行政部管理制度

行政人事部管理制度第一章总则笫一条为加强公司行政人事管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升企业形象,提高工作效率，根据《集团法》、《劳动合同法》以及其他法律规定，结合集团实际情况，特制定本规定。第二条木规定所指行政管理包括公文管理、档案管理、保密原则、印鉴管理、办公及劳保用品管理、行为规范管理、安全保卫管理、车辆管理、奖惩制度等。笫三条本制度适用江苏允通集团全体员工。第二章公文管理第四条公文管理是指收文、文件制作与发文管理。第五条公文的签收。1.凡外來公文文件，均由行政部认真查收签字。2.对上级主管部门下达的文件，必须山行政部及时附“文件处理借阅单”后，报送有关领导签批、审阅。有重要文件需要向下属部门传达时，行政部应及时、迅速送到。3.行政部根据批件人指示，将文件送到承办部门或个人，并对承办部门承办的事项负责催办。笫六条参加上级相关召开会议带回的文件材料应及时交送行政部按收交程序处理，不得个人保存。第七条公文制发程序。主办部门承办人拟稿，负责人审核，行政部主任核稿，董事长或总经理签发，行政部负责登记、编号、打印、封发。文件屮涉及到多个部门时，由主办部门与有关部门协商、会签，会签稿以部门负责人签字为准。笫八条行政部有权根据国家政策及公司规定对文稿进行修改。内容不实，格式不符的文稿可以退回拟稿部门。第九条上级下发的文件应注明机密等级、急缓程度、发放范围。第三章档案管理 笫十条归档范围公司所有公文等具有参考价值的文件材料。第十一条档案管理由专人负责，保证原始资料及单据齐全完整。笫十二条档案的借阅与索取1.董事长、总经理、行政部主任借阅可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。2.公司其他人员需借阅档案时，要经行政部批准，并办理借阅手续；第十三条档案的销毁1.任何人非经允许无权随意销毁公司档案材料。2.若按规定需要销毁时，由部门主管领导审批在专人监督下销毁。第四章印信管理第十四条公司各种印鉴（除财务印章外）、介绍信均由行政管理部实行登记审批制，专人负责保管。第十五条H常业务用印，须经行政部主任审批，非常务性合同、协议等有关重要文件用卬需董事长签字、署名后方可盖章，并帘有原件存档。如违反此规定后果由直接责任人负责。第十六条外出办事需带公章时，应由董事长签字批准，行政部备案后方可带出，但至少有两人携带并监替使用。并在规定期限内归还，否则，出现一切事故后果白负。第十七条公司印信应严格保管，如有失职、差错、丢失或违章使用，-•经发现需追查有关人员责任。第十八条公司原则上不允许开具空白介绍信或证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管领导签字同意后方可开出，未使用的回来后必须交冋。第五章会议管理第十九条公司会议主要由办公会议、业务会议、股东会议或董事会议组成。第二十条会议纪律1.与会人员不得迟到、早退或缺席。特殊情况不能按时到会，应提前向会议召集人请假。2.与会人员不得屮途退席，特殊悄况经主持人同意方可离开。 1.L会人员在会议期间，不得大声喰哗，不得来回走动。2.迟到、屮途离席者应轻声入、出屎位，尽量不干扰会议进行。3.与会人员应坐姿端正，禁止吸烟，禁止交头接耳开小会。4.会议期间与会人员耍认真听取会议内容并做好记录，要关闭手机（或将手机处于振动状态）:会议期间不会客。5.与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。最后离开会场者负责关灯、锁门。&与会人员不可无故打断他人的发言，不可対发言者吹毛求疵。第二十一•条每月初和每月屮旬为公司例会屮的最高级会议，就一定时期T作事项做出研究和决策。会议由集团董事长主持，参加人为公司总经理、副总经理、各部门经理等领导班子成员。（可根据实际情况召开一至两次）第二十二条公司不定期召开专题会议。第二十三条公司每周五下午为办公例会LI,是为贯彻落实做出的决议、决定召开的会议。会议由董事长主持，参加人员为各部门负责人及有关人员。第二十四条公司各部门每周或每天早上开早会，针对前一周或前一天工作进行总结及分析。第二十五条公司办公例会由公司行政人事部组织。行政人事部应于会前一天将会议的主耍内容书面通知参会的全体人员，并在会后24小时Z内整理、发布《会议纪要》。1.会议纪要的形成与签发：%1公司办公例会会议纪要、决议，由行政部整理成文。%1行政部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。%1会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认。第六章保密制度第二十六条公司机密涉及企业及员工的根本利益，全体员工都冇保密义务，特别在对外交往和合作中要注意不能泄漏。第二十七条公司机密包括下列事项：1.公司尚未付诸实施的经营方向、经营规划、开发项目及经营决策。 1.