偿。（五）对于一般消耗性办公用品的领用及管理办法1.一般消耗性办公用品由综合管理部设领用登记本，按部门及所领物品的品种进行登记，综合管理部应严格按照公司核定的费用标准发放。（六）对于固定资产类办公用品的管理办法1.公司固定资产类办公用品由综合管理部进行分类建立台帐并定期清点。五、财产清查与对帐（-）年度终了财产清查盘点日前，将办公用品（含办 公类固定资产）台账登记的实物数量，与财务帐簿核对，查明差异原因并调整至台账与财务帐簿相符。（二）每年度终了，根据公司确定财产清查计划安排的日程,按各类办公用品（含办公用固定资产）台账进行盘点清查。六、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。第十二章接待和招待费用管理制度一、总则为规范深圳市前海华材投资有限公司的费用管理，控制费用支出，确保公司对内对外活动的顺利进行，特制订本制度。二、接待归口（一）公司接待工作统一由综合管理部归口负责并组织实施。（二）各部门若有接待任务应与综合管理部联系，视情况由经办部门或综合管理部负责落实。三、接待规格（一）省、市一级政府重要领导、上级公司领导、项目 合作方领导、外商等来宾，视情况由总经理、分管领导及相关部门人员负责迎送和接待。（二）投资项目当地政府职能部门、媒体、企事业单位来宾，由分管领导及相关部门人员迎送（视具体情况由总经理决定）。（三）国内其他参观考察的团体和个人，原则上由综合管理部负责安排。并根据具体情况安排相关部门负责人接待。（四）对重要或特殊的接待任务，由综合管理部编制接待计划，报请总经理批准后实施。四、就餐安排（-）公司招待用餐原则上安排在办公地点餐厅，特殊来宾经批准后，方可安排外出招待。（二）上述三（一）条由综合管理部根据用餐标准并填妥《业务招待申请单》并经总经理批准后，由综合管理部负责安排就餐或安排外出用餐。上述三（二）、三（三）条由具体接待部门填妥《业务招待申请单》，经批准可后在办公地点餐厅招待客饭或外出就餐。上述三（四）条由综合管理部提出用餐标准并填妥《业务招待申请单》经批准后安排就餐。五、用车和住宿（-）市内宾客来访原则上不派车接送，外省市宾客经领导批准可由公司综合管理部派车接送。（二）凡外省市宾客来访需由公司安排住宿的，由综合 管理部统一安排，其他各部门不得自行安排。六、会务接待（一）公司的综合性会议由综合管理部负责主办会务，并提出费用开支预算，报总经理批准后执行，相关部门负责协办。（二）一般专业性会议由有关专业部门提出会务安排和接待，并提出费用开支预算报总经理批准后执行，综合管理部负责协助工作。七、馈赠纪念品（礼品）的管理（一）综合管理部负责馈赠纪念品（礼品）计划的编制（包括数量、价格、选型），并根据总经理批准后的计划负责采购、发放。（二）纪念品（礼品）须经部门领导提出书面申请，经批准后方可向综合管理部领取。（三）重要宾客和重要会议的馈赠礼品由经办部门提出书面报告，经总经理批准后作特殊处理。（四）参加会议的本公司人员以及接待和会务工作人员一律不准领取纪念品和礼品。八、出差招待（一）对于一般性的出差，采取伙食补贴的办法，公司 不负担餐饮等方面的报销。（二）对于特殊性的出差，且必须招待业务方时，出差人须将招待事宜报请上级领导审批，获准后方可报销。（三）具体的出差招待办法详见员工《出差管理制度》O九、费用的管理（一）应本着坚持勤俭节约、反对铺张浪费的原则，严格控制招待费用的开支。（二）如遇大型接待或会务工作，要事先提出费用计划,经总经理批准后方可在计划内使用。如有突破，应提出充分的理由予以追加。（三）要尽量减少应酬活动，本单位参加会议、接待和会务工作人员应经领导批准。（四）综合管理部负责对公司的招待费用总额的预算编制和执行控制。十、附则（-）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。 附件A：就餐标准用餐标来宾级别100元/人200元/人400元/人一般性的业务联系•一般性的参观学习、交流•投资项目当地政府职能部门•省、市级政府职能部门•重要来宾、外商■注：1、在"来宾分类”中未列入者，可比照同类情况执行。2、如情况特殊而需提高标准的，应提交总经理批准。3、陪同规定：客饭一律不陪同用餐；如需陪同，应由总经理批准。4、客饭一律不上饮料。 附件B：批准:审核:编制:接待工作通知单来访单位来访时间来访带队人及人数来访内容及要求接待部门或人员接待要求地点备注 第十三章出差管理制度一、总则为规范深圳市前海华材投资有限公司出差费用的管理，控制费用支出，确保公司对内对外活动的顺利进行，特制订本制度。二、出差审批（一）工作人员因公出差，必须履行出差申请、审批手续。（二）工作人员因公出差，必须事先经过本部门领导和（或）公司领导的批准。未经批准擅自出差者，一律按违纪处理，并不得报销所有费用，特殊情况由总经理决定。（三）一般工作人员出差，出差时间在三天以内的（含三天），由部门经理签批“出差审批单”后报分管领导批准。（四）部门经理（含副经理）以上人员出差，不论天数多少，都必须事先经过分管领导批准。（五）副总经理、财务总监、总工程师等公司高管人员出差，须经总经理批准。（六）工作人员需要出差时，必须事先填写“出差审批单”，并且按上述程序经有关领导批准。不发生或少量发生差旅费用的当天往返的短暂外出，可以不办理此手续，但需要填写“员工外出登记表”。 （七）经过有关领导签字批准的“出差审批单”，是申请出差借支款的依据。工作人员的出差借支金额，不得超过出差预计费用。（八）工作人员出差回公司后，必须按规定时限结清出差费用。“出差审批单”是“差旅费报销单”的附件，无“出差审批单”的“差旅费报销单”，部门经理不得予以初审，公司领导不予签字，财务部门不予审核、报销。三、交通费报销规定（一）交通工具选择标准：原则上，出差目的地距出发地500公里（含）以内且有火车直达的，应选择火车出行；500公里至1000公里（含）以内，如有高铁直达或换乘的,应选择高铁出行，如无髙铁直达或换乘的，可选择飞机出行;超过1000公里的，可选择飞机出行。（二）飞机舱位选择标准：董事长、总裁可乘坐头等舱;其他高级管理人员可乘坐商务舱，如乘坐的航班无商务舱则可乘坐头等舱；其他人员需乘坐经济舱。（三）火车席位选择标准：公司部门负责人及以上职级人员可以乘坐软卧或一等席位，其他人员需乘坐硬卧或二等席位。若临时出差只有一等席位或软座时，为确保准时到达,经分管领导批准方可升级。（四）特殊情况如携带大额现金、支票或重要文件等，经分管领导事先批准可选择适宜的出行方式。 （七）市内交通费往返于办公地点、住所、酒店、机场、车站及码头之间乘坐交通工具所发生的费用。其中普通员工在出发地或目的地单次往返机场、车站及码头的交通费总额应不超过200元,出差目的地发生的往返于酒店及办公地点之间的交通费每天最高不得超过50元，报销时凭有效票据在费用报销单中中详细列明乘车时间、起讫地点以及具体事由等信息。（A）符合第（七）条规定报销出租车费用，有下列情形之一的，不予报销：1.未注明日期、起止地点的出租车发票；2.车票号码连续10张以上面额为10元以上的；3•车票面额每张超100元的；4.出租车票未经部门经理签字同意的；5.2-4人一起出差，出租车费按人数累加报销的；6.出租车票跨报销期阶段的；7•财务部门规定的其他条件。（九）公司自派车辆出差的，乘坐人员不得再报销交通费及交通补贴。四、住宿费标准（-）出差人员住宿费标准：见附表。（二）出差人员在最高出差标准范围内按实报销差旅费 用。（三）没有住宿费发票的公司不予报销。五、伙食补助标准（-）公司部门负责人以上人员出差期间的餐费支出可据实报销。（二）公司部门负责人以下人员出差，过夜伙食补助标准为100元/人/天，不过夜伙食补助标准为80元/人/天。（三）出差时间不足一天的按实际餐数计算补助，早餐按各该伙食补助标准的20%、中晚餐按各该伙食补助标准的40%计算补助。（四）出差人员晚上8时以后出发或早晨7时以前回公司驻地的，不计发当天的伙食补助费。（五）参加会议人员的住宿费和伙食补贴，若交纳了会议、会务费的，则不得再另行报销；外出培训或学习人员，其住宿费按实际交纳的费用报销，不再另行报销，伙食补助按50%报销。（六）出差期间，按规定己报销就餐费的，不得再享受当餐的伙食补助。（七）长期派驻外地工作人员，原则上不发伙食补助费;如确需住在旅馆、招待所的，可以按照第四（一）条规定减半发给补助。 销伙食补贴。六、驾驶员报销规定（一）汽车驾驶员的出差住宿费、伙食补助费标准与一般工作人员相同。