公司合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。2.公司的财务预算报告及各类财务报表、统计报表。3.公司技术开发资料及计算机内的所有资料。笫二十八条严禁将公司任何文件进行抄录、复制、传递出公司（包括利用网络传输）。第二十九条因T作需要杳看超出H身权限的文件或资料，必须得到行政部的批准。第三十条属于公司机密产品研制过程中的原始载体，其保存和销毁必须由公司董事长委派不同工种的两人共同执行。第三十一条对外交往与合作中，協要提供公司机密事项必须获得董事长批准。第三十二条公司员工发现公司的机密已泄霧，应立即报告公司上层领导并及时处理。第三十三条严禁和人交往中，泄霜公司机密，严禁在公共场所讨论公司机密。第三十四条违反上述规定要追究部门领导的责任，情节严重的，公司保留诉讼法律的权利。第七章办公及劳保用品的管理第三十五条办公及劳保用品的购发1.公司所需办公用品由行政部统一购置，各部门按实际需要领用。办公用品只能用于办公，任何人不得移作他用或私用。所有员工对办公用站必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗。2.行政部指定专人制定毎月办公用胡计划及预算，经主管领导审批后负责将办公用貼购回。有计划地分发给各部门并办理好出库手续及记录。3.除正常配给的办公川品外，若还需用具它用品时，须经行政部批准由部门主管领导签字方可领回。4・负责购、发办公用品的人员要建立账木，并办好出、入库手续。出库物品一定要由领取人签字。5•劳保用品的购发，由行政部统一购买，并根据实际需要每刀定期发放。笫三十六条公文打印、复印及传真管理1.企业公文的打印文件由行政部负责。2.各部门需打字的公文或具它材料，须经本部门负责人签字交行政部审阅并签批后方可安排打字。 1.各部门所打字的公文或相关文件必须一式二份，并交档案室一份留底存档。2.各部门严禁打印、复卬工作以外的任何文件。3.需到档案室接收传真、复印材料的部门或人员要认真填写接收传真背记。第八章车辆管理第三十七条公司所有午辆均由行政部负责监管。服务各部门的年辆均由部门经理调派并负责口常管理。因工作需要时，行政部冇权调动公司一切车辆。第三十八条员工未按规定出车或私事用车，出现一切后杲，责任白负。并予以警告或解聘。第三十九条年辆在下班后或节假日应按要求入库，并停放指定地点。第四十条司机必须对车辆经常保养，保持车辆卫生和良好状况。如需维修，山行政部审核后，报董事长批准。第九章安全保卫管理第四十一条安全保卫1.为了保证公司冇一个安全、良好、冇序的经营环境，根据省市冇关法律、法规、法令和公司的实际情况，各级单位要重视防火、防盗和生产安全。2.公司的安全保卫工作，要坚决贯彻“隐患险于明火，防范胜于救灾，责任重于泰山”的指示，坚持“预防为主的原则，做到有备无患，万无一失。”3.各部门要把安全保卫工作纳入重要议事口程，认真研究、布置。贯彻“谁主管谁负责”的原则，确保公司财产和员工的生命安全。4.公司每天留守值班人员在值班期间可行使公司领导的职权。处理临吋发生的事件及决定采取的应急措施。5.值班人员应指挥、携同、监怦保安人员进行巡视、巡查。6.负责预防火灾、盗窃及其它危机事项。第十章行为规范管理第四十二条员工行为规范。1.员工上班必须佩带工作卡。 1.保持办公环境整洁。员工每天应提前5分钟到岗，并做好清洁和整理工作。每天抽出时间整理办公桌和抽屉，保持办公环境的舒适和整洁。2.工作环境冇序。在办公区内，禁止大声喧哗，在工作时间内严禁串岗，严禁谈论与工作无关的事宜，禁止上网聊夭、玩游戏，严禁浏览与业务无关的书籍、杂志、报纸。工作期间严禁随地吐痰、丢纸屑、杂物、烟头等。第四十三条保洁员管理规定1.保洁员每FI按FI常保洁内容及标准重点打扫走廊、大厅、会议室及领导办公室的环境卫生。以保证办公环境整洁，舒适。做到随脏随扫，无污迹无杂物。2.保证洗手间内干净、整洁无界味，定期进行消毒。3.对所负责的区域，做到环境无死角，无沉渍。4.做到节约用水，用电。第四十四条如违返上述规定，将给予相应的处罚（处罚条例详见第十一章奖惩制度）。第十一章奖惩制度（待定）笫四十五条本公司员工的奖励分为下列四种：1.嘉奖:每次加发当月三天基本工资，同当月工资一并发放。2.记功：每次加发当月十天基本工资，同当月工资一并发放。3.记大功：每次加发一个刀基本工资，同当刀工资一并发入。4.奖金：-•次性给予一定数额的奖金。第四十六条有下列事迹者，得予嘉奖：1.连续六个月绩效考核为优的员工。2.连续三个刀未休假者。笫四十七条员工处罚分下列五种1.警告：减发当月三天基本工资，从当月工资中扣除。1.记过：减发当月十大基本工资，从当月工资屮扣除。 1.记人过：减发当月全部工资。2.开除：予以解雇。3.追究刑事责任。第四十八条员工的奖惩应山部门主管填报，并山行政部调查核定。第十二章附则笫四十九条木制度如冇未尽事宜或随着公司的发展冇些条款需要增加或删减的，行政部将会补发相应的制度及规定。第五十条本制度解释权归行政人事部。第五十一•条本制度自发布之F1起生效。