有乘车人员时，由乘车人员统一报销，驾驶员不另行安排报销；无乘车人员时，由驾驶员本人按规定报销。七、其他规定（-）出差期间发生的招待费用应与差旅费同时、分类报销，便于相关部门审核、审批。（二）凡享受公司手机报销待遇的人员，其出差期间电话费不予报销。（三）随行出差人员随公司领导一起出差，经分管领导确认批准可享受（不是必须享受）该出差领导级别的交通费、住宿费待遇，但由高级别领导统一报销，随行出差人员不再另行报销差旅费。（四）出差人员购买车站、餐车茶座的费用不准报销；特殊情况由总经理特批。（五）各项差旅费用符合上述标准范围的，由财务管理部审核报销，超过上述标准，须做情况说明经直接领导签字认可，经综合管理部和财务部核准后，报总经理批准后方可报销。八、附则 （一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。 附:公司人员出差标准职位等级住宿费标准/间董事长、总经理据实报销其他A级高级管理人员1200元（含）以下总经理助理、部门负责人600元（含）以下部门副总经理/部门总助400元（含）以下其他人员300元（含）以下注:（一）出差前往经济中心城市（上海、北京、广州、深圳）的，住宿标准上浮20%。（二）出差参加会议（培训）的，若住宿由组织者统一安排，住宿费用可按组织方安排的酒店标准凭发票据实报销，报销时需提供会议（培训）邀请或通知。（三）员工同一次出差前往多个地点的，其住宿相关费用可按总额控制原则核定（即发生的住宿费按出差天数计算，总计不超过额度即可）。出差人在同一地点出差期间超个月（不含）以上的，需安排短租或选择入住经济型M店，其住宿费用按出差住宿标准的70%内核定报销。（四）任何人员不论何种原因住宿相关费用超出正常标准的，需事先报经部门负责人及分管领导批准。第十四章计算机管理制度一、总则 （一）为引进现代化计算机工具，推动现代化管理，使深圳市前海华材投资有限公司管理规范化、程序化、迅速快捷，特制定本制度。（二）本标准规定了各类台式、笔记本式等计算机设备使用管理内容与要求，检查与考核。二、管理内容与要求（一）各类台式、笔记本式等计算机配备由综合管理部统一归口管理，计算机采购领用按公司物资管理标准执行，配备应从严掌握。各部门无权进行硬件设备的挪用、调剂、更换升级和淘汰、报废。（二）各类台式、笔记本式计算机均系生产、经营管理工具，财产归公司所有，使用者只负责使用和保管。（三）各类台式、笔记本式计算机的采购、登记、发放、收回等管理程序应严格遵守公司有关办公用品管理制度。（四）因工作需要，由公司给个人配备的笔记本式计算机，使用人应办理借用手续，并报综合管理部备案。使用人负责维护和保管。根据工作情况，使用人所在部门有权调配,用于工作之急需；使用人应积极给予配合与支持；不得以其他借口予以拒绝。（五）各部门配备的计算机只能用作生产、经营管理之用，严禁挪作他用。公司各类计算机不得安装游戏软件，不得玩游戏等。违者给予行政处罚200元。 （六）凡发现计算机有故障时，必须立即交付综合管理部计算机管理人员维修，不得私自拆卸维修，否则，因此造成的一切后果，由当事人全权负责。（七）凡由使用人个人原因使用不当造成计算机损坏的，由使用人全权负责。（A）宽带网是为了方便查询资料、信息、发布工程进度信息、收发E-MAIL而接入的。不得用于与工作无关的事情，一旦查处，严肃处理。（九［Internet是个危险的区域，随时有黑客和病毒的侵入，各部门上网时要特别注意，禁止访问一些不健康的网站，由此造成的损失由当事人负责。（十）各部门使用人员应提高对黑客攻击和病毒感染方面的防范意识，一旦察觉有病毒感染，请立即向综合管理部报告，由计算机管理人员给予清毒。三、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。第十五章网络管理制度一、总则（一）为充分发挥网络在公司日常经营管理中的作用，提高公司网络运行效率，保障网络运行安全。特制订本制度。（二）本制度适应于深圳市前海华材投资有限公司所有 部门和员工。二、管理内容（-）本制度涉及的网络范围包括公司各办公地点的局域网、办公地点之间的广域连接、公司各片区和办事处广域网、移动网络接入、Internet出口以及网络上提供的各类服务如Internet电子邮件、代理服务、Notes办公平台等。（二）综合管理部作为公司网络的规划、设计、建设和管理部门，有权对公司网络运行情况进行监管和控制。除了网管人员外，综合管理部应指定专人对网站的内容进行管理。（三）任何人不允许在网络上从事与工作无关的事项，违反者将受到处罚。同时也不允许任何与工作无关的信息出现在网络上，如出现要追查责任。（四）公司网络结构由网管人员统一规划建设并负责管理维护，任何部门和个人不得私自更改网络结构，办公室如需安装集成器等必须事先与综合管理部联系。个人电脑及实验环境设备等所用的IP地址不可擅自改动，若因擅自改动而引起的任何网络问题均由改动者全权负责。（五）严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行，或窃取公司网上的保护信息。（六）公司网上服务如企业邮箱等由综合管理部统一规划，任何部门和个人不得在网上擅自设置该类服务。 （七）为确保广域网的正常运行，禁止通过各种方式，包括利用邮件、FIP、Win2000共享等在广域网中传送超大文件。（A）严禁任何部门和个人在网上私自设立胡S、NEWS、个人主页、WWW站点、FTP站点及各种文件服务器，严禁在公司网络上玩任何形式的网络游戏、浏览图片、欣赏音乐等各种与工作无关的内容。违反者将受到处分。（九）任何部门和个人应高度重视保护公司的技术祕密和商业秘密，对于需要上网的各类保密信息必须保证有严密的授权控制。（十）公司禁止任何个人私自订阅电子杂志，因工作需要的电子杂志，经审批后由公司专人负责集中订阅和管理。三、检查与处罚（-）对于蓄意破坏网络正常运行，蓄意窃取网上祕密信息的个人，作辞退处理，并依法追究法律责任。（二）对于在公司网上散布淫秽的、破坏社会秩序的或政治性评论内容的个人，作辞退处理。情节严重者将移交司法机关处理。（三）对于私自设立EES、NEWS、个人主页、WWW站点、FTP站点等各种形式网络服务的责任人，或玩网络游戏的个人，将予以降薪处理。（四）对各种工作用文件服务器的申请，需经部门经理审核，报上级分管领导批准后方可设立，擅自申请者将处以 经济处罚。（五）对于在网上设立各种形式的网络游戏服务的责任人，处以降薪一级直至辞退的处理。（六）对于由管理不善引起公司秘密泄露的责任人，处以罚款、降薪、降职等处理。（七）对于私自更改网络结构，私自设置DNS、WINS等服务的责任人，处以罚款、降薪等处罚。（A）对于其他任何利用网络资源从事与工作无关的行为，将对其处以罚款、降薪等处理。（九）任何部门未经许可不得在网上挂任何应用系统。（十）公司员工未经批准不得在网上发布任何与工作相关的内容，违者给予降薪、降职处理，情节严重者给予辞退。四、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。第十六章通讯管理制度一、总则（一）为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制定本制度。（二）本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分 机、移动电话以及为员工配备的电子邮箱等。二、管理内容公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。（一）电话总机的管理电话总机由综合管理部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下：接听外线电话时，应说“您好！深圳市前海华材投资有限公司，请问您找哪位？”当对方告诉分机号码时，应说“请稍等！”如果分机占线时，应说“对不起，电话占线，请您稍后再打过来”前台人员接听内线电话时，应说“您好，前台”。（二）电话分机的管理公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供一部电话分机。员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，XXX（员工姓名）”。讲电话时声音不可太大，以免影响他人。禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听 私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息。（三）移动电话的管理公司不为员工购置移动电话，但对员工因办理公务所发生的移动电话费用（简称移动话费），按管理职务和具体情况给予一定金额的补贴。移动话费补贴参考标准如下：类别标准（元/月）A800-1000B500-600C200-300D100三、要求1.凡由公司给予限额报销移动话费的员工，原则上须24小时开机（如不能24小时开机的，但须提供其他电话联系方式）对享受限额报销但将移动电话置于关机状态，但又没有提供其他电话联络方式，致使公司联络不到的，一个月内出现三次以上（含三次），除取消当月移动话费的补贴资格外,对因联系不上而延误工作，还将按公司有关制度进行处罚。 1.员工移动话费原则上由个人支付，公司给予适当补贴,超额部分由个人承担。2.公司行政话费由综合管理部负责归口管理。3.员工上班期间因个人原因长时间拨打外地长途电话，所产生的大量话费一经查证，由其个人承担。5•因工作需要调动职位后，将在次月按新职位标准执行。四、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。第十七章车辆管理制度一、总则（一）为规范公司车辆管理，确保行车安全，提高办事效率，减少费用开支，特制订本制度。（二）严禁用公车办私事。特殊情况，须经总经理同意。（三）驾驶员与车辆使用者应爱护车辆，综合管理部应合理调派车辆，对不必要的出车应尽量避免，以节省费用开支。二、用车1•除主要领导专用车辆出车外，公司员工因公用车事先应填写出车申请单，注明用车原因、用车人等，经部门主管领导同意后，到综合管理部申请调派，综合管理部依重要先 后顺序派车，不按规定办理申请者，不得派车。2•因私用车应先填写车辆使用申请单，注明私用，由综合管理部请示总经理批准后方可调派。对经总经理特批的私人用车，对使用期间发生的油费、过路费由申请人负责（总经理特批除外）。私用时若发生交通、损坏事故，或失窃等情况，扣除掉报销赔额后全部费用由申请人负担。双休日、国定假日期间经总经理批准的因私用车需调派公司驾驶员时，申请人需支付驾驶员餐费、住宿费、加班费等相关费用补贴（总经理特批除外）。三、行车规定1•驾驶员必须提前做好出车准备，当有出车任务时，必须持出车单检验后方可出车。出车时，车辆必须加好油，并检查车况与卫生，确保安全行车。2.驾驶员必须严守交通规则，文明开车，不准危险驾车、不准开疲劳车、不准酒后驾车。3•行车时须严格遵守交通法规杜绝违章，否则引起的一切后果均由驾驶员自负责任。4.有权拒绝乘车人员有违反交通法规的行车要求及未经公司批准因私用车的要求，否则引起的一切后果均由驾驶员自负责任。5•未经同意，指定驾驶员把车随便交由他人驾驶发生违规、车损等而使罚款或损失者，则由指定驾驶员负责全额赔偿。四、车辆停放 1.车辆须按规定停放（靠）。法定假日或双休日、工作日晚间将车辆停放在公司指定地点。尽量不要露天停放以免烈日曝晒和淋雨。2•紧急、特殊情况需在外过夜的车辆须报综合管理部同意，并停放在安全可靠的场地。3•去外省市业务车辆在外过夜，须经其部门经理同意，并报总经理批准。4•车辆在外停放时未按要求停放在安全可靠的场地，不论公事还是私事，一旦被盗，由驾驶人承担赔偿责任，或购置同一年份同一规格牌号的车辆赔偿，如失窃寻回，其费用全部由驾驶人负担。五、车辆交接驾驶员需开指定车辆，不得随便交换车辆或请他人代开。因工作需要调整车辆时，必须由总经理同意，原车与接车驾驶员一起对车辆的证件、车况和备胎及里程数等进行检查交接，做好交接记录。六、车辆保养1•驾驶员应努力钻研车辆维护保养技术，综合管理部应定期组织（每月至少一次）对驾驶员维护保养技术进行考察,考察结果作为驾驶员年终奖金的考核项目之一。 2•驾驶员必须做好出车前、途中、回公司后的检查和保养，保证车辆的卫生与车容车貌，同时，每半个月必须对车辆进行一次车况与卫生的全面检查，发现问题及时处理，不能处理的及时上报，视情况安排指定的修理厂进行维修。如 因检查保养和操作不当引起车辆机件的损坏，其维修费用驾驶员自付。3.每日上班出车前须对车辆检查工作。4•车辆保养须在公司指定修理厂进行。紧急、特殊情况须事前报综合管理部同意，并对修理厂及费用认可。七、费用报销管理1•驾驶员必须在过路费、停车费等出车票据背面注明起讫地点、时间和用车人次并整齐粘贴好，凭有效的出车单，由综合管理部主管、主任审核签字，再经财务管理部经理、财务负责人和总经理签批后，予以报销。签批中如发现过路费、停车费等出车票据与出车单不符，将不予核批报销。车辆修理费、耗油费先由综合管理部登记，再按上述报销流程进行报销。2•因私出车所发生的费用一律不予报销（除总经理特别批准外）。3.所有车辆违章费用，公司一律不予报销。4.综合管理部车辆主管人员应严格执行车辆费用预算，当出现或预计出现超支情况时，应向公司提出预警和对策。八、车辆燃油管理对每次加油做好登记，每天对车辆里程表做好记录。 2.综合管理部每月根据加油记录，分别计算每辆车的用油总量，并准确核定里程耗油量，对驾驶员进行考核。如发现油耗无故严重超出正常范围，其超出用油部分由驾驶员自行承担。九、车辆年检、保险及规费管理1•综合管理部应给每辆车建立车辆档案，同时保存公司车辆各类证照的复印件，原件由各驾驶员妥善保管，并由各驾驶员办理所驾驶车辆的年检、保险及规费事宜。2•驾驶员应牢记所驾驶车辆的年检、保险期限及各类规费的缴费时间，及时做好续缴工作，综合管理部将年检、续保后的证件及各类规费缴费单复印留底，并根据缴费单提醒驾驶员定期缴纳规费。十、驾驶员管理1•驾驶员每天应做好车辆行驶记录表，详细记录行驶路线、时间、地点，用车部门、里程、燃油使用情况、加油记录、路桥费、维修保养情况、车辆交接情况等。2•驾驶员的工作有其特殊性，除公司正常上下班时间外，因业务、接待工作之需确要加班，必须服从安排。3.驾驶员应按规定做好值班工作，如违反值班规定或拒不值班，按规定进行处罚。4•不论什么时间，驾驶员必须有联系方式，对公司领导的传呼，应尽快回复。对享受限额报销但将移动电话置于关 机状态，但又没有提供其他电话联络方式，致使公司联络不到的，一个月内出现三次以上（含三次），除取消当月移动话费的补贴资格外，对因联系不上而延误工作，还将按公司有关制度进行处罚。5•上班时间内，驾驶员未被派出车的，应随时在公司等候出车。有要事确需离开时，要告知主管人员去向和所需时间，经批准后方可离开；上班时间内出车回来，应立即到主管人员处报到；下班时间内出车回来，应电话告知主管人员。6•下班后，驾驶员应将车辆停放适当地点保管，不准私自用车或供他人用车之便，如发生上述情况，当事驾驶员、当事用车人均按规定给予罚款处理。7•驾驶员在录用时，不得隐瞒不符合驾驶条件的身体因素，如因隐瞒病情在驾驶途中引起的各种事故，由驾驶员自行负全责。8•不论用车者是否是本公司职工，驾驶员都应热情接待、小心驾驶，遵守交通规则，确保安全，对于公司外客人,更应热情服务，以维护公司的良好形象。9•驾驶员应注意个人言行，不得泄漏领导谈话内容，严守保密制度。10.驾驶员、车辆的管理由综合管理部统一归口管理。十一、驾驶员津贴管理 长途出车必须填报出车单并交由相关领导审核批准，驾驶员每月定期向综合管理部汇总上报出车单，由综合管理部负责按月统计出车情况，公司给予相应的长途出车津贴，具体参照相关管理规定。十二、奖励与处罚1.驾驶员全年安全行车3万至5万（含5万）公里奖励500元，5万以上至8万（含8万）公里奖励1000元，8万公里以上奖励1500元；发生任何一起交通事故取消本年奖励。如发生交通事故损失在1万元以上罚500元，3万元以上罚800元，5万元以上罚1000元。2.发生以下违纪行为按情节严重予以罚款处罚：（1）未经同意，车辆晚间未按规定停放在公司指定地点罚款100元/次；(2)后驾车予以开除;（3）私自出车或未经同意提供他人用私车便利罚款300元/次；（4）将车辆交给无关人员驾驶罚款500元/次，若驾驶途中发生意外情况，由该车驾驶员负全责。十二、驾驶员其他应注意的事项1・服从出车和其他工作安排，不得私下随意变更出车安排和无正当理由拒绝。 2.发生交通事故须执行公办原则，并按杭州市政府公布的《交通事故处理办法》规定执行，交通事故经过按情节轻重须口头或书面报告。3•切实做好业务用车，及相关费用支出记录。4•妥善保存车内的证件、单证、票证。5•须按时参加所属交巡警部门组织的交通安全学习。6•车辆管理相对实行一人一（多）车负责制。7•精诚团结、互助互爱、劳逸结合、注意谈吐、讲究文明礼貌。8.协助公司其他部门完成相关工作。9.严格执行公司其他规章制度。十二、附则（-）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。 第十八章办公区域环境卫生管理制度一、总则（一）为创造整洁文明卫生的办公环境，营造良好的办公和生活秩序，特制定本制度（二）卫生管理的范围为公司各部门、公共办公区域、会议室、接待室、走廊、仓库、门窗等办公场所及其设施的卫生。（三）责任范围：本着“谁使用，谁负责”的原则，做好个人工作区域的卫生保洁。部门区域（如办公室）由各部门责任人负责。二、办公区域环境卫生规定：1.所有员工有责任和义务维护公司办公区域的整洁和环境卫生，并有权指责批评任何违反公德的行为（包括：办公区域内环境卫生、个人桌面的整洁、个人办公座位的周围环境整洁，地毯清洁等）；2•不得在地毯上用推车、椅子等搬运物品；3•员工应保持桌面清洁和桌面摆放物品的整齐美观，桌面只能摆放电脑、文件夹、笔筒、台历、电话等，不得摆放与工作无关的物品，不得摆放食品等杂物；2.员工下班离开办公桌前应整理办公桌面，椅子归位,不得将重要文件放在桌面，看过后应锁进抽屉，关闭电脑， 方可离开；5•不得在办公区域的通道处摆放物品，阻碍通行；6.使用完后的办公用品应放回原处，报纸看完后放回报架；7.因个人原因造成地毯或其它办公环境污染而引起的清洁费用由个人承担。8•公司员工原则上不得在办公区域用餐，有特殊情况在办公区域用餐的应注意环境卫生，若因此引起的相关清洁费用由员工个人承担。三、办公区域环境卫生管理标准（-）办公室（区域）1•地面干净无尘、无泥、无杂物、无烟头。1.办公桌上办公用品放置整齐、整洁，无灰尘。3•窗台干净整洁无杂物，废纸篓有套袋，经常清倒。4•玻璃窗（内外）干净明亮无灰尘、无乱贴。5•墙壁洁白、无灰尘、泥浆，无脚印手印，墙角无蜘蛛网。6•电器设备（包括：电脑、打字机、空调、电灯等）、电源开关要完整、整洁、整齐，做到不乱放，无灰尘。7•沙发、椅凳放置整齐。无灰尘、无泥迹。8.饮水机做到四周干净无污水。9•衣橱、保险箱、资料橱放置整齐整洁，不乱放、无灰 尘。（二）会议室1.地面、窗台干净整洁无杂物。2•玻璃窗干净明亮无灰尘。3•墙壁洁白、无灰尘、泥浆、墙角无蜘蛛网。4•沙发、椅凳放置整齐，无灰尘。5•烟灰缸、垃圾桶清理及时，无堆积。（三）接待室1.地面、窗台干净整洁无杂物。2.玻璃窗干净明亮无灰尘。3•墙壁洁白、无灰尘、泥浆、墙角无蜘蛛网。4•茶几、沙发放置整齐，无灰尘。5•书橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象。6•饮水机做到四周干净无污水。（四）走道无灰尘蜘蛛网，地上无泥迹、杂物、灰尘。（五）仓库1.定置摆放整齐。2.卡片名称与实物相符。3•门、窗、地面做到干净明亮、无烟头。4.实物无潮无霉无烂。 四、卫生保洁实行部门归口管理，综合管理部为公司归口管理部门。各部门有责任和义务协助综合管理部做好卫生保洁工作，部门负责人需监督、管理部门员工做好本部门的卫生五、各部门责任区卫生保洁及公共区域卫生的保洁由综合管理部进行监督、考核。六、因个人原因造成的区域卫生污染，由个人负责全面清洁。七、公司员工应接受综合管理部对卫生保洁的监督检查，对不符合保洁的个人区域应及时做好保洁工作。八、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。 第十九章安全管理制度一、总则（一）为了加强和规范本公司的安全管理，预防盗窃、火灾和减少危害，根据《中华人民共和国消防法》等法规，制定本制度。（二）本制度适用于本公司自身的安全管理，法律、法规另有规定的除外。（三）公司应当遵守相关法律、法规、规章，贯彻“预防为主、防消结合”的安全管理工作方针，履行职责，保障安全。（四）公司应落实逐级安全责任制和岗位安全责任制，明确安全职责，确定各级、各岗位的安全责任人。二、安全责任（一）公司安全责任人是公司法人，安全管理人为公司各高级管理人员及各部门负责人。（二）公司的安全责任人应当履行下列安全职责1•贯彻执行相关法规，保障公司安全符合规定，掌握本单位的安全情况。2•将安全工作与本公司的经营、管理等活动统筹安排。1.为本公司的安全管理提供必要的经费和组织保障。4•定逐级安全责任，批准实施安全制度和相关预防措施。 5•组织防火、防盗等检查，督促落实安全隐患整改，及时处理涉及安全管理的重大问题。6•组织制定符合本公司实际的灭火和应急疏散预案，并实施演练。（三）公司可根据需要确定本公司的安全管理负责人，安全管理负责人对公司的安全责任人负责，实施和组织落实安全管理的工作。贯彻安全责任人的安全管理工作指示，将安全管理工作列入议事日程，执行安全管理制度，依法纠正违章，提出处理意见。三、安全管理（一）窃盗防范1•现金、贵重物品及机要文件，下班后应放置于安全橱柜中，由指定专员负责保管。2•前台人员应随时注意进出人员。人员携出物品时，应先出具公司规定的物品携出证明，前台人员凭证查验放行。3•办公室应提醒夜间加班人员离去后关闭门窗，并确实上锁。4•窃案发生后，应保护现场，报有关单位侦察。（二）火灾防范1.全体员工都应增强消防意识并有安全防火的责任和义务。烟蒂不得乱扔，在禁止吸烟处不得吸烟。不得使用任何高耗能用电器，诸如电炉、电热杯、电加热、暖风器等。人员离开时及时关闭用电设备。 2•公司将容易发生火灾、一旦发生火灾可能严重危及人身和财产安全以及对消防安全有重大影响的部位确定为消防安全重点部位，设置明显的防火标志，实行严格管理。3•公司发生火灾时，应当立即实施灭火和应急疏散预案，务必做到及时报警，迅速扑救火灾，及时疏散人员。火灾扑灭后，应当保护现场，接受事故调查，如实提供火灾事故的情况，协助公安消防机构调查火灾原因，核定火灾损失,查明火灾事故责任。四、安全管理防范工作规则（一）安全管理承包责任制要以各部门为单位全面实行,安全管理责任落实到人。各部门设兼职安全员，并明确职责。（二）公司各消防安全重点部位的兼职安全员，应在每日下班和交接班前，对本工作部位进行一次防火、防盗安全检查；其他各部门每星期做一次检查；公司安全管理负责人半年组织进行一次检查，每季度进行抽查；完善逐级检查制度以保证及时发现和消除火险隐患。（三）重点部位落实“四铁两器”。重点部位是指部门要害部位：计算机机房、财务部、档案室、存放物品的库房及其他应该切实保障安全的部位。落实是指按要求设置，并经常保持在良好状态下使用。“四铁两器”是指铁门、铁窗、铁柜、保险柜及灭火器、报警器（包括烟雾报警器）。（四）办公大楼原设计安装的消防设施，如消防龙头、水管、烟感报警器，以及其他消防器材要保证有效，上述消 防设备及器材不得改变和移作他用。（五）对从事或雇请电工、烧焊工、易燃爆等特殊工种的人员，要按规定进行业务技能核查，提出动火申请后方可进行。（六）任何人发现火险，都要及时、准确地向部门或消防机关报警，并积极投入参加扑救。部门接到火灾报警后，应及时组织力量配合消防机关进行扑救。（七）开展安全管理宣传教育和培训，公司保证对每位员工进行一次安全管理培训，内容包括：1•有关安全管理制度和保障安全的操作流程。2•有关安全防范设施的性能、使用方法。3.报警、扑救初起火灾以及自救逃生的知识和技能。五、安全管理奖惩（一）公司将安全工作纳入内部检查、考核、评比内容。对在安全工作中成绩突出的部门和个人给予表彰奖励。对未依法履行安全职责或者违反公司安全制度的行为，对有关责任人、管理人给予处分。（二）对安全管理工作定期检查评比，对取得下列成绩的部门或个人，给予适当的表彰和奖励。1•敢于与盗窃分子作斗争，保全了公私财务的；2•坚持防火安全规章制度，敢于同违章行为作斗争，保障了安全的；3•不怕危险，勇于排除隐患，制止火灾爆炸事故发生的; 4•及时发现窃案，减少损失的；5•及时发现扑灭火灾，减少损失的；6•其他对消防、安全工作有贡献的。（三）对无视安全管理工作，违反有关法规，经指出拒不执行的部门或个人，应视情节给予处分和包括经济制裁在内的处罚。（四）对玩忽职守造成公司财物、资料失窃及造成火灾事故的，应对直接责任者和所在部门的责任人、管理人追究责任，触犯刑律的，还应上报司法机关追究刑事责任。六、